Типовой шаблон положения о структурном подразделении

Типовой шаблон положения о структурном подразделении

Требования к содержанию положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов в компании нет, то при разработке положения можно использовать типовой шаблон положения о структурном подразделении (см. Таблицу 1).

В любом случае при разработке положения необходимо исходить из того, что в нем должны быть указаны:

Место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т.д.),
- какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия),
- структура подразделения,
- непосредственный руководитель подразделения,
- основные задачи подразделения,
- функции, права, ответственность подразделения.

Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

Пример 1

Рассмотрим этапы разработки положения о структурном подразделении на примере разработки положения о кадровой службе (см. Пример 2).

Положение о кадровой службе регламентирует порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента компании. Положение о кадровой службе устанавливает:

Статус кадровой службы в иерархической структуре компании;
- цели и задачи кадровой службы;
- функции кадровой службы компании;
- взаимоотношения кадровой службы с другими подразделениями компании;
- права и ответственность сотрудников кадровой службы.

Этапы разработки Положения о кадровой службе

1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы. Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что. 2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий. 3. Составление проекта Положения, определение его структуры и содержания разделов (см. Таблицу 2). Таблица 1

4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения.

Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании - позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании . К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.

Часто в компаниях возникает ситуация непонимания менеджерами среднего звена круга задач и функций кадровой службы, так как они видят в ней лишь подразделение, основная задача которого - ведение кадрового делопроизводства. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о кадровой службе поможет изменить сложившиеся стереотипы и представления.

5. Согласование и подписание документа.

Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права и обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений. Виды положений:

Положение об организации (было рассмотрено в предыдущем вопросе);

Положения о структурных подразделениях организации,

Положения о коллегиальных (совещательных) органах,

Положение о персонале.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

Положение об организации относится к учредительным документам. В учредительных документах некоммерческой организации должны определяться наименование некоммерческой организации, содержащее указание на характер ее деятельности и организационно-правовую форму, место нахождения некоммерческой организации, порядок управления деятельностью, предмет и цели деятельности, сведения о филиалах и представительствах, права и обязанности членов, условия и порядок приема в члены некоммерческой организации и выхода из нее (в случае, если некоммерческая организация имеет членство), источники формирования имущества некоммерческой организации, порядок внесения изменений в учредительные документы некоммерческой организации, порядок использования имущества в случае ликвидации некоммерческой организации и иные положения, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях".

Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Представительства и филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

Структура положения:

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:

В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел "Основные задачи" – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе "Права и обязанности" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителем других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность коллегиальных (или совещательных) органов.

Положения о коллегиальном (или совещательном) органе могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о коллегиальном (или совещательном) органе. Текст положения может включать следующие разделы:

В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование коллегиального (или совещательного) органа, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создан и действует орган, чем он руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется.

Раздел "Основные задачи" – это перечень проблем, решаемых коллегиальным (или совещательным) органом и определяющих характер и направления его деятельности.

В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должен выполнять коллегиальный (или совещательный) орган для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику его деятельности.

В разделе "Права и обязанности" перечисляются действия, которые обязан осуществлять коллегиальный (или совещательный) орган в лице его председателя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды ответственности, которую может нести председатель коллегиального (или совещательного) органа в случае невыполнения органом своих обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются основные документы, создаваемые коллегиальным (или совещательным) органом; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет; устанавливаются периодичность и сроки представления.

Положения о коллегиальном (или совещательном) органе подписываются председателем и утверждаются руководителем организации. Положения о коллегиальном органе могут утверждаться распорядительным документом, если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Положение о персонале – правовой акт, в котором отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила делового поведения (деловой этики) и др.

Похожая информация.

Наиболее разнообразная и наименее регламентированная группа документов организационно-правового характера представляет положения об отделах, образцы которых можно найти в любой организации, регламенты, инструкции, правила. Их разработкой занимаются соответствующие службы предприятий по всем направлениям работы компании.

Сущность документа

Положения об отделах, образцы которых зачастую находятся у кадровых работников организации, - это правовые акты, которые устанавливают базовые правила работы компаний, их подразделений структурного типа, подведомственных нижестоящих учреждений, предприятий и организаций.

Другая трактовка положения - это сборник правил, которые регулируют определенные направления деятельности (политическое, культурное, хозяйственное и тому подобное).

Отдельная группа документов разрабатывается для урегулирования совокупности трудовых, организационных, иных отношений по разным конкретным вопросам. Например, образец типового положения об отделе кадров, положение о документообороте и прочее.

Помимо типовых актов разрабатываются документы индивидуального характера. Цель разработки этих положений вышестоящими организациями - регулирование деятельности конкретных подведомственных структур, подразделений, органов и т. д.

Положения об отделах, образцы которых разрабатываются на каждом предприятии, относятся к нормативным локальным актам. Их цель - регламентация всех направлений работы конкретных подразделений компании.

Положения об отделах по образцу оформляются на бланках общего типа и включают следующие реквизиты:

• Название предприятия.
• Наименование типа разработанного акта.
• Дата составления документа.
• Регистрационный порядковый номер акта.
• Место составления документа.
• Гриф «Утверждено».
• Текст документа.
• Подпись руководителя организации.

Приказ об утверждении положения об отделе (образец ниже) составляется сотрудниками отдела кадров и подписывается руководителем предприятия.

Положения о структурных подразделениях состоят в большинстве случаев из шести разделов:

1. Общие сведения.
2. Задачи и цели подразделения.
3. Функции отдела.
4. Права и обязанности структурного подразделения.
5. Ответственность отдела.
6. Взаимоотношения подразделения с другими структурными единицами.

Общие сведения

В общих сведениях положения об отделе (образец раздела ниже) указывается следующая информация.

• Полное название структурного отдела (и сокращенное, если в уставных документах оно зафиксировано).
• Указание на место, которое занимает подразделение в структуре предприятия (организации).
• Определение степени экономической и хозяйственной самостоятельности.
• Информация о том, кому непосредственно подчиняется указанное подразделение.
• Сведения о должности лица, которое занимается руководством структурного отдела, порядке его назначения (освобождения) от должности.

Образец положения об отделе кадров предприятия разрабатывается одним из первых, так как указанные субъекты занимаются приемом новых сотрудников.

Отдельный пункт первого раздела акта - список базовых правовых, нормативных, инструктивных, директивных документов, которые взяты за основу для деятельности подразделения.

Если в отделе содержится делением на подотделы, секторы, в общие положения может включаться подпункт о внутренней структуре. В этом подразделе содержатся сведения о внутреннем делении отдела, указывается название (полное, сокращенное), должности руководителей каждого их подразделений с указанием непосредственно подчиняющихся лиц и