Как красиво оформить письмо в gmail. Как в Gmail упростить массовую отправку одинаковых писем

Развитие 11.03.2020

Борьба с переполненным почтовым ящиком — это настоящий ад. Вид папки входящих с трехзначным числом непрочитанных писем может ввергнуть в депрессию даже самого отъявленного оптимиста. Пока вы пытаетесь ответить хотя бы на самые важные послания, другие, быть может тоже нужные письма, могут ждать своей очереди несколько недель. Люди, не получив ответа на свои письма, отворачиваются от вас или начинают бомбардировать повторными сообщениями, что тоже не торт. Чтобы не допускать такого положения дел в Gmail есть отличный инструмент, позволяющий значительно упростить обработку корреспонденции, в том числе в автоматическом режиме.

Экспериментальная функция Шаблоны ответов позволяет быстро и удобно использовать заранее созданные заготовки при написании письма. Это может вам пригодиться в том случае, если вы получаете много писем, на которые необходимо дать примерно одинаковый формальный ответ. Или тогда, когда большой обстоятельный ответ вы планируете написать в свободное время, а сейчас просто ограничитесь коротким извещением: «ваше письмо получил, отвечу на выходных». И человеку приятно, и вы не прослывете невежей.

1. Для включения функции Шаблоны ответов следует щелкнуть по кнопке с шестеренкой и выбрать пункт Настройки .

2. В новом окне переходим на вкладку Лаборатория и ищем в списке функцию Шаблоны ответов . Отмечаем пункт Включить .

3. Возвращаемся обратно в основной интерфейс Gmail и нажав на кнопку Написать начинаем создание нового письма. Здесь мы видим на панели инструментов новую ссылку Готовые ответы . Щелчок по этой ссылке открывает выпадающий список, разделенный на три части.

Раздел Сохранить позволяет создать новый или изменить существующий шаблон. Щелчок по имени шаблона в разделе Вставить приведет к вставке текста в тело письма, в раздел Удалить отвечает за удаление уже ненужных шаблонов.

4. Вы можете настроить автоматическую отсылку нужного шаблона на основе заданного фильтра. Для этого в настройках Gmail на вкладке Фильтры создайте новый фильтр и задайте один из созданных заранее готовых ответов.

Если вам необходимо ежедневно рассылать электронную почту, написанную по одному шаблону, разным адресам через Gmail, тогда нужно упростить вашу работу. Google почта дает возможность перестать копипастить текст письма, а вместо этого предлагает пользоваться заранее созданными. Останется только впечатать персональные данные в каждое послание.

Для этого у Gmail есть функция под названием «Шаблоны ответов », которая позволяет быстро вставлять ранее созданный текст в новое письмо. Она по умолчанию не активна и ее необходимо включить.

Для активации «Шаблонов ответов» перейдите в раздел настроек почты на страницу «Лаборатория». Прокрутите ее в самый низ, включите плагин «Шаблоны ответов» и сохраните изменения.

Затем необходимо создать шаблоны. Для этого просто напишите текст письма-заготовки и нажмите на стрелку, которая находится в правом нижнем углу экрана. Перейдите в раздел «Шаблоны ответов» и щелкните на кнопку «Создать готовый ответ».

Чтобы вставить созданный шаблон, нужно при создании нового письма войти в меню «Шаблоны ответов» и выбрать нужный.

И первый, самый массовый вариант решения — это подключить в gmail-лаборатории функционал «Шаблоны ответов»

Идем в «Settings/Настройки», там выбираем вкладку «Labs/Лаборатория»
Ищем «Canned Responses» и включаем это расширение, выбрав пункт «Enabled/Включить»
Внизу страницы нажимаем «Save Changes/Сохранить»
Перезагружаем Gmail
Создаем новое письмо
В правом нижнем углу окна нового письма нажимаем на стрелку вниз
Выбираем «Canned Responses/Готовые ответы» и любуемся меню работы с шаблонами.

Шаблоны можно сохранять, вставлять в письма и удалять. Можно даже использовать шаблоны ответов в фильтрах писем.

Вывод : удобно для автоматизации работы, но возможности персонификации тут ограничены только возможностью задать шрифт и вставить картинку.

Хотя кто говорит, что минимализм — это плохо?

