Учет в кафе без программ. Бухгалтерский учет в кафе

Развитие  08.10.2023
Развитие 

Кладовая для хранения продуктов у Вас отсутствует, сырье сразу попадает на кухню. Учет продуктов в таком случае можно вести с использованием счета 20. Также Вы можете открыть субсчет к счету 41. Кафе быстрого питания «Минутка» приобрела партию булочек для сэндвичей по цене 402 руб., НДС 61 руб. за партию. Передачу продуктов в производство бухгалтер «Минутки» отразил так: 1) Дт 41 «Сырье в производстве (на кухне)» Кт 60 Сумма 341 руб. – учтены продукты в производстве; 2) Дт 41 «Сырье в производстве (на кухне)» Кт 16 Сумма 61 руб. – учтен НДС. Учитываем реализацию готовой продукции Списание готовой кулинарной продукции в общепите осуществляется аналогично общему порядку. Списание может производиться двумя способами, в зависимости от того, как учитывается наценка – на сырье (продукты) или на готовую продукцию (блюда). Ниже мы рассмотрим оба эти способа на примерах. Пример №1.

Особенности бухгалтерского и налогового учета в кафе — 2 примера учета

Внимание

Доходные поступления в сумме реализации заносятся в 90 счет. Возможен вариант, когда предприятие не использует 43 счет, а ограничивается применением 20 кода. Типовые корреспонденции по учету материальных ценностей:

  • Д41 (10) – К60 отражает поступление товаров или сырьевой продукции;
  • при осуществлении закупки работником компании (подотчетным лицом) по дебету проходят 41 или 10 счет, а по кредиту 71;
  • Д21 – К10 – полуфабрикаты переданы на кухню для обработки;
  • Д20 – К21 – обработанные полуфабрикаты перемещены в производство готовой продукции;
  • Д90 – К20 – цена использованных полуфабрикатов списана на себестоимость.

ВАЖНО! ТМЦ предприятия общепита должны показываться в учете по фактически сформированной себестоимости, которая состоит из озвученной поставщиком цены и понесенных дополнительных накладных затрат (п.


5 ПБУ 5/01).

Основные правила ведения бухучета в общепите (нюансы)

Этап 3 Производство продукции Местом производства для учреждений общественного питания выступает кухня. Производственный процесс в кафе заключается в обработке сырья (продуктов) холодным или горячим способом, в результате чего производится готовая продукция (блюда). Этап 4 Реализация продукции Цель учреждений кафе и ресторанов – получение прибыли от реализации продукции (блюд собственного приготовления).

Готовая продукция с кухни поступает в торговый зал, где реализуется клиентам. Заведение также может иметь буфет (бар), где клиентам реализуют товары (готовые напитки). Выше описан производственный процесс учреждений общепита в общем случае.

Бухгалтерский учёт в общепите

Цена продуктов – 804 руб., НДС 123 руб. Бухгалтер «Астории» сделал проводки: 1) Дт 41.1 Кт 60 Сумма 681 руб. – учтены продукты в кладовой; 2) Дт 41.1 Кт 16 Сумма 123 руб. – учтен НДС. Оприходования сырья в буфет 41.2 Если Вы приобрели у поставщика готовую продукцию для реализации в баре (например, напитки в бутылках, закуски в упаковках и т.п.), то их учитывайте по ДТ 41.2. Бар «Спорт» приобрел партию соленого арахиса в количестве 100 упаковок для реализации в баре.
Цена партии – 3.205 руб., НДС 489 руб. Бухгалтер бара «Спорт» сделал такие записи: 1) Дт 41.2 Кт 60 Сумма 2.716 руб. – учтены товары в баре; 2) Дт 41.2 Кт 16 Сумма 489 руб. – учтен НДС. Поступление сырья в производство 20 или 41 «Сырье в производстве (на кухне)» Представим, что Вы ведете деятельность в сфере общепита и открыли кафе в формате «фаст-фуд».

Бухучет в общепите

Приведем основные бухгалтерские записи общепита в виде таблицы: Операция Дебет счета Кредит счета Отражены расходы общепита на изготовление блюд 20 10 «Материалы», 41, 43, 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 02 «Амортизация основных средств» и др. Отражен выпуск продукции общепита 43 20 Отражена выручка от продажи блюд 50, 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» 90, субсчет «Выручка» Списана себестоимость продукции общественного питания и покупных товаров 90, субсчет «Себестоимость продаж» 20, 41, 43 Отражены расходы, связанные с продажей продукции общепита 44 10, 70, 69, 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и др.

Контур.бухгалтерия

Карточка утверждается директором.

  • План-меню (ОП-2) – представляет собой перечень блюд и необходимых продуктов для их изготовления, который накануне приготовления составляет шеф-повар для утверждения директором.
  • Накладная на отпуск товара из кладовой (ОП-4) – по ней отпускаются продукты в производство блюд и по подразделениям (кухня, бар, буфет и т.д.). Составляется в двух экземплярах и оформляется либо по учетным ценам, либо по продажным и учетным ценам, если они разные.
  • Акт на бой, лом и утрату посуды и приборов (ОП-8) – составляется комиссией в двух экземплярах: один – для бухгалтерии, другой остается у материально ответственного лица.
  • Акт о реализации и отпуске изделия с кухни (ОП-10) – составляется на основании кассовых документов.

Организация учета в общепите

  • Основные положения по бухгалтерскому учету сырья (продуктов), товаров и производства в предприятиях общественного питания (Приказ Минторга СССР от 13.11.1986 № 260).

Бухгалтерские записи в общепите Основные синтетические счета, на которых ведется бухгалтерский учет в общепите (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

  • 20 «Основное производство» - для учета затрат производства;
  • 41 «Товары» - для учета товаров, приобретенных у сторонних организаций и реализуемых в объекте общепита;
  • 43 «Готовая продукция» - для учета готовой продукции общепита;
  • 44 «Расходы на продажу» - для учета затрат, связанных с продажей продукции общепита;
  • 90 «Продажи» - для учета доходов от продажи продукции общепита.

При этом счет 43 может не использоваться, а конечная продукция общепита списывается напрямую с кредита счета 20.

Расходные операции могут быть отражены путем дебетования 20 счета и формирования кредитового оборота по 10, 41, 70, 43, 69, 02 счету. Выручка от реализации готового блюда предполагает зачисление ее суммы в кредит 90 счета и одновременное проведение по дебету 62. Факт поступления денег отражается записью между Д50 и К90.1.

Если клиент расплатился банковской картой, то необходимо сформировать комплекс проводок:

  • Д57 – К90.1 – факт поступления выручки;
  • Д51 – К57 – при зачислении денег на расчетный счет организации;
  • Д91 – К57 – сумма комиссионного вознаграждения банковской организации за проведение платежа.

Если по итогам инвентаризации были выявлены испорченные продукты или разбитая посуда, то их стоимость списывается на дебет 94 счета (с кредита 10 или 41 счета).

Бухучет в кафе проводки

Инфо

Для того, чтобы использовать «вмененку» для кафе, Вам необходимо подать в ФНС соответствующее заявление. Оплачивать вмененный налог Вы обязаны с момента признания Вас плательщиком ЕНВД. Если деятельность кафе не соответствует одному из критериев (в том числе относительно площади зала обслуживания), то заведение теряет право на применение режима и автоматически переводится на ОСНО.


Учет в кафе на упрощенке Если Ваша деятельность не соответствует требованиям ЕНВД (например, площадь зала обслуживания кафе больше 150 кв. м), то Вы можете использовать УСН. Читайте также статью: → «Оптимизация налогов при УСН методы и работающие схемы». Данный режим выгоден для тех кафе и ресторанов, доход которых является непостоянным (например, для заведений, работающих сезонно). УСН предполагает льготные налоговые ставки (6% или 15%).

Конечно, расчет калькуляции косвенно влияет на отпускную цену блюда. Чтобы зарабатывать на бизнесе, предприниматель должен учитывать и средние цены по рынку, и возможности своей аудитории и ресурсы, которые ресторан тратит на свою работу: плата по счетам, зарплаты, налоги. Но карты нужны, чтобы правильно построить процесс перемещения и списания сырья и предотвращать хищения или завышение норм потерь продуктов во время приготовления блюд.

Jowi, как всякая надежная система автоматизации, помогает упростить создание и ведение калькуляционных карт и карт блюд, отслеживать перемещение сырья и проводить инвентаризацию. Во второй части статьи мы посмотрим, как работает Jowi. Учет товаров и сырья Ресторану жизненно необходимо вести отдельный учет товаров и сырья, которое используется в производстве собственной продукции.

Бухучет в кафе проводки усн

  • сливочное масло: 14 грамм, 1 килограмм стоит 240 рублей;
  • яйцо куриное: 3,27 грамма, 1 килограмм стоит 120 рублей;
  • хлеб из муки высшего сорта: 8,88 грамма, 1 килограмм стоит 60 рублей;
  • жир кулинарный для обжарки: 5,21 грамма, 1 килограмм стоит 80 рублей;
  • гарнир бобовый или картофельный (указываем номера технологических карт этих блюд): 52,08 грамма, 1 килограмм стоит 50 рублей.

На 100 грамм нам нужно потратить:

  • куриное филе на 5,37 руб.;
  • сливочное масло - 3,36 руб.;
  • яйцо куриное - 0,4 руб.;
  • хлеб - 0,54 руб.;
  • жир кулинарный - 0,42 руб.;
  • гарнир бобовый или картофельный - 3,12 руб.

Итого: 13 рублей 20 копеек.Допустим, размер порции по технологической карте: 300 грамм.Тогда себестоимость одной порции котлет: 39 рублей 60 копеек.

Бухучет в ресторане проводки

Расходы Бухгалтерский учет в кафе предполагает расчет розничной стоимости блюд, иными словами калькуляцию. Для начала необходимо составить технологические карты на каждый пункт из меню вашего кафе. Это документы общепита, содержащие в себе информацию о рецептуре, технологии приготовления, потерях при обработке и калорийности.

Можно использовать готовые сборники технологических карт. По ним бухгалтер-калькулятор рассчитывает себестоимость продукции. Цена продажи блюда будет равна себестоимости умноженной на наценку.

Когда кафе закупает продукты у поставщиков, сначала они попадают на склад, а не прямиком под нож повара. Поэтому бухгалтерский учет в кафе должен включать в себя и складской учет. В отличие от торгового или производственного предприятия тут все намного сложнее.


Во-первых, из-за частого перемещения сырья.

Ресторан, кафе, закусочная Свиридова Елена Ивановна

2.1.3. Учет продуктов на производстве (кухне)

На основании ежедневно разработанного и утвержденного руководителем предприятия Плана– меню (унифицированная форма № ОП-2, утвержденная постановлением № 132) заведующий производством (бригадир) составляет требование на необходимые продукты. Требование составляется с учетом потребности в сырье (продуктах) на предстоящий день и остатков сырья (продуктов) на начало дня. Требование служит основанием для выписки накладной на отпуск сырья (продуктов) из кладовой.

Дополнительный отпуск продуктов из кладовой на производство (кухню) в течение дня может производиться по дополнительным требованиям.

Поступающие на производство (кухню) продукты передаются под отчет заведующему производством или бригаде материально ответственных лиц.

Определение цен, по которым реализуются изделия кухни, производится на основании калькуляции, составляемой в так называемых калькуляционных карточках. Калькуляционные карточки (унифицированная форма № ОП-1) регистрируются в специальном журнале.

В ресторанах, кафе, реализующих в дневное время кухонную продукцию с добавлением более низкой единой наценки, а в вечернее время – более высокой наценки, начисляются две цены: для работы в дневное время с меньшим показателем наценки и в вечернее время с большим показателем наценки.

Оформление отпуска готовых изделий из производства на раздачу зависит от расположения раздаточной. Если раздаточная отделена от производства, то отпуск готовых изделий кухни на раздачу оформляется посредством дневных заборных листов (унифицированная форма № ОП-6).

Бланки дневных заборных листов выдаются бухгалтерией предприятия, как правило, заведующему производством ежедневно (накануне дня торговли) отдельно на каждого получателя продукции в двух экземплярах и регистрируются в специальном журнале по следующей форме:

Номер по порядку;

Дата выдачи заборного листа;

Номер заборного листа;

Номер буфета, палатки, ларька;

Фамилия и инициалы материально ответственного лица (получателя);

Расписка материально ответственного лица в получении бланка заборного листа.

Дневной заборный лист подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером после его выписки, но до отпуска блюд (изделий) кухни (образец 1).

Если раздаточная не отделена от производства, то материальную ответственность за готовые изделия несут работники производ ст-ва. В этом случае наименование и количество изделий, переданных с производства на раздачу, обычно регистрируют в контрольном журнале в оперативном порядке или допускается составление акта о продаже изделий кухни за наличный расчет.

Основанием для списания стоимости продуктов (сырья), израсходованных на приготовление собственной продукции, и величины выручки, полученной от продажи этой продукции, служит специальная форма товарного отчета для организации общественного питания. Данный документ называется „Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне“ (форма № ОП-14, утвержденная постановлением № 132).

Этот документ выполняет такую же роль, как и товарный отчет в торговой организации, служит для контроля над движением продуктов и поступлением выручки. Заполняется данная ведомость ежедневно, как правило, заведующим производством, в двух экземплярах, один из которых сдается бухгалтеру под роспись, а второй остается у материально ответственного лица.

Образец 1

Дневной заборный лист

К данному документу прилагается план-меню и один экземпляр меню для посетителей.

Остаток на начало дня переносится из предыдущей ведомости, в приходной части ведомости отражается фактическое поступление продуктов (сырья) на кухню. Стоимость продуктов отражается в учетных ценах. Фактическое поступление сырья отражается на основании документов на выдачу продуктов со склада (накладные, требования, заборные листы).

Расходная часть формы № ОП-4 представляет собой раздел, отражающий выручку от реализации продукции, изготовленной на кухне.

Графа „Сумма фактической реализации“ заполняется на основании „Акта о реализации готовых изделий кухни за наличный расчет“ (форма № ОП-12) и других документов, прикладываемых к ведомости. В графе „Стоимость по учетным ценам“ отражается стоимость продуктов по учетным ценам, использованным для изготовления продукции, согласно калькуляционным карточкам.

Остаток продуктов на конец дня представляет собой величину незавершенного производства.

Строка „Фактический остаток“ заполняется при проведении инвентаризации на конец дня. Выявленные расхождения (недостачи или излишки) представляют собой перерасход или экономию продуктов при изготовлении блюд по сравнению с нормами вложения продуктов, предусмотренные сборниками рецептур.

В соответствии с методическими рекомендациями по учету издержек обращения организации общественного питания отражают стоимость продуктов питания, израсходованных на производство изделий кухни, на счете 20 „Основное производство“. Все остальные расходы учитываются на счете 44 „Расходы на продажу“.

Остаток по счету 20 „Основное производство“ представляет собой остаток сырья и полуфабрикатов, находящихся на кухне.

Пример 1

ООО „Бригантина“ (кафе) приобрело у поставщика продуктов на сумму 177 000 руб. Все продукты были переданы в производство (на кухню). Согласно учетной политике для целей бухгалтерского учета продукты учитываются по фактической себестоимости. Начисление торговой наценки и НДС производится при передаче сырья на кухню. На все продукты установлена единая торговая наценка в размере 15 %.

В учете были сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60

– 150 000 руб. – оприходованы продукты по фактической себестоимости;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 27 000 руб. – НДС по приобретенным продуктам;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 41

– 150 000 руб. – переданы продукты в производство;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 42

– 22 500 руб. – начислена торговая наценка при передаче продуктов в производство;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 42

– 31 050 руб. ((150 000 руб. + 22 500 руб.) Ч 18 %) – начислен НДС при передаче продуктов в производство.

Таким образом, стоимость продуктов, отпущенных в производство, по продажным ценам составит 203 550 руб. (150 000 руб. + 22 500 руб. + 31 050 руб.).

Данный текст является ознакомительным фрагментом. Из книги Ресторан, кафе, закусочная автора Свиридова Елена Ивановна

2.1. Учет продуктов (сырья) и товаров 2.1.1. Складской учет продуктов (сырья) и товаров Бухгалтерский учет наличия и движения товаров, сырья и продуктов питания осуществляется на счете 41 „Товары“, к которому предприятие может открыть субсчета, например: 41 субсчет „Товары

Из книги Рекламное агентство: с чего начать, как преуспеть автора Голованов Василий Анатольевич

2.1.1. Складской учет продуктов (сырья) и товаров Бухгалтерский учет наличия и движения товаров, сырья и продуктов питания осуществляется на счете 41 „Товары“, к которому предприятие может открыть субсчета, например: 41 субсчет „Товары на складе“; 41 субсчет „Продукты

Из книги Прорыв в бизнесе! 14 лучших мастер-классов для руководителей автора Парабеллум Андрей Алексеевич

2.1.4. Учет продуктов в кондитерских цехах Учет сырья и готовых изделий в самостоятельных кондитерских цехах ресторанов, кафе, не входящих в состав кухни и отвечающих только за изготовление кондитерских изделий, ведется обособленно по каждому материально ответственному

Из книги Турбобизнес автора Назипов Рустам

2.1.5. Учет продуктов в цехах по производству полуфабрикатов Учет продуктов в цехах по производству полуфабрикатов (мясных, рыбных, овощных и других) целесообразно организовать в разрезе материально ответственных лиц (бригад) по наименованиям, сортам (категориям),

Из книги Интеллект: инструкция по применению автора Шереметьев Константин

Из книги История моего успеха [сборник] автора Форд Генри

Из книги Мобильный маркетинг. Как зарядить свой бизнес в мобильном мире автора Бугаев Леонид

Из книги Управление бизнесом. Психология успеха автора Пономарев Антон

Тип продуктов 1: Товары Поговорим о первом типе продуктов, который можно продавать, – о товарах. Разберем несколько источников, где можно брать товары для продаж. Первый источник – это Китай. Я расскажу вам о таком способе продаж, который называется дропшиппинг, и о том,

Из книги Встань с дивана! Как создать свой бизнес и стать независимым автора Лысов Сергей Александрович

Тип продуктов 2: Услуги Услуги хороши тем, что у них, как правило, очень большая, просто огромная маржа (наценка). Ведь обычно затраты на производство какой-то услуги очень низкие, и услуги очень хорошо окупаются. Часто бывает так, что траты на производство услуги составляют

Из книги Бизнес-обновление 2.0 автора Подопригора Владислав

Тип продуктов 3: Лиды Третья категория продуктов после товаров и услуг – это лиды. Лиды – это фактически контакты потенциальных клиентов. По крайней мере, я рассматриваю лиды именно в таком контексте. Допустим, фирма занимается страхованием, а значит, этой фирме было бы

Пожалуй, основная сложность ведения бухгалтерского учета в ресторане в том, что в одном заведении проходит три параллельных процесса, учет которых вам нужно вести: производство, розничная торговля и предоставление услуг. Но не все так сложно. Главное, на начальном этапе разграничить тип вашего бизнеса: малый бизнес - с одной стороны, крупный - с другой. От этого зависит выбор системы налогообложения , а следовательно, и дальнейший бухгалтерский учет.

Налоговый учет в ресторане

Система налогообложения зависит от категории заведения. Например, если у вас кофейня, пиццерия или кафе без продажи подакцизных товаров, лучше всего вести учет на едином налоге 2 группы ФЛП в Украине, а в России на специализированных режимах налогообложения. Специальные режимы в РФ - это упрощенная система (УСН) или патент. Есть две разновидности УСН: «Доходы минус расходы» и «Доходы». Для малого бизнеса популярна модель УСН «Доходы».

Малый бизнес организовывают в виде ИП (в Украине - ФЛП) или ООО. Здесь и есть главное отличие ведения учета: общество с ограниченной ответственностью должно вести бухгалтерский учет , помимо налогового, а индивидуальным предпринимателям это делать необязательно, что существенно упрощает их жизнь. Если вы планируете заведение со всеми комплексами, то это скорее всего будет общая система юридического лица.

ИП и ФЛП

Начнем с индивидуального предпринимателя (если вы открываете заведение в России). При выборе ЕНВД или патента вы должны вести только налоговый учет, а именно «Книгу доходов и расходов предпринимателя», где нужно фиксировать только суммы доходов. А вот ваши расходы в рамках этих режимов налоговую не интересуют вообще. Доходы учитывают при этих режимах кассовым методом: все, что приходит на расчетный счет от покупателей, считается доходом, за исключением некоторых случаев - например, при возвратах от подотчетного лица или от поставщика, когда мы заплатили какую-то сумму. а потом поставщик возвращает нам деньги, потому что не смог выполнить поставку; но это уже не покупатели или гости, а другие люди, с которыми вы сотрудничаете.

В Украине кассовый метод применяют, как правило, только для ФЛП на общей системе, где нужно следить, чтобы каждый месяц были оформлены и оплачены все поставки, в противном случае предприятие теряет расходы и увеличивает себе налог на прибыль.

В итоге задача предпринимателя, ресторатора - вести только учет доходов, что сделать достаточно просто. Вам даже не нужно какое-то специализированное программное обеспечение, требуется просто подсчитать суммы по банковским выпискам и по кассе.

ООО

Что же касается ООО, то здесь придется вести также полноценный бухгалтерский учет. Налоговый учет ведется, как и у ИП (для Украины - ФЛП). Главная головная боль - формирование регистров бухгалтерского учета, или, как их еще называют, «проводок» . Их нужно делать на каждую хозяйственную операцию:

  • приобрели товары у поставщика;
  • продали товары;
  • выплатили зарплату;
  • уплатили налоги;
  • рассчитали или начислили налоги и т. д.

На любой факт хозяйственной деятельности нужно формировать реестры и отражать в соответствующих отчетах. Помимо этого, сдаются еще бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах . В этом отчете отражаются основные показатели бизнеса на 31 декабря:

  • состояние активов: оборудование для производства и торговли, мебель и т. п.;
  • сколько денег в остатках, сколько вам должны покупатели;
  • информация о пассивах: задолженностях и источниках дохода.

Еще есть такое понятие, как дебиторская задолженность . Сейчас объясним, как она может возникнуть, на примере. Допустим, вы получили что-то от поставщика, но еще не заплатили ему - вот это и отражается в пассиве баланса. Или учредители внесли какую-то сумму изначально на приобретение оборудования, все это - нераспределенная прибыль и убыток .

Ко всеобщему сожалению предпринимателей, подобная отчетность ценности для них не имеет. Но вы обязаны это делать, так как это часть бухгалтерского учета, а ваш бизнес - юридическое лицо.

Отдельная рекомендация от наших партнеров , советы которых мы использовали при описании выбора системы налогообложения в России, - лучше выбирать ИП как организационно правовую форму для своего заведения. Это существенно снизит ваши трудовые и временные затраты, особенно если вы не хотите нанимать бухгалтера или тратить свое время, вместо того чтобы развивать бизнес.

Дальше мы расскажем, как можно сэкономить на услугах бухгалтера и организовать учет, какую форму налогообложения лучше выбрать для среднего и крупного бизнеса. Если с ситуацией для Украины мы уже разобрались выше и еще в отдельной статье , то выбор правильной системы в России мы решили описать более детально в рамках этой статьи.

Налогообложение для ресторана в России

Как правило, большинство рестораторов выбирают УСН «Доходы минус расходы» или основную систему. Часто бывает, что бизнес такой крупный, что и выбора толком и нет, потому что пороговое значение по выручке за год составляет 150 млн рублей и, если вы зарабатываете больше, упрощенную систему выбрать уже нельзя и приходится становиться на основную.

УСН «Доходы минус расходы» выбирают, чтобы банально заплатить меньше налогов. Когда у вас доля дохода, а именно чистой прибыли от общей выручки, небольшая, до 30%, то это действительно выгодно. Зачем платить 6% от всей выручки, если вы можете заплатить 15% от чистой прибыли, ведь в таком случае на оплату налогов уйдет почти в 2 раза меньше денег, чем было бы на основной системе. Но есть и обратная сторона такой формы налогообложения: . Расчеты ведутся как кассовым методом, так и начислением. То есть вам придется считать не только доходы, но и расходы, которые считать гораздо сложнее, чем на основной системе. Нужно учитывать три фактора:

    Поступление товара, продуктов на склад.

    Оплата товаров, продуктов поставщику.

    Отгрузка (продажа) покупателю.

Обязательно соблюдение всех трех факторов, чтобы вы могли записать это в расходы. Например, вы купили бутилированное пиво у поставщика → продали его гостю в заведении → получили деньги.

Если следовать логике, вот они - наши расход и доход, так как мы сами ничего не производили, а лишь перепродали товар. Но это будет расходом, только при условии, что мы уже расплатились за это пиво с поставщиком. Так как зачастую у поставщиков есть условия с отсрочкой платежа на месяц или даже три, выходит, что формально мы не расплатились с ним. В таком случае у нас есть доход, так как деньги мы получили, но расхода нет. И как только мы расплатимся за это пиво, именно в момент оплаты поставщику можно и нужно сделать запись в книге расходов и доходов , что оплата за это конкретное пиво прошла.

Представляете, как держать это постоянно у себя в голове? Это довольно сложно, поэтому такой вид учета требует дополнительного оборудования, как минимум системы учета. Также стоит учитывать и факт получения товара по накладной. Потому что может возникнуть еще одна неприятная ситуация, с которой могут столкнуться рестораторы.

Например, вы проводите оплату поставщикам, но товары еще получаете, а продаете гостям товар из старых запасов. Пока вы не получите товар, это не будет расход, как и когда вы оплатите и получите товар - это тоже не расход, пока вы не продали его. Это касается не только товаров, но и ингредиентов для полуфабрикатов: только в момент отгрузки (продажи) гостю готовой продукции вы сможете записать это как расход.

Прежде чем выбирать УСН «Доходы минус расходы», вам нужно нанять и , которое позволит отслеживать все изменения по этим номенклатурам, выявлять их себестоимости и проверять соблюдение всех трех факторов.

Основная система налогообложения

Что касается основной системы налогообложения, то здесь используется чистый метод начисления . Не нужно следить за движениями денежных средств - только отчитываться о движении товаров. Например, вы получили товары по накладной и оприходовали их на склад, дальше продали товары гостю. В этот момент происходит одновременно отражение выручки и себестоимости, и все сразу же списывается в расходы. Неважно, был ли он оплачен поставщику, он всегда уходит в затраты по себестоимости. Полегче, чем при УСН, не правда ли?

Но на основной системе вас ждет еще НДС - возвратный налог. Он всегда заложен в цену товаров, и у вас в заведении будет считаться только как разница между входящей и исходящей величиной этого процента (с 2019 года - 20% ). То есть это процент налога от закупочной цены и этот же процент от цены при продаже.

Особенность НДС при ведении бухучета в Украине заключается только в том, что налог регистрируется на конечного потребителя или по просьбе гостя, а весь дальнейший расчет и ведение бухгалтерского учета в ресторане не меняются.

Как мы уже сказали, сложность бухгалтерского учета есть только для ООО.

ИП или ФЛП ведут бухучет в ресторане только для себя или для кредиторов, банков и инвесторов, чтобы предоставить им бухгалтерский баланс. Иногда это очень помогает при кредитовании. В самом начале статьи мы отметили, что в общепите сходятся три процесса, которые требуют учета. Про розничную торговлю мы уже рассказали, теперь речь пойдет про производство.

Учет производства в ресторане

Общепит связан больше не с торговлей, а именно с производством. Вы покупаете ингредиенты, преобразовываете их и продаете в готовом виде как отдельный товар. А учет производства довольно сложен. Чаще всего используют метод «партион» - производство и продажа готовой продукции партиями, например 15 пицц или 10 салатов, где на каждую партию списывается определенное количество отдельных ингредиентов.

Сложность состоит в том, что вам нужно отслеживать все эти затраты, а еще не забывать про труд персонала, обслуживание оборудования, его износ и т. п. Для этого и нужна автоматизация бухгалтерского учета в ресторане. Чтобы в реальном времени вести такой детальный учет по работе заведений, стоит внедрять систему автоматизации, которая будет передавать все данные в вашу бухгалтерскую программу. Чтобы понять, как работает система автоматизации, в тестовом режиме.

Бухгалтерские приложения не могу обеспечить такой детальный учет, там нужно вбивать всю информацию вручную - это очень долгий и кропотливый процесс, и велики шансы, что данные вы внесете неточно. Да, сам бухучет чаще всего ведут в 1С, и как раз с ней Poster полностью интегрирован, умеет выгружать и загружать накладные, отчеты - полная двусторонняя синхронизация данных. Вашему бухгалтеру не нужно разбираться в учете, которым будете пользоваться вы, как собственник, или ваш управляющий, а спокойно работать в привычной системе.

Если не внедрите систему автоматизации в самом начале, организовать корректный и достоверный учет, в том числе налоговый, будет крайне сложно. Чем лучше и функциональнее ваша система, тем меньший объем бухгалтерских работ нужно будет делать. Надеемся, с налоговым учетом и автоматизацией процессов мы разобрались, поэтому идем дальше, чтобы понять как вести бухгалтерский учет в ресторане

Основной документооборот в ресторане

Какие документы должны быть в ресторане?

Для запуска ресторана в Украине вам обязательно понадобятся документы на кассовый регистратор:

    Паспорт регистратора

    Свидетельство о регистрации

    Договор на обслуживание в сервисном центре

    Справка о пломбировке

    Техническое заключение

  1. Установление нормы вложения сырья

    Нормы обычно устанавливаются на основании сборника рецептур или самостоятельно через так называемый акт проработки, когда у вас большая недостача и процент нормы сборника существенно отклоняется от процента обработки сырья по факту.

    Рассмотрим это на примере.

    Вычисление стоимости сырьевого набора блюд (порции)

    Установление продажной цены одного блюда (порции)

    Продажная цена блюда «Сэндвич с ветчиной»:

    • Выход блюда - 200 г
    • Себестоимость - 32,20
    • Продажная цена - 60
    • Наценка - 28, или 86,34%

    В данном примере наценка для ресторана небольшая, потому что позиция рассчитана на большую оборачиваемость блюда.

    Теперь поговорим о персонале: как правильно вести бухгалтерский учет в ресторане и прописывать расходы на сотрудников.

    Требования к производственному персоналу

    Первое, что вам нужно, - это прописать должностные инструкции по каждой из следующих позиций:

    • бармен;
    • официант;
    • уборщица;
    • повар (в зависимости от категории или от занимаемой должности на кухне);
    • администратор;
    • закупщик
    • другие.

    Именно должностные инструкции официально и документировано определяют, что именно должен делать работник в ресторане. Также этот документ имеет определяющее значение при решении конфликтных ситуаций, когда сотрудник не выполняет свои прямые служебные обязанности или не соблюдает правила внутреннего распорядка заведения.

    Помимо инструкций, вам нужно составить договоры о полной материальной ответственности.

    Договор о материальной ответственности (ДМО)

    Это соглашение между работником и организацией, в нашем случае заведением, где:

      оговариваются обязанности администрации и работника по обеспечению сохранности имущества заведения, с которым работает сотрудник,

      устанавливается материальная ответственность работника за необеспечение сохранности этого имущества.

    При этом неполученные доходы (упущенную выгоду) взысканию с работника не подлежат. ДМО важен не только для работодателя, потому что дает уверенность в том, что продукцию или оборудование не испортят, но и для самого работника, так как он ограждает его от безосновательных подозрений и претензий.

    Помимо договора о материальной ответственности, к бухгалтерскому учету можно еще отнести товарные отчеты.

    Товарный отчет материально ответственных лиц

    Это отчет по движению запасов, товаров и тары. Его составляют в двух экземплярах материально ответственные лица.

    К первому экземпляру прикрепляют все приходные, расходные накладные и сдают в бухгалтерию, а второй оставляют у себя.

    Периодичность и сроки составления отчета устанавливаются приказом. На практике же в общепите его делают отдельно за каждый день.

    Товарный отчет состоит из приходной части, которая заполняется материально ответственным лицом на основании первичных документов, которые подтверждают поступление товара.

    Перед составлением отчета все документы должны быть рассортированы как «приход» и «выбытие» товара. Расходная часть заполняется на основании товарных чеков, Z-отчетов и расходных накладных.

    Порядок заполнения отчета:

      Титульная страница.

      Суммы остатка товара и тары на начало дня. Остатки должны сходиться на конец дня из предыдущего отчета.

      В хронологическом порядке заполняются данные о поступлении и выбытии товара за день в соответствии с первичными документами, на основании которых делались операции.

      Сумма остатка на конец дня.

    Учет оплаты труда

    Бухгалтерский учет включает в себя учет численности работников, отработанного времени и выработки.

    Для начала вам нужно определить количество работников, которые будут задействованы на каждом участке, исходя из площади и заполняемости заведения. Кроме того, не забывайте про соблюдение норм охраны труда .

    Как правило, это график работы 2 через 2, 40 часов в неделю с отдельной оплатой за вечерние, ночные, праздничные, выходные в соответствии с КЗоТ.

    Есть две формы оплаты труда, которые чаще всего применяются в общепите:

      Повременная форма оплаты : расчет заработной платы исходя из оклада или тарифной ставки за фактически отработанное время.

      Повременно-премиальная система оплаты труда : зарплата состоит из оплаты труда за фактически отработанное время и премии (месячной или квартальной) за качественное выполнение работ и оказание услуг.

    Отдельная тема - официальное оформление отпусков и больничных. Нужно составить график отпусков на каждого сотрудника, издать приказ на отпуск и выплачивать отпускные за три дня до начала отпуска.

    Так мы постепенно приближаемся к самой трудоемкой, требующей особого внимания бухгалтера задачи - складскому учету (инвентаризации).

    Инвентаризация в ресторане

    Как правило, инвентаризация проводится каждое 1-е число месяца, перед ней обязательно нужно проводить все приходные и расходные документы. Если у вас есть бар, то инвентаризацию бухгалтеру лучше проводить вместе со старшим барменом либо уполномоченным лицом. На кухне инвентаризация проводится с шеф-поваром и технологом.

    После проведения инвентаризации данные обрабатываются, и остатки вводятся в систему учета, как это, например, . Все полуфабрикаты по кухне и бару раскладываются на отдельные составляющие и добавляются к фактическому остатку. Дальше проводим анализ результатов инвентаризации. Если есть расхождения или другие вопросы, делаем проверку прихода–расхода, технологической карты, процента обработки продукта.

    Если есть ошибка, ее нужно обязательно исправить, чтобы не вносить неверные данные в систему. Потом вы можете забыть про это и только усугубите проблему.

    Если вопрос возник по проценту потери при первичной обработке продукта:

    • проводим дополнительную проработку;
    • создаем акт проработки и пересчитываем процент потери.

    Если проблема в техкарте, тогда делаем дополнительную проработку блюда и пересчитываем весь расход по задействованным продуктам за период. Также есть еще частичная инвентаризация , которая проводится для проверки только одной категории товаров, если при исправлении всех недочетов у вас все равно остается недостача или излишек.

    Учет сырья, товаров, тары на складе и в бухгалтерии

    Бухгалтерский учет включает в себя также фиксирование всех поступлений товаров, сырья и их оценку. Все начинается, как обычно, с оформления договоров по запросу от заведения к поставщику. Поставщик должен отправить вам:

      Два экземпляра договора

      Уставные документы предприятия

      Прайс его продукции

      Санитарные сертификаты на продукцию

    В договоре с поставщиком важно указать:

    • сроки поставки после заявки;
    • время доставки;
    • возмещение при нарушении этих сроков;
    • сроки оплаты и отсрочки оплаты продукции;
    • возмещение при просрочке оплаты;
    • возвраты при неликвидности продукции и возмещение в таких случаях.

    Если вы работаете с закупщиком, деньги ему нужно выдавать только под отчет. В конце дня закупщик заполняет авансовый отчет на основании чеков, товарных накладных и сдает остаток, или ему возвращают перерасход. Как показывает практика многих успешных заведений, можно работать и с поставщиками, и с закупщиком, так как периодически поставщики не успевают поставить продукцию в нужное время и ваш закупщик гораздо быстрее купит, что нужно, прямо сейчас, чтобы заведение не простаивало, или если эти позиции гораздо выгоднее купить на рынке или в супермаркете.

    Наравне с учетом поставок вашему бухгалтеру или вам лично, если вы не собираетесь никому доверять свою бухгалтерию, придется учитывать также и списания.

    Какие бывают списания расходов в общепите

    • Порча
    • Питание персонала
    • Угощение гостя
    • Проработка блюд
    • Проработка блюд для ознакомления официантов
    • Проработка блюд для фотографий
    • Проверка вкусовых качеств блюда
    • Проверка веса блюда
    • Блюда для СЭС на заключение санитарных норм

    Посуда и приборы в общественном питании

    Минимальные требования к предприятиям общественного питания:

    • Металлическая посуда и столовые приборы из мельхиора, нержавеющей стали и других современных сплавов
    • Сортовая стеклянная посуда: хрусталь, стекло с рисунком или без
    • Посуда из керамики и дерева

    Что касается норм обеспечения предприятия общепита посудой и приборами, то расчет ведется так: минимум один набор на одно посадочное место . Но, как правило, для начала покупают в два раза больше.

    Документально посуда и приборы оформляются так же, как и продукты.

    Напоследок ответим на вопрос, который задают многие начинающие и даже опытные рестораторы.

    Как бухгалтеры рассчитывают рентабельность заведения?

    Вариант 1

    Чистую прибыль заведения разделить на сумму всех расходов и умножить на 100%

    Вариант 2

    Сумму балансовой прибыли разделить на стоимость активов и умножить на 100%

Инвентаризация - неотъемлемая часть рабочего процесса в жизни заведения - и, пожалуй, одна из самых скучных. Тем не менее именно благодаря ей вы сможете избежать большинства проблем с поставками, списаниями, оплатой счетов и контролем персонала.

Чтобы эффективно и быстро проводить инвентаризацию лучше всего установить в заведении единую систему учета, которая будет автоматически списывать затраченные продукты со склада, напоминать о поставках и т. д. Например, как это умеет Poster. и попробуйте сами, первые 15 дней бесплатно.

Разобраться с этим непростым и важным вопросом нам помогла Екатерина Кочурова , директор ресторанного агентства Resto-school . Мы специально взяли у нее интервью для этой статьи.

Что такое инвентаризация в ресторане?

Инвентаризация - это не просто подсчет остатков и сравнение планируемого остатка с фактическим. Результат инвентаризации напрямую влияет на ваш реальный доход, на маржинальную прибыль.

Давайте посмотрим, как должна проводиться инвентаризация в ресторанах, как часто, кем и, самое главное, что делать с результатами инвентаризации.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Инвентаризация бывает нескольких видов в зависимости от сроков и объема проверки:

    Ежемесячная. Учет продуктов, расходных материалов, дезинфицирующих средств и других хозяйственных товаров.

    Еженедельная. Как правило, это только учет продуктов.

    Ежедневная. Учет остатков бара. Каждый вечер управляющий или ответственный шеф-бармен проводит инвентаризацию, пока бармен закрывает смену и убирает свое рабочее место. Ежедневная инвентаризация кухни очень затратна, поэтому встречается крайне редко.

    Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой никто, кроме вас, не знает. Это может быть как выборочная проверка по определенным позициям, так и полная инвентаризация кухни или бара. В этом подходе главное - эффект неожиданности.

Кто проводит инвентаризацию?

Ответственные лица - управляющий, шеф-повар, шеф-бармен. Выявленные по результатам инвентаризации минусы по остаткам, как правило, распределяются среди материально ответственных сотрудников. А это все, кто имеет доступ к товарно-материальным ценностям: повара, бармены, официанты, менеджеры.

Что может показать инвентаризация:

1. Ошибки в единицах учета . Например, по накладной товар приходит вам упаковками, а приходовать нужно в штуках. При внесении остатков вы указываете количество в штуках, а в системе учета эта позиция внесена в упаковках.

Например, в одной из кофеен, с которыми я работала, по результатам инвентаризации выходил плюс в 48 000 рублей. Дело в том, что пергаментную бумагу для упаковки сэндвичей приходовали в упаковках, а остатки при инвентаризации вносили в листах.

К расходникам нужно относиться максимально внимательно, особенно если у вас много позиций продается навынос или через доставку. В таком случае правильно считать себестоимость с учетом расходных материалов. Это поможет вам в анализе управленческой отчетности, она будет объективной и реальной. В калькуляцию таких позиций лучше включать упаковку, а также контролировать, как персонал пробивает товар: в зале или навынос (чтобы упаковка списывалась правильно).


2. Позиции-дубликаты . Например, «креветки замороженные» и «замороженные креветки». В технологических картах указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другой. Это очень быстро выявляется с помощью инвентаризации.

3. Повара и бармены не работают по тех. картам, не соблюдают рецептуру - происходит перепорционирование .

4. Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать продукцию чаще, но меньше. Это «замороженные» деньги, что будет сказываться и на вашей маржинальной прибыли, из которой вы оплачиваете все ежемесячные расходы.

5. Недочеты в подсчетах . Когда вы видите, что остатки по одной и той же позиции постоянно расходятся, надо проверить калькуляционные карты, куда входит эта позиция.

6. Воровство . Об этом пункте мы подробнее расскажем ниже.

7. Возможности для лояльности .

Да-да, в вашей инвентаризации скрывается даже это! Вот пример для кофеен. Часто в тех. карте для приготовления капучино указано большее количество молока, чем попадает в чашку гостю (причина - нам необходимо налить в питчер определенное количество молока для приготовления идеальной пены, но размеры чашек могут различаться, и в питчер может остаться молоко). В хороших кофейнях бариста понимают, что взбитое молоко проживет буквально несколько секунд, и добросовестно выливают его, если нет следующего заказа. Таким образом, при инвентаризации в кофейне молоко часто «плюсит» (при условии, что тех. карта учитывает специфику приготовления).

Вот в этих плюсах по молоку и скрываются возможности для лояльности: молоко можно не выливать, а приготовить капучино или латте и подарить его гостю - тому, кто давно сидит за столиком и уже заскучал или кто зашел за свежими круассанами к завтраку и уже покупал кофе. Эффект - ваше заведение запомнится гостю, он всем об этом расскажет и в следующий раз уж точно не променяет вас на другую кофейню. Для вас это списание порции эспрессо на маркетинг (не забывайте списывать, не то кофе уйдет в минус).

Старайтесь не упускать такие моменты, как возможность использовать плюсы для повышения лояльности гостей. Лояльности не бывает слишком много.

Воровство

Самый популярный метод - это использование одного и того же стола с «частым» заказом по несколько раз. Это особенно актуально для заведений с небольшим меню, где есть позиции топовых продаж. Например, в кофейне это капучино, в баре - виски с колой и т. д. После оформления заказа распечатывается пречек для гостя, но стол не закрывается, а пречек отменяется. Таким образом, при следующем таком же заказе не создается новый стол, а просто снова распечатывается пречек - так через один стол можно пропустить несколько заказов. Существуют еще и другие помимо воровства, с которым тоже нужно бороться.

Как бороться с воровством:

    Следите в течение дня за «висящими» столами, которые долго не закрываются.

    Анализируйте среднее время обслуживания. Если вдруг появляется отклонение от средней скорости, посмотрите, у какого сотрудника и в какие смены это наиболее заметно. Далее можно еще глубже проанализировать столы, учитывая заказанные блюда и напитки, и выявить закономерность.

    Проводите выборочную внеплановую инвентаризацию именно тех позиций (ингредиентов), которые используются в приготовлении популярных блюд и напитков.

Есть еще один способ, но он более сложный. В тех. карте должен учитываться процент отхода (зачистка овощей, обрезки - в общем, все, что уходит в мусор). Тогда вы сразу заметите, если этот показатель вдруг превратится из 20% в 80% (а обычно это не самые дешевые позиции, такие как осьминог или ананас). Выходит, что один ананас получил гость в своем шейке, а один забрал себе бармен - необязательно самим продуктом, а деньгами, например, благодаря непробитым чекам.


Что делать с расхождениями?

    Пересмотреть калькуляции и тех. карты.

    Проверить единицы учета в системе.

    Придумать систему лояльности (для продуктов, которые из-за технологии производства выходят в плюс).

    Вести дополнительный контроль тех позиций, которые регулярно выходят в минус.

    Провести дополнительное обучение для поваров-новичков, закрепить за ними наставников.

Как анализировать:

    Выделить позиции, по которым есть расхождения.

    Если это штучная продукция - то, что вы не производите сами (сок, вода, печенье и т. д.), - перепроверьте накладные, оприходованные за неделю. Если ошибок в них нет, то причин недостачи может быть несколько: воровство, забыли списать «просрочку», невнимательность при пробитии.

    Если это ингредиенты, из которых вы готовите, то нужно разбираться с калькуляциями и тех. картами, и, если ошибок в них нет, нужно проверить, как точно повара соблюдают рецептуру. Если же с этим все в порядке, остаются несвоевременные списания и воровство.

Допустимый процент недостачи и списаний для разных типов заведений

Любое расхождение по недостаче недопустимо, это показатель неорганизованности работы и плохого контроля.

По списанию:


Специфика проведения инвентаризации для разных типов заведений

Инвентаризация для заведений с готовой продукцией - это штучный учет. Его нужно проводить как можно чаще, возможно, даже ежедневно. Так вы сможете сразу определять ошибки в накладных, единицах учета и выявлять факты воровства. Аналогичная ситуация и с барами: пока бармен закрывает смену, управляющий проводит инвентаризацию.

Для заведений, где большое количество продукции продается навынос или через доставку, очень важно регулярно вести учет расходных материалов и упаковки. Обязательно включайте их в калькуляционную карту и учитывайте в себестоимости.

Для заведений с полным производственным процессом остатки являются показателем соблюдения тех. карт и адекватных закупок.


Проблемы с инвентаризацией бара и кухни

Самая частая проблема - учет заготовок , которые используются и в баре, и на кухне.

Например, замороженная клубника и сахар. По факту у вас в остатках могут быть как сами ингредиенты по отдельности, так и в составе клубничного соуса. Его вы можете использовать и в баре, и на кухне. Главное, не путать остатки по подразделениям, а обязательно учитывать отдельно бар и отдельно кухню. Прежде чем вносить остатки, нужно внести в инвентаризацию тех. карту на клубничный соус и указать, сколько этого соуса в граммах есть в остатках по факту. Тогда система автоматически пересчитает каждый ингредиент в граммах и прибавит то количество, которое есть в составе соуса, к тому, что есть в «сыром» виде. Дополнительные и альтернативные методы инвентаризации

Дополнительные методы - это внеплановая инвентаризация по отдельным позициям. Важен эффект неожиданности: никто из персонала не должен понимать, когда вы можете провести инвентаризацию. Альтернативный метод, точнее, метод анализа в помощь инвентаризации, - это ежедневная проверка и контроль актов списания с разбором причин списания. Если вы будете делать это ежедневно, то сможете незамедлительно вносить поправки в заказ продуктов и гораздо быстрее обнаруживать проблемные моменты, чтобы исключить их в будущем.

Спланируйте регулярность, назначьте ответственных и научите персонал правильно приходовать накладные (конечно, если это у вас делает не бухгалтер). Проверьте, все ли тех. карты, в том числе и на заготовки, внесены в вашу систему учета. И обязательно запомните: результаты инвентаризации нужно анализировать постоянно , это непрерывный процесс.

Облегчить инвентаризацию для малых и больших заведений поможет . Программа имеет гибкий и удобный функционал складского учета, и вы сможете увидеть реальные остатки на складе в любой момент времени.

Все, кто работает в ресторанном бизнесе, люди особенные, творческие – даже бухгалтера. И ведение учета в ресторанном бизнесе очень увлекательно. Сейчас мы с вами подробно рассмотрим его особенности.

Бухгалтерия любит точность. Поэтому бухгалтера уделяют внимание каждой мелочи, чтобы в расчеты не закрадывались ошибки. Казалось бы – бухгалтерия в любой отрасли должна вестись по одним законам, но нет – учет для сферы общепита значительно отличается.

Давайте разберем 4 основных отличия, которые могут вызвать затруднения в работе начинающего бухгалтера-калькулятора.

Первое отличие: документы поступления.

Казалось бы, все просто, думаете вы: товарные и сырьевые позиции нужно внести в программу и все! Но большое количество справочников сырья затрудняет ведение учета: в реальности они мешают выводить остатки и контролировать расход.

Например, в компанию поступают две приходные накладные: товар закупался у двух разных поставщиков. В первой накладной есть позиция «Огурцы консервированные, 350 г., количество 6 шт, сумма 780 рублей, корнишоны, стеклянная банка». Во второй накладной «Корнишоны маринованные, ж/б, 650 г., 3 шт, сумма 1430 руб».

По правилам стандартного бухгалтерского учета у нас в программе должны оказаться две позиции, так как и вес, и упаковка у них разные. Но стандартные правила учета «не работают» в общепите. Что же нужно сделать?

Во-первых, завести только одну позицию – «Огурец консервированный», и при оформлении накладных в программе всегда использовать только ее. При этом разница в весе и упаковке не имеет значения.

Во-вторых, необходимо указать в килограммах вес продукта.

Если вы новичок, первый вопрос, который приходит к вам в голову, это: «Где же я возьму эту информацию? Я получаю только бумажную накладную!» Если вы не знаете точного веса, нужно отправиться на склад и изучить упаковку товара – там должны быть эти данные. В общепите принято указывать в документах вес нетто. Как быть с подсолнечным маслом и яйцами, спросите вы? На бутылках масла пишут вес продукта. Куриное яйцо, согласно книге «Справочник рецептур и калькуляционных раскладок», весит около 40 грамм, то есть, 0,04 кг. Книга выпущена еще в советское время, но данные в ней не устарели и их с успехом можно использовать в учете.

Если на упаковке не указан вес, его можно вычислить. Кроме того, в уже упомянутой книге «Справочник рецептур и калькуляционных раскладок» содержатся данные. В ней выведены четкие проценты отходности и потерь при горячей и холодной обработках, а также среднестатистический вес для куриного перепелиного яйца и проценты потерь при разморозке.

Налаживайте контакт с поварами и работниками склада – они помогут вам.

В-третьих, для расчета цены в накладные всегда вносится реальный вес продукта. Повар или кладовщик на приемке взвешивает товар и вписывает фактический вес. Это будет либо вес нетто, умноженный на количество банок, либо реальный вес продуктов (кур, рыбы, хлеба), либо вес из книги рецептур, умноженный на количество, как в случае с яйцами.

Второе отличие: аналоги товаров.

В общепите один товар может быть заменен аналогом. Например, оливковое масло может быть заменено подсолнечным в пропорции 1:1, и наоборот, хотя это и не рентабельно. Можно поставить в аналоги друг другу куриное и перепелиное яйцо с коэффициентом 1:4.

Этот принцип можно использовать для вина, пива и другой алкогольной продукции.

Третье отличие: необходимо знать технологические процессы.

Бухгалтеру-калькулятору нужно иметь представление о работе кухни: она напрямую влияет на расход товаров, а значит, на учет. Мы порой даже не задумываемся, почему готовые блюда выносят так быстро. Как вы думаете, в чем тут суть? Да, речь сейчас пойдет о заготовках или полуфабрикатах.

Бухгалтер в расчете заводит карточку полуфабриката. Зачем их использовать, если можно вносить информацию о продукте в каждое блюдо? Начинающие бухгалтера так и поступают. Но здесь есть подвох, и дальше мы расскажем, какой.

Рецептура при использовании полуфабрикатов составляется на килограмм готового продукта. И рецептуру должна иметь каждая заготовка.

Например, картофель необходимо чистить, чтобы использовать в приготовлении пищи. Как рассчитать, сколько нужно взять нечищеного картофеля, чтобы получить 1 кг чищенного? Средний процент очистки, приведенный в сборнике рецептур, – 35%. Бывает, что отходность составляет больше или гораздо меньше: если картофель не очень качественный, и почернения тоже нужно срезать при чистке. А у молодого картофеля очень тонкая кожура и соответственно расход будет меньше. Вы можете учитывать в расчетах сезонность, но в современных условиях картофель закупается маленькими количествами и отходность не меняется. Сейчас при ресторанах и кафе нерентабельно содержать огромные овощные склады, поэтому, как правило, продукты закупаются маленькими партиями и хранятся на складе не больше недели. Поэтому сезонность при расчетах используется, если вы покупаете сразу большие партии продуктов.

Как мы уже говорили, если качество закупленного продукта хуже, его отходность увеличивается. Если в каждую карту блюда в системе поставить информацию о продукте с изменчивой отходностью, например, как в нашем случае – картофель, бухгалтеру потребуется изменить огромное количество калькуляций, чтобы правильно отражались остатки и себестоимость. Гораздо проще использовать карточку полуфабриката, например: «Картофель х/о (холодная очистка)» с рецептурой очистки. Таким образом, изменения нужно будет вносить только в одну карточку.

Еще один немаловажный момент – контроль расхода продукта на блюдо. Если мы работаем без полуфабрикатов, то целиком и полностью полагаемся на предоставленную нам шеф-поваром или технологом рецептуру. А теперь – очень интересная игра цифр.

Без полуфабриката вы не сможете проконтролировать процент отходности. Повар скажет вам: «Здесь у меня на нож много налипло, а тут на пол упало, это тоже отход...» – и вам ничего не останется, кроме как согласиться с ним: если вы не знаете технологии, вы будете вынуждены полностью полагаться на цифры, которые вам дали на бумаге повара. Это приведет к финансовому дисбалансу: при инвентаризации продукты на кухне есть, из них готовят блюда, но прибыли не видно. Это происходит из-за завышенного процента отходности. Образуются излишки, которые потом могут благополучно мигрировать по домам сотрудников кухни.

Четвертое отличие: одно сырье после разделки может дать несколько разных, и все это необходимо отражать в учете.

Общепит – очень творческая сфера, где есть место фантастике. Здесь один продукт легко превращается в пять видов сырья. Как же одно сырье превращается в другое?

Это происходит благодаря ежедневному рутинному процессу кухни, который необходимо фиксировать документально – разделке.

Например, целая охлажденная семга после отрубания головы и потрошения превращается в разные виды сырья. В среднем это 5 продуктов:

  1. Суповой набор для ухи (голова и хребет с плавниками) – его часто используют как основу при приготовлении обеда для сотрудников.
  2. Технологические отходы – пленки, мелкие косточки, кожа.
  3. Филе для суши.
  4. Филе «бабочка» для гриля.
  5. Мясо для рыбного фарша, которое соскребли с хребта.

Новые ингредиенты, полученные в результате разделки, будут стоить по-разному: самым дешевым будет суповой набор, а самым дорогим – филе. Технологические отходы, соответственно, ничего не стоят. Акт разделки оформляется при закупке каждой партии товара.

Пятое отличие: ведение справочника номенклатуры.

В справочнике номенклатуры мы должны создать как минимум 5 групп:

  1. Блюда.
  2. Полуфабрикаты.
  3. Сырье
  4. Услуги.
  5. Материалы и основные средства.

Это поможет обеспечить удобство учета.

Что должно быть в группах?

В папке «Сырье» вы создаете для своего удобства дополнительные группы, например:

  • Бакалея (крупа, консервы, сахар, соль, масла растительные),
  • Зелень (укроп, петрушка лук зеленый, кинза, мята, базилик, руккола и т. д.),
  • Птица,
  • Рыба,
  • Свинина,
  • Говядина,
  • Баранина,
  • Специи (перец, чеснок сушеный, гвоздика, корица, лавровый лист и т. д.),
  • Фрукты,
  • Овощи,
  • Молочная продукция.
  • Групп может быть и больше.

    Полуфабрикаты можно разделить на 3 группы:

    • Полуфабрикаты горячей обработки для европейской кухни,
    • Полуфабрикаты для японской кухни,
    • Полуфабрикаты холодной обработки.

    Группа полуфабрикатов для японской кухни выделена отдельно, так как у них более высокая отходность, чем у остальных.

    Например, огурец. При холодной обработке для европейской кухни отходность составит 3-4%: для использования продукта достаточно обрезать хвостовые части с двух сторон. В японской кухне для овощных роллов используется полностью очищенный огурец без косточек, соответственно, отходность составит 45-50%.

    Это позволит вам, уважаемые бухгалтера, всегда точно знать, куда какое блюдо должно входить, проверять цены и избегать ошибок в расчетах. Кроме того, это сделает гораздо проще жизнь всего коллектива. Например, официанту будет проще найти блюдо, предложить его гостю и провести по кассе. Таким образом, компания сохранит доход и реализует сырье. А гость, который пришел только ради этого блюда, сможет его получить и останется доволен визитом.

    Зачем нужна группа «Услуги»? Как она сделает жизнь работников кафе проще?

    В нее входит компенсация за битую посуду, обслуживание банкета, кальян, аренду зала, выездное обслуживание и так далее. Если вы были на свадьбе или банкете, вы знаете, что это – важный пункт обслуживания. Такие услуги есть практически у каждого заведения.

    С группой «Материалы и основные средства» каждый бухгалтер в силах разобраться самостоятельно. Напомним, что моющие и чистящие средства не должны быть среди сырья.

    Самым важным в ведении учета является справочник номенклатуры. Необходимо также верно указывать единицы измерения. Кроме алкоголя и напитков, которые измеряются в литрах, вес всех товаров сырьевой группы должен быть указан в килограммах.

    В заключение мы хотим пожелать всем бухгалтерам, которые решили заняться учетом в общепите или ресторанном бизнесе, большого терпения!

    Помните, вы должны интересоваться производственным процессом, знать его основные принципы и стараться не мешать работе кухни или зала. Вы способны помочь организовать слаженную работу и в то же время обеспечить четкий и прозрачный учет, как товарный, так и финансовый.

    Многие вещи в общественном питании кажутся со стороны сами собой разумеющимися, но на самом деле они происходят благодаря четкому учету и контролю. Желаю вам удачи!

    Рекомендуем почитать

    Наверх