На любом предприятии бюджетирование является важнейшей составляющей системы управления. Основная задача бюджетирования — это планирование различных хозяйственных операций, которые направлены на достижение материальных целей организации.

Ниже речь пойдет о том, какие функции содержит в себе обычная подсистема для в 1С 8.3 от сторонних разработчиков: , Инталев Корпоративные финансы, и так далее. При желании Вы можете обратиться к нам за помощью во внедрении. Мы объективно подберем систему для Вас и произведем внедрение на более привлекательных условиях, нежели монополисты-разработчики ().

Модуль бюджетирования в 1С представлен подсистемами для финансового учета, которые обычно включают в себя финансовое планирование, контроль, учёт расходов и доходов на уровне организации в целом, а также на уровне ЦФО. Благодаря этим модулям можно анализировать фактическую и прогнозируемую информацию бюджетирования.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования на 1С, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим .

Внедрение Бюджетирования в 1С 8

Использование подсистем начинается с оценки и анализа уже существующей финансовой системы отчётности организации. Сначала создаётся список показателей отчётов. Обычно используют два типа показателей: оборотные и остаточные. На основе перечня остаточных показателей пользователи создают план счетов бюджетирования в информационной базе. В справочнике 1C «Статьи оборотов» заполняется перечень оборотных показателей.

Во время описания движений по оборотным статьям и счетов можно использовать большое количество аналитических разрезов, доступных в подсистемах «Бюджетирование 1С 8»:

• проекты;
• разные статьи оборотов;
• различная номенклатура;
• контрагенты;
• и так далее.

Значение показателя может обладать суммовым и количественным выражением. Для каждого показателя можно указывать источник для получения фактической информации. В данных есть готовый перечень алгоритмов для того, чтобы заполнять источники информации бюджетирования, этот список в случае необходимости пользователь может дополнять по своему усмотрению.

Следующим этапом является внесение финансовых отчётов в базу данных системы. В справочнике «Бюджеты» хранится список бюджетов, который вводит пользователь. Далее в модуле « Бюджетирование 1C» для указанных бюджетов необходимо вносить наполнение показателями в справочники «Счета бюджета» и «Статьи Бюджета». Чтобы получить информацию о структуре и состоянии бюджета, имеется функция «Отчёт по бюджету».

Далее заполняется справочник «Сценарии». Данный справочник необходим для того, чтобы описывать версии и виды планов, а также чтобы отличать фактические данные от плановых. В этой системе нет отдельных регистров для того, чтобы учитывать плановые и фактические данные материального учёта, существует только сценарий. Сценарию можно указывать степень детализации, периодичность, нужную валюту и прочую информацию.

Основные функции программ 1C для учета финансов:

• контроль результатов работы организации;
• экономические прогнозы;
• средство координации работы подразделений компании;
• основа для того, чтобы принимать решения по развитию организации.

Программа обладает набором инструментов для финансового планирования в организации, который соответствует универсальной модели бюджета. С помощью данных конфигурацийможно реализовывать такие функции бюджетирования в 1С 8.3:

• финансовое планирование сразу по нескольким разным сценариям; создание текущих бюджетов на основании стратегических бюджетов с поправкой по фактическому выполнению (в завершённом периоде) бюджета;
• планирование движения материальных средств организации на любой период по временным интервалам, подразделениям предприятия, проектам, контрагентам, номенклатуры и пр.;
• отображение фактической работы организации в тех разрезах, в которых осуществлялось планирование;
• контроль соответствия поступивших заявок на расходование материальных средств согласно плану работы на период;
• финансовый анализ;
• анализ доступности материальных средств;
• сопоставление отклонений фактической и плановой информации.

Бюджетирование в 1С даёт пользователям большие возможности в настройке получения отчётной информации. Первым примером отчёта, создаваемого пользователем, является «отчёт по бюджету». Его структура собирается сотрудником из оборотов по статьям и остатков бюджетирования. Другим примером является «Финансовый расчёт», который играет роль конструктора расчёта показателей. Создавая состав строк данного отчёта, пользователь выбирает для этой строки вид показателя:

• источник фактической информации;
• оборот или же остаток по информации подсистемы бюджетирования;
• расчёт по прочим строкам отчёта (есть возможность указания формулы).

Чтобы сделать отчёты в подсистеме «Бюджетирование 1С» привычными для российских пользователей, большинство расчётных данных имеет комментарии, которые описывают их экономический смысл. По итогам разных разделов отчёта программа выводит сжатые экспертные заключения.

Внедрение подсистемы бюджетирования на предприятии позволит повысить экономическую эффективность предприятия и прозрачность предприятия в целом.

P.S. Мы имеем большой опыт во внедрении учета финансов и бюджетирования на предприятиях различных отраслей и рады предложить свои услуги Вам в Москве и регионах. Мы работаем на более выходных условиях с абсолютно различными программами — Инталев, 1АБ Управление финансами, и т.д. Подробности на странице .