BrandMyMail.com

Сервис представляет собой расширение для браузера и является посредником между Gmail и получателями, пропуская через себя все отправляемые вами письма и «оборачивая» их в выбранный шаблон.

На сайте сервиса у вас есть возможность создавать шаблоны писем, которые гибко настраиваются:

каждая из 14 тем оформления могут быть настроены индивидуально;
можно выбрать один из пяти вариантов структуры письма;
в предустановленные шаблонами места можно добавлять плагины: изображения, подписи, связи с соц.сетями и еще много другого.

В Gmail работа с шаблоном отличается простотой и удобством: после установки расширения для Chrome внизу окна для написания писем появляется выпадающий список, какой шаблон применить к письму.

После отправки сообщения, оно уходит на сервер BrandMyMail, вставляется в выбранный шаблон и красиво оформленное письмо переправляется получателю.

Важно отметить, что BrandMyMail предоставляет статистику по созданным шаблонам: сколько человек открыло письма и сколько перешло по ссылкам. Это очень удобно для отслеживания CTR ваших посланий.

При бесплатном использовании существует лимит в 100 сообщений в месяц и только 30 почтовых плагинов. А за 40$ в год пользователь получает все возможности сервиса, расширеную статистику и убирает из письма ссылку на сам сервис.

Вывод : удобный сервис с большими возможностями для брендирования своих писем.

Flashissue.com

На просторах сети был найден еще один интересный сервис создания писем и управления рассылками в вашем Gmail.

Причем сервис может использоваться как отдельное веб-приложение, так и встраиваться в Gmail в виде плагина для браузера Chrome.

Создавайте письма;
Управляйте списками рассылок;
Отслеживайте результаты;
Коллекционируйте контент для рассылок с помошью клиппера;
Получайте информацию для рассылок через RSS;
И это все бесплатно!

Все его возможности описывать очень и очень долго, поэтому просто посмотрите видео.

Но были найдены и минусы:

Невозможно создавать шаблоны писем для повторного использования. Каждый раз создавать шапку и подпись в подвале — это утомительно.
Шаблон оформления писем всего один, в котором можно поменять только цвет фона.
При всем заявленном функционале рассылок, я не нашел возможности вставлять в текст переменные, например, имя подписчика.

Вывод : если вы часто делитесь с подписчиками найденными материалами — это для вас. Удобнейшая система коллекционирования материала и простой и понятный интерфейс написания письма облегчат работу с рассылками. Для более профессиональной работы есть сервисы работы с подписками, как тот же MailChimp.

Выводы

Если вы регулярно рассылаете группе подписчиков новостные дайджесты из найденного на просторах сети — попробуйте Flashissue.com. Но с брендированием он сильно не поможет.

Уметь быстро и эффективно пользоваться электронной почтой — важный навык для человека, ценящего своё время. Думаю, практически все сегодня уже знают о гугловской почте и умеют этим сервисом пользоваться (если нет, срочно читайте «). И это замечательно.
Но у Gmail припрятана пара тузов в рукаве 😉 Популярный почтовый сервис от Google может намного больше, чем просто отправлять письма. Ярлыки, параметры и прочие полезности, позволяющие пользователю настроить Gmail «под себя».

1. Быстрые клавиши.

Как делать все, что вы делаете в Gmail, нажатием пары клавиш? Сервис предоставляет вам такую возможность. Некоторые из комбинаций клавиш действуют по умолчанию, другие придется включить — нажимаем на шестеренку справа, потом «Настройки» > «Лаборатория» > «Быстрые клавиши» и отмечаем «Включить». Вот можно посмотреть полный список горячих клавиш, позволяющих сделать все что угодно без помощи мыши.

2. Отмена отправки письма.

Иногда слишком быстрое нажатие кнопки «отправить» может вызвать настоящую паническую атаку. Don’t panic! Всё еще можно исправить!

Вот как это можно устроить. Заходим в «Настройки» > «Лаборатория» > «Отмена отправки письма» и отмечаем «Включить». Лучше сразу же проверить, все ли работает, все-таки «Лаборатория» — раздел экспериментальный, и Google честно предупреждает нас, что некоторые функции могут заглючить или вовсе вырубиться напрочь. Впрочем, конкретно этой функции уже не первый год исполнился, и особых проблем с ней не наблюдается.

Теперь сразу после отправки на появляющейся в верхней части окна Gmail желтой полосе, рядом с надписью «Письмо отправлено», будет стоять «Отменить» и «Просмотреть сообщение». Если в течение нескольких секунд вы нажмете «Отменить», ваше письмо снова превратится в черновик.

3. Поиск писем с вложениями.

Если вы точно знаете, что в искомом письме было вложение, можете добавить к вашему запросу в строке поиска «has:attachment» . Так Gmail выдаст в результатах поиска только письма с прикрепленными к ним файлами, намного упрощая задачу по поиску нужного письма.

4. Шаблоны ответов.

Вы заметили, что постоянно отправляете письмо с одним и тем же текстом? Возможно, будет удобнее настроить шаблоны автоматических ответов.

Нажимаем на шестеренку, заходим в «Настройки» > «Лаборатория» > «Шаблоны ответов» и отмечаем «Включить».

Сохранив изменения, переходим к созданию нового сообщения. В правом нижнем углу рядом со значком корзины есть стрелка — нажав на нее, увидите «Шаблоны ответов». Теперь вы можете отправлять заранее заготовленные ответы: всего пара кликов — и идете дальше заниматься своими делами.

5. Ускорение загрузки.

Если Gmail загружается медленно, а ждать совершенно некогда или не хочется, можно воспользоваться базовой HTML-версией. Для этого при загрузке Gmail нужно кликнуть соответствующую надпись в правом нижнем углу или добавить к URL «/?ui=html» (работает при использовании mail.google.com).

Работа с версией без JavaScript подразумевает отключение некоторых функций сервиса, но самые нужные опции будут доступны.

6. Точки и плюсы в адресах.

Когда дело доходит до точек и знаков «+» в адресах электронной почты, у Gmail есть что-то вроде слепого пятна — почтовый ресурс их попросту в упор не видит и не воспринимает.

Точнее, в случае с точками сервис не воспринимает их самих как символы, а в случае с «+» он не видит, что следует за этим знаком. Эту интересную особенность можно использовать для настройки фильтров. Например, подписываясь на рассылку о новостях про Гугл, я указываю не [email protected], a imya.familya+newaboutgoogle @gmail.com, а потом создаю соответствующий фильтр на «imya.familya+googlenews» и все письма падают в отдельную папочку, не забивая основной ящик.

С точкой это работает несколько иначе: [email protected], [email protected] и [email protected] - это одно и то же с точки зрения Gmail.

7. «Умные» ярлыки.

Gmail по умолчанию сортирует письма по четырем категориям: «Соцсети», «Промоакции», «Оповещения» и «Форумы», а остальные сообщения попадают в «Несортированные». Если вас такое положение дел не устраивает, все можно поменять. Нажимаем на шестеренку, затем «Папка «Входящие», и отмечаем галочками нужные нам вкладки.

8. Значок непрочитанных сообщений.

Если вы как я — любите держать в браузере кучу открытых вкладок и хотите видеть, есть ли у вас непрочитанные письма, не переходя на вкладку Gmail, вам может понравиться такая функция, как отметка о количестве непрочитанных сообщений.

И снова, «Настройки» > «Лаборатория» > «Значок непрочитанных сообщений» и отмечаете «Включить».

Маленькая циферка будет указывать, сколько новых писем ждут своей очереди в почтовом ящике.

9. Звезды.

Многим пользователям Gmail известно, что можно быстренько пометить какое-либо важное письмо желтой звездочкой. Однако не все знают, что сервис предоставляет целый ряд символов, различающихся по форме и цвету.

Переходим в «Настройки» > «Общие» > «Звезды» . Здесь можно выбрать приглянувшиеся вам символы. Если вы относитесь к разряду любителей лепить цветные стикеры на все и вся — это для вас.

10. Пользовательские темы оформления.

Надоели стандартные темы от разработчиков? Создай свою!
Это конечно относится не столько к эффективности, сколько к удовольствию от использования сервиса, но тем не менее. Про удовольствия тоже не стоит забывать.

Заходим в «Настройки»> «Темы» > «Пользовательские темы оформления» .

Здесь можно выбрать светлую или темную цветовую схему для будущей темы или загрузить собственные изображения. Ура!

А какими фишками Gmail вы пользуетесь? Оставляйте свои отзывы и вопросы в комментариях!