Пример построения системы бюджетирования в 1С ERP:

25.01.2011

Сертификат "Совместимо! Система программ 1С:Предприятие" получил программный продукт "Модуль "Бюджетирование" для 1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8", представленный на сертификацию как дополнение к типовой конфигурации "Бухгалтерия бюджетного учреждения", разработанное в среде "1С:Предприятия 8.2" в обычном режиме.

Продукт планируется выпустить совместно с фирмой "1С". О начале продаж можно узнать из информации на сайте фирмы "1С". Модуль "Бюджетирование" для "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" разработан при поддержке Фонда содействия развитию малых форм предприятий в научно-технической сфере.

Модуль "Бюджетирование" для 1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8"

Модуль "Бюджетирование" для "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предназначен для автоматизации процесса планирования и контроля исполнения плановых показателей в государственных (муниципальных) учреждениях всех типов. Модуль предназначен для решения следующих задач:

• создания модели бюджетирования, основанной как на прогнозных, так и статистических (исторических) данных;
• планирования финансового состояния организации на любой период в разрезе управленческих статей с использованием необходимой аналитики;
• контроля выполнения планов путем многомерного план-фактного анализа с выявлением отклонений по выбранным разрезам аналитики.

Модуль также предоставляет возможность для оперативного управления денежными потоками в учреждении по утвержденным планам финансово-хозяйственной деятельности (сметам).

Модуль разработан с использованием объектов подсистемы "Бюджетирование" и других подсистем типового решения "1C:Управление производственным предприятием 8". Не является самостоятельным продуктом, является дополнением к типовому продукту "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8".

Новости

25.07.2019
Изменение цен на онлайн-кассы
Более выгодные условия приобретения смарт-терминалов Эвотор!

23.07.2019
Качественная автоматизация документооборота под специфику Вашей компании
Проблемы с ведением документооборота, достали потери данных, ошибки и замедление работы? Пора думать о надежной автоматизации документооборота!

17.07.2019
День рождение группы компаний 1С-Рарус
Нам 25 лет!

Новости 1С

14.06.2019
Правительство Республики Марий Эл и фирма "1С" подписали Соглашение о сотрудничестве в области информационных технологий
7 июня на Петербургском международном экономическом форуме председатель правительства республики Марий Эл Александр Евстифеев и директор фирмы "1С" Борис Нуралиев подписали соглашение о сотрудничестве.

06.05.2019
Новый дизайн сайта its.1c.ru
Подробнее о новом интерфейсе, структуре и функционале

Концептуально продукт является конструктором с широчайшими возможностями настройки ведения управленческого учета и финансового планирования. В частности, предусмотрена настройка связи с фактическими данными, добавлена возможность использования произвольной аналитики бюджетирования, реализована мощная система формирования управленческой отчетности и бюджетных форм. Функционал управленческой отчетности позволяет разрабатывать сложные отчеты с фиксированной и динамической структурой (по данным систем управления финансами предприятия, бюджетирования и бухгалтерии) без использования режима конфигуратора!

Решение полностью интегрируется с конфигурацией “1С:Бухгалтерия 8″ на уровне НСИ и документов (путем сравнения и объединения), соответственно, для его использования необходимо наличие у пользователя конфигурации “1С:Бухгалтерия 8″. Технически продукт представляет собой адаптированную подсистему бюджетирования из ERP-решения “ИТРП:Процессное производство 8″.

Перечень основных функций:

• Бюджетирование по любому количеству фирм – бизнес-единиц. Построение прогнозных балансов отдельно по каждой фирме (ЦФО) или Организации. Формирование управленческого баланса в целом по фирме.
• Бюджетирование по любому количеству сценариев.
• Гибкая система-конструктор:
• Создание произвольных управленческих показателей с произвольной аналитикой в визуальном режиме. Показатели при необходимости могут отражаться по прогнозному балансу (с использованием шаблонов проводок), либо фиксироваться в базе данных без использования двойной записи.
• Формирование произвольных планов/бюджетов, настройка иерархических зависимостей показателей и шаблонов проводок по показателям. Отсутствие технологических ограничений к структуре статей бюджета.
• Настройка финансовой модели предприятия, мастер-бюджета (БДР, БДДС, ББЛ), план-фактного анализа, произвольных функциональных бюджетов, учитывающих специфику предприятия – в визуальном режиме, без привлечения программистов и кодирования. Все настройки Системы управления финансами предприятия и Программы бюджетирования выполняются в режиме 1С:Предлриятие, поэтому внедрение могут выполнять специалисты предметной области.
• Настройка произвольных «Источников данных» для различных целей, без использования конфигуратора и кодирования.
• Плановые обороты показателей в разрезе аналитики.
• Настройка иерархической взаимозависимости показателей.
• Настройка шаблонов проводок для показателей отражающихся по прогнозному балансу.
• Прогнозный баланс (Российский план счетов по умолчанию). План счетов можно модифицировать (создавать новые счета) и отключать предопределенные счета РСБУ.
• Программа бюджетирования по «Показателям деятельности». Показатели детализируются произвольно настраиваемой аналитикой (любыми справочниками учетной системы), в том числе отдельными справочниками “Статьи движения денежных средств (ДДС)”, “Статьи бюджета доходов и расходов (БДР)”. Не требуется отдельная настройка источников фактических данных для каждой статьи.
• Отдельные измерения бюджетирования – «ЦФО» и «Проекты».
  Произвольная аналитика бюджетирования, 5 субконто на плане счетов “Бюджетирование”, в том числе «ЦФО» и «Проекты».
• Возможность использования произвольных классификаторов – аналитики бюджетирования, увязка позиций классификатора с позициями ключевых справочников системы (Статьями затрат, Прочие доходы и расходы и т.д.).
• Хранение документов фактических хозяйственных операций (ссылок) из учетной подсистемы в проводках и оборотах подсистемы бюджетирования по пустому сценарию. Анализ фактических показателей в разрезе первоисточников – документов хозопераций.
• Матричные, гибко настраиваемые формы ввода бюджетов (аналогичные Excel) через документ. Например, по строкам – аналитика, по колонкам – периоды. В ячейках – вводятся значения показателей. Одним документом отражаются обороты нескольких показателей по нескольким значениям аналитик и по нескольким периодам планирования.
• Контроль бюджетов по целевым значениям и по лимитам, оперативно при вводе документов (бюджетных операций и Заявок на расход ДС).
• Расчеты по моделям, хранение моделей как отдельной настройки и автоматическая модификация всех документов моделей при изменении модели.
• Копирование данных бюджетирования между сценариями и периодами.
• Актуализация бюджета с возможностью переноса отклонений на будущие периоды.
• Несколько видов бюджетов:
• Динамические бюджеты: Остатки счетов, обороты показателей и счетов, формульные показатели в бюджетах (вычисляемые ресурсы). План-фактный анализ любой настроенной формы бюджета и сравнение между сценариями.
• Фиксированные бюджеты: настраиваемая иерархическая структура в разрезе произвольных аналитик: оборотов показателей, оборотов и остатков по счетам, формульные (вычисляемые) ресурсы. План-фактный анализ любой настроенной формы бюджета и сравнение между сценариями.
• Произвольные управленческие отчеты (могут использоваться также как формы бюджетов), формируются на основе нескольких «Источников данных»:
• Фиксированный отчет – формирование отчетов с произвольной иерархической структурой колонок, без настройки в конфигураторе. Формульные колонки, произвольные группировки.
• Произвольный табличный отчет – настраивается в режиме 1С табличный документ (по аналогии с Excel), в ячейки которого по формулам извлекаются произвольные данные из базы данных 1С (любой подсистемы, в т.ч. под системы бюджетирования). Позволяет легко настраивать формы отчетности с произвольной нерегулярной жесткой структурой, не укладывающейся в функциональность построителя отчетов и системы компоновки данных.
• Ввод заявок на расход, фиксация потребности в оплате. Резервирование ДС по заявке на расход.
• Частичное и полное включение заявок на расход в реестр платежей.
• Долгосрочное и краткосрочное планирование расхода и поступления денежных средств.
• Утверждение реестра платежей на дату и период, формирование платежных поручений по реестру платежей.
• Интерактивный платежный календарь, разноска платежей по заявкам в платежном календаре, анализ планово-расчетных остатков ДС на будущие даты, анализ кассовых разрывов.

Для использования продукта не требуются аппаратные ключи защиты. Количество пользователей не ограничено. Активация продукта выполняется программным способом – вводом кода активации. При использовании продукта в демонстрационном режиме и при использовании NFR-версии активация продукта не требуется, в этих режимах промышленная эксплуатация продукта недопустима (в т.ч. накладываются ограничения на объем данных и использование печатных форм).

Все отчеты (бюджеты) реализованы на системе компоновки данных.

Подробнее о концепции решения

Решение представляет собой “конструктор”, позволяющий настраивать произвольные финансовые модели деятельности предприятия, независимо от отрасли и сферы деятельности предприятия.

Финансовая модель настраивается с помощью следующих базовых объектов и инструментов:

• Показатели бюджета и зависимости между показателями.
• Прогнозный план счетов, 5 уровней субконто.
• Аналитики показателей и субконто плана счетов.
• Правила извлечения фактических данных в подсистему бюджетирования.
• Правила расчета показателей модели на основе различных данных (остатков и оборотов по прогнозному плану счетов, оборотов других показателей, нормативно-справочной информации).
• Средства разработки форм бюджетов и управленческих отчетов.

При настройке подсистемы для конкретного предприятия настраивается набор базовых объектов, которые образуют финансовую модель предприятия. В финансовую модель предприятия можно включить различного вида специфические операционные, функциональные бюджеты, бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, прогнозный баланс и т.д.

Финансовая модель образует целостную и взаимоувязанную систему показателей и правил их зависимостей и расчета. Бюджетные формы представляют собой отчеты, в которые извлекаются данные финансовой модели.

Все настроенные формы бюджетов могут иметь вид, специфический для данного предприятия. Система предоставляет возможности разрабатывать произвольные формы бюджетов, как отчетов по финансовой модели. Все настройки выполняются в пользовательском режиме (в базе данных) и не требуют программирования.

В подсистеме реализованы механизмы управления денежными средствами, которые позволяют выполнять краткосрочное и долгосрочное планирование расхода и поступлений денежных средств, прогнозировать и устранять кассовые разрывы. Эти механизмы тесно интегрированы с подсистемой учета денежных средств конфигурации “1С:Бухгалтерия 8″.

Отличие подходов от бюджетирования в Excel

При построении системы бюджетирования в Excel пользователь использует множество таблиц, достаточно сложным образом связанных друг с другом. Преимущества – полная гибкость и методическая “свобода”. Обсуждение неудобств такого подхода выходит за рамки настоящего обзора, следует лишь отметить, что ограничений здесь достаточно много. Одно из основных неудобств – одни и те же по сути данные финансовой модели в разных бюджетах (бюджетных формах) проявляются в разных ракурсах (разной аналитике и детальности), что приводит к необходимости дублировать эти данные в разных листах Excel и настраивать их синхронизацию.

Подсистема бюджетирования, реализованная в продукте, в качестве данных для форм бюджетов использует централизованную целостную финансовую модель, которая хранится в виде оборотов (за период) показателей деятельности и остатков и оборотов по счетам прогнозного баланса, в разрезах необходимых аналитик.

Все формы бюджетов, независимо от их вида, в качестве данных используют информацию из этой модели, а также произвольные учетные и нормативно-справочные данные.

Планирование может проводиться по неограниченному количеству Сценариев бюджетирования .

Фактические данные в системе хранятся в том же формате, что и плановые данные. Для хранения фактических данных используется пустой сценарий бюджетирования. Такой подход обеспечивает корректность план-фактного анализа в разрезе любых аналитик, показателей и счетов прогнозного плана счетов.

Внедрение автоматизированной системы финансового планирования проводится в два этапа:

• Анализ потребностей финансового планирования и бюджетирования. Формирование требований к финансовой модели.
• Разработка и настройка финансовой модели. Разработка бюджетных форм для удобного просмотра плановых и фактических данных финансовой модели и план-фактного анализа.

Как отдельный этап следует рассматривать разработку и реализацию бизнес-процесса бюджетирования, как делегирования финансовой ответственности подразделениям и вовлечения подразделений в процесс финансового планирования.

Классическая финансовая модель

Финансовая модель состоит из совокупности показателей деятельности предприятия. В следующей таблице сведены типичные бюджетные формы и показатели деятельности, которые являются источниками данных для этих форм:

Обычно в финансовой модели существует последовательность расчетов, основанная на значениях некоторых исходных показателей.

Сначала задаются исходные показатели, затем на основании этих показателей рассчитываются все зависимые показатели финансовой модели.

Например, для производственных предприятий чаще всего исходными показателями являются “Продажи” и “Запасы продукции на складах”.

• Сначала задается бюджет продаж и бюджет запасов, затем рассчитывается объем выпуска и плановое поступление ДС от покупателей (БДДС),
  • по объему выпуска и нормативам расхода определяется потребность в материалах и трудовых ресурсах,
    • по потребности в материалах и бюджету запасов материалов (а также используя нормативы закупок) определяется плановые закупки (бюджет закупок),
      • по бюджету закупок определяется плановый расход денежных средств (БДДС) и т.д.

Возможна и другая модель – если основным ограничением деятельности предприятия является ограниченный объем закупок при неограниченном гарантированном сбыте – то исходным бюджетом является бюджет закупок, а далее финансовая модель просчитывается в последовательности, обратной приведенной выше.

Классическая финансовая модель имеет следующий вид:

Разумеется, приведенная выше схема отражает только простейшую финансовую модель. Например, на практике может потребоваться выделение в явном виде таких показателей, как “Закупки вспомогательных материалов”, “Закупки запчастей” и т.д.

Отметим, что бюджеты, основанные на данных о плановых остатках активов или пассивов, в большинстве случаев могут строиться на данных прогнозного баланса. Например, в приведенной выше схеме плановое поступление денежных средств может порождать проводки по прогнозному плану счетов с соответствующим изменением взаиморасчетов с покупателями (остатков дебиторской задолженности).

Показатели бюджета

Механизмы подсистемы “Бюджетирование” обеспечивают конструирование произвольных финансовых моделей с помощью элементарных “кирпичиков” – Показателей бюджета .

Показатель бюджета в терминологии подсистемы соответствует некоторому определенному показателю деятельности предприятия, имеющему суммовое и/или количественное выражение. Показатели не имеют остатков на начало и конец периода, в системе фиксируются только объемные значения показателей (обороты) за период.

В подсистеме “Бюджетирование” можно создать произвольные показатели бюджета и настроить аналитику показателей, правила зависимости между показателями, правила отражения показателей по прогнозному балансу:

Согласно этой схеме, основной “кирпичик” финансовой модели – это “Показатель бюджета” . Настройки показателя бюджета следующие:

1. Аналитика показателя. К одному показателю можно подключить три вида произвольной аналитики,. В системе предусмотрен список аналитик бюджетирования, состоящий из основных справочников системы, таких как Номенклатура, Номенклатурные группы, Контрагенты, Сегменты рынка, Статьи затрат, Прочие доходы и расходы и т.д. Кроме того, для любого показателя можно использовать аналитику “ЦФО” и “Проект”.
2. Шаблон проводок. Для показателя можно настроить список проводок по прогнозному плану счетов, которые автоматически формируются при записи в базу данных показателя. Для каждой проводки можно указать – для каких значений аналитик эта проводка формируется. Таким образом, проводка по прогнозному плану счетов (если не учитывать сервисные документы) может быть сформирована только через оборот “родительского” показателя.
3. Правила формирования зависимых показателей. Для каждого зависимого показателя можно указать значения аналитик, при которых формируется зависимый показатель. Для зависимого показателя можно также настроить зависимые показатели. Правила зависимостей, таким образом, могут быть иерархическими. В правилах зависимости можно задавать распределение зависимых показателей по периодам.

Таким образом, финансовая модель в качестве своей “верхушки” может иметь ограниченный перечень исходных показателей, которые вводятся вручную. Далее с помощью зависимых показателей и регламентных расчетов формируются обороты показателей, которые зависят от исходных показателей.

Например, если в качестве исходных показателей используются плановые продажи по периодам в количественном и стоимостном выражении, то финансовая модель может содержать следующие зависимые показатели, которые рассчитываются автоматически:

1. План производства
2. План потребности ресурсов под производство (на основании норм расхода)
3. План закупок (на основании данных о ценах поставщиков и норматива неснижаемого остатка сырья)
4. План оплаты покупателей
5. План оплаты поставщикам

Таким образом, такая финансовая модель позволяет планировать в самом простом виде основной финансовый цикл, рентабельность, прибыль и состояние денежных средств предприятия на любое количество периодов. При этом можно запланировать повышение цен на сырье, изменение отпускных цен, изменение курсов валют и прочие факторы, влияющие на финансовую модель.

Важно отметить, что используя только одни показатели без шаблонов проводок, нельзя планировать остатки в каком бы то ни было виде, поскольку показатель по определению является оборотным (за период) параметром.

Однако, планирование остатков можно вести используя только забалансовые счета, что позволяет создавать финансовые модели с планированием остатков финансовых и материальных ресурсов без использования прогнозного баланса и двойной записи.

Аналитика бюджетирования

Как уже отмечалось выше, в подсистеме “Бюджетирование” используется следующая аналитика бюджетирования:

В качестве дополнительной аналитики может быть использованы основные справочники конфигурации и некоторые перечисления.

Подключение вновь созданных (отсутствующих в типовом решении) справочников к аналитическим измерениям бюджетирования выполняется в режиме “Конфигуратор”. С технической точки зрения, для построения аналитики используется план видов характеристик “Виды аналитики бюджетирования”.

Для прогнозного плана счетов предусмотрены 5 уровней субконто. Тип субконто может быть установлен: “ЦФО”, “Проект” , либо прочая аналитика бюджетирования, согласно типам аналитик, установленным в плане видов характеристик “Виды аналитики бюджетирования”.

Сущность Показателя бюджета, как показателя деятельности, рассмотрена выше. Рассмотрим остальные аналитические измерения.

• Организация . Юридическое лицо или структурная бизнес-единица. Если требуется использовать несколько прогнозных балансов (каждый по своей организации), то необходимо разделять балансы по организациям. Если прогнозный баланс по предприятию один, то в качестве элементов учета по разным организациям удобно использовать измерение “ЦФО”.
• Сценарий бюджетирования . Дополнительный разделитель данных. Позволяет создавать версии планов или модели, например, “Пессимистический” и “Оптимистический” планы. По пустому сценарию ведется учет фактических данных.
• Валюта . Поддерживается планирование суммовых показателей не только в настроенной валюте управленческого учета, но и параллельно в другой валюте. Данное измерение указывает валюту валютной суммы.
• Проект . В самом общем случае – выделенный сегмент деятельности предприятия. Классическое определение проекта – это мероприятие с определенными временными рамками и заданным результатом. В подсистеме “Бюджетирование” сущность проекта несколько шире. Например, типичным является выделение некоторого вида деятельности предприятия в “Проект”, очевидно, что о временных рамках здесь речь уже не идет.
• ЦФО . Центр финансовой ответственности – ключевое измерение бюджетирования. ЦФО – это сегмент внутри предприятия (структурная бизнес-единица, организация, подразделение, группа подразделений и т.д.) отвечающая за достижение определенных финансовых показателей. Список всех ЦФО предприятия образует его Финансовую структуру.

Все виды аналитик бюджетирования содержатся в плане видов характеристик “Виды аналитики бюджетирования”:

Скриншоты

Панель функций 1С:Бухгалтерия 8, закладка “Бюджетирование”. Эта закладка появляется после загрузки “ИТРП:Бюджетирование для бухгалтерии предприятия 8″

Закладка “Денежные средства”	Документ “Бюджетная операция”
Матричный ввод бюджетных операций, вариант “Периоды по колонкам”	Один из инструментов формирования отчета – “Фиксированный отчет”. Заполнение отчета – по настроенным “Источникам данных”
Пример сконструированного отчета – план-фактного анализа	Произвольный табличный отчет – разрабатывается непосредственно в режиме “1С-предприятие”. Заполнение отчета – по настроенным “Источникам данных”

Сегодня поговорим и о самой распространенной на мой взгляд ошибке - настройке статей бюджетов 1-в-1 к справочнику «Статьи ДДС». В базе это выглядит так:

Т.е каждому элементу справочника «статьи ДДС» мы прямо сопоставляем статью бюджета движения денежных средств:

Т.е в каждой статье бюджетов автоматизаторы в правиле получения фактических данных прописывали отбор по соответствующей статье ДДС. Во-первых, это очень трудоемко . Во-вторых, это приведет к неприятным последствиям в будущем, которые мы сейчас посмотрим. Есть и в-третьих - так мы лишаем нашего заказчика возможности самостоятельно редактировать бюджеты.

В данной модели при добавлении статьи ДДС нужно вводить новую статью бюджетов , настраивать отбор и модифицировать виды бюджетов. Т.е невозможно добавить статью ДДС в бюджеты без специалиста по автоматизации.

Теперь немного технических подробностей: разберем как получаются фактические данные в подсистеме «Бюджетирование». В зависимости от версии конфигурации и применяемого решения (КА или ERP) могут сработать следующие схемы:

1. Получение факта для каждой статьи отдельной компоновкой и выгрузка в сводную таблицу значений. Тут всем очевидно, что выполнение СКД в цикле - ничего хорошего не сулит. Особенно с ростом базы данных и количества статей бюджетов

2. Компоновка всех необходимы правил в одну СКД . При этом на основании уникальных отборов будут сформированы однотипные запросы, но с разными параметрами отборов, и объединены в рамках набор с типом «Объединение» одной СКД. Получится большая компоновка с кучей наборов в «Объединении». На практике так же выполняться будет неприятно.

Если вы указываете отбор для статьи бюджетов - то такая статья создаст новый источник, т.е новый набор в рамках набора «объединения», либо выполнится отдельной компоновки в зависимости от версии применяемого решения. При этом, если несколько статей бюджетов имеют одинаковый отбор в правилах фактических данных - то запрос скорее всего будет объединен. Для оптимального получения фактических данных лучше делать статьи бюджетов максимально укрупненными. Для приведенного выше примера оптимальная настройка выглядит так:

Таким образом, для этого примера, мы более чем в 2 раза сократили количество запросов для получения фактических данных, а соответственно более чем в 2 раза оптимизировали формирование бюджетных отчетов.

В такой модели, при правильной настройке фактических данных, мы получим систему бюджетирования, в которой пользователи самостоятельно могут добавлять «Статьи ДДС» в бюджетах . И в план-фактных отчетах такие добавленные статьи будут отображаться без изменения видов бюджетов, т.е автоматически. Как правильно настроить фактические данные для статей бюджетов мы рассмотрим в следующей статье.

Также пишите в комментариях, какие темы по подсистеме «Бюджетирование» ERP 2 интересны Вам, с какими непонятными ситуациями сталкивались - рассмотрим, а самые интересные проблемы разберем подробно в последующих статьях.

С ростом оборотов и операций у компании возникает необходимость автоматизировать процессы, и данные задачи позволяет исполнить программное обеспечение. Наиболее оптимально внедрение 1С: Управление производственным предприятием 8 (УПП) или 1С: Управление торговлей 8 (УТ).

Рассмотрим аспекты по внедрению 1С: Управление торговлей 8 (далее - 1С: УТ 8).

Изначально бизнес-процессы по ведению бюджетирования выглядят так:

• составляется и утверждается годовой бюджет, данные которого ведутся по плану и факту в программе Excel ;
• ежедневно из бухгалтерии выкачивается информация о полученных счетах на оплату, по которым составляется реестр;
• реестр после проверки финансовой службы подается в казначейство, и по данным финансовой службы казначейство проводит оплаты согласно утвержденным данным.

Сложность данного процесса связана с количеством операций и выставленных счетов, поэтому работа с данными в программе Excel - достаточно трудоемкая задача. В связи с этим во многих компаниях есть необходимость в автоматизации бюджетного процесса и переходе на программное обеспечение. В настоящее время самым недорогим является переход на 1С: УТ 8 (на рынке программных продуктов существуют два блока - УПП и УТ).

Ключевой элемент 1С: Бюджетирования - это финансовое планирование, которое включает в себя управление процессами:

• создание денежных ресурсов;
• распределение денежных ресурсов;
• использование денежных ресурсов.

Ведь бюджет - это план деятельности данного предприятия на установленный период, представленный в финансовой форме.

Результатом бюджетирования является комплекс согласованных между собой финансовых планов:

• бюджет доходов и расходов (БДР);
• бюджет движения денежных средств (БДДС);
• прогнозный баланс;
• оборотные бюджеты для отдельных подразделений и отдельных видов деятельности предприятия.

Методология создания списка показателей для анализа и статьи бюджетов уникальны для каждого предприятия. Бюджеты составляются как на несколько месяцев, так и на более значительные промежутки времени (в случае стратегического планирования).

Таким образом, можно сделать вывод, что 1С: Бюджетирование - это :

1) средство координации деятельности подразделений предприятия;

2) экономический прогноз;

3) основа для принятия решений по развитию предприятия;

4) контроль результатов деятельности предприятия.

С помощью конфигурации реализуются следующие функции:

• планирование движения финансовых средств компании на любой период в разрезе временных отрезков, проектов, номенклатуры, подразделений, контрагентов и т. п.;
• мониторинг фактической деятельности предприятия в тех же разрезах, в которых проводилось планирование;
• финансовый анализ;
• финансовое планирование по различным сценариям;
• формирование текущих бюджетов на основе стратегических и с коррекцией по фактическому исполнению бюджета в завершенном периоде;
• составление сводной отчетности по результатам мониторинга;
• контроль соответствия заявок на расходование денежных средств рабочему плану на период;
• анализ доступности денежных средств;
• анализ отклонений плановых и фактических данных.

В системе не указываются подробности, которые не имеют серьезного значения для финансового планирования (подотчетные лица, расчетные банковские счета и т. д.). Даты можно указывать с точностью до периода планирования, причем обычно указывается первая дата. Также в 1С: Бюджетирование можно зафиксировать значения следующих аналитических разрезов:

• центр финансовой ответственности (ЦФО);
• сценарий планирования;
• контрагент;
• валюта операции;
• статья оборотов;
• проект;
• номенклатура.

Перед тем как приступить к внедрению бюджетирования в 1С: УТ 8, необходимо провести следующие подготовительные работы :

1) разработка справочника соответствий статьей 1С: Бухгалтерия и бюджеты со стороны финансового департамента;

2) кодирование статей расходов в соответствии с кодами, применяемыми в 1С: УТ 8 (данная процедура позволит делать автоматические загрузки как плана, так и фактических данных, подтягиваемых из заявок на оплату);

3) предоставление плана работ по внедрению 1С: УТ 8 отдел IT готовит совместно с финансовой службой.

В качестве наглядного примера ниже представлены справочники соответствия статей бюджета и статей 1С: УТ 8 и план работ по внедрению бюджетирования в 1С: УТ 8 (Бухгалтерия предприятия) (табл. 1, 2 соответственно).

Для тестирования программы 1С: УТ 8 следует обращать внимание на правильность заполнения статей затрат при формировании заявки на оплату. Без данных условий расходы будут отражены некорректно, вследствие чего будут искажены фактические данные.

В качестве примера рассмотрим рисунок «Заявка на оплату», в котором указана статья затрат.

При внедрении и тестировании блока бюджетирования в 1С: УТ 8 следует уделить особое внимание специфике предприятия, ее финансовой структуре, а также описать бизнес-процессы.

Описание бизнес-процесса позволит написать регламент по ведению бюджетирования в программе, а также инструкции пользователям. Пример регламента представлен ниже.

Описание бизнес-процесса «Ведение бюджета в 1С: УТ 8»

Подразделения и должности сотрудников, участвующих в процессе:

• руководитель финансового департамента;
• главный бухгалтер;
• финансовый контролер;
• инициатор статьи затрат;
• оператор баз данных;
• руководители департаментов.

Описание бизнес-процесса:

1. Финансовый департамент в лице финансового контролера готовит справочник с кодировками по ведению бюджета и рассылает форматы с кодами статей затрат начальникам департаментов (табл. 3).

2. Инициатор приносит в бухгалтерию счет на оплату, предварительно указав код статьи расходов.

3. Оператор 1С: УТ 8 при занесении данных по счету на оплату и формировании заявки на расходование денежных средств указывает трехзначный код статьи, предварительно сняв иерархию (данная операция позволит по коду статьи автоматическое заполнение департамента).

4. К концу дня специалист финансового департамента осуществляет выверку статей и выявляет отклонения плана от факта, на основании чего вносятся корректировки по целесообразности оплаты по данной статье.

5. После формирования заявки на оплату указывается статус (оплатить или не оплатить) и подписывается руководством в лице главного бухгалтера и руководителя финансовой службы.

Подводя итоги внедрения программы 1С: УТ 8 в компании, можно выделить задачи, которые решаются при переходе на данную программу: планирование и контроль бюджетов по проектам и департаментам .

Финансовый отдел организации в своей работе может оперировать несколькими бюджетами , например:

• бюджет заказов на строительно-монтажные работы (далее - СМР);
• бюджет выполнения СМР;
• бюджет затрат на материалы;
• бюджет затрат на оплату труда производственных рабочих;
• бюджет управленческих расходов;
• бюджет поставок и потребностей;
• бюджет расходов по организации и обслуживанию бизнеса;
• бюджет капитальных вложений и инвестиций и т. д.

Для ввода в систему плановых данных по бюджетам используется документ «План бюджетов» . Задание комплекса управляющих ограничений, позволяющих контролировать процесс планирования и исполнения бюджета, выполняется посредством документа «План лимитов бюджетов» . С помощью данного документа можно:

• установить ограничения по расходам по объекту в соответствии с утвержденной сметой;
• определить целевые показатели, характеризующие финансовый результат по объекту или по центру финансовой ответственности;
• установить как верхнюю, так и нижнюю границы для любой статьи бюджета с учетом аналитических измерений, используемых по данной статье и т. д.

Сводные данные бюджетирования по статьям представлены в «Отчете по бюджету» . Для просмотра и анализа исполнения лимитов бюджетирования при формировании бюджетов можно использовать «Отчет по лимитам» . Для просмотра и анализа одновременно двух версий предназначен отчет «Сравнение версий бюджета» .

Финансовый анализ

Применяя инструменты бюджетного планирования и средства анализа показателей бюджетов, специалисты финансового отдела могут грамотно спрогнозировать основные показатели организации, не допустить убытков и оценить риски. Финансовые отчеты в отличие от бухгалтерских более понятны руководству и при отсутствии в организации финансового директора значительно упрощают труд главного бухгалтера по предоставлению необходимой информации руководителю.

Для формирования сводных аналитических отчетов и расчета аналитических показателей как запланированных, так и фактических результатов деятельности организации предназначен отчет «Финансовый анализ» .

Данный отчет позволяет проанализировать баланс с агрегированными данными, сгруппированными по степени ликвидности (активы) и степени срочности оплаты (пассивы), выполнить расчет финансовых аналитических коэффициентов по балансовым показателям, которые отражают финансовую устойчивость, а также ликвидность и платежеспособность организации. С помощью данного отчета можно также проанализировать показатели, характеризующие эффективность деятельности строительной организации по нескольким направлениям: эффективность использования основных производственных фондов; материальных ресурсов; трудовых ресурсов.

Предусмотрено формирование отчета о прибылях и убытках, а также расчет финансовых показателей, характеризующих рентабельность деятельности, оборачиваемость денежных средств, деловую активность и финансовый цикл.

Инструменты финансового анализа дополняет отчет «Факторный анализ» . С помощью этого отчета выполняется расчет рентабельности собственного капитала и анализируются факторы, влияющие на нее. Аналитическая модель рентабельности собственного капитала позволяет сравнить несколько вариантов развития деятельности и выбрать наиболее оптимальный вариант.

Для укрупненного сравнительного анализа данных по плановому и фактическому объему затрат по объектам строительства применяется отчет «Сравнение показателей по объектам строительства» . Сравнение данных в отчете выполняется в разрезе статей затрат.

Таким образом, при внедрении многофункционального решения 1С: Подрядчик строительства 4.0 . Управление финансами строительные компании получают в одном пакете не только механизмы ведения бухгалтерского и налогового учета, но и мощные средства финансового анализа, инструменты составления бюджетов и управления финансовыми потоками.

Заключение

Процесс внедрения бюджетирования в программу 1С: УТ 8 довольно трудоемкий и требует следующее :

1) регулярное тестирование фактических данных при занесении в бюджет;

2) постановка технических заданий для программистов с целью устранения программных ошибок при загрузке плановых и фактических данных;

3) службе финансового контроля - обеспечить правильность заполнения статей затрат в соответствии с принятыми кодами;

4) четкое описание бизнес-процессов и финансовой структуры компании с целью перехода на программный продукт;

5) проверка правильности занесения фактических и плановых значений в течение всего процесса перехода и не менее года после него, так как в рамках работы возможны искажения и недоработки.

А. Семенова, финансовый менеджер компании «МФТ-лайн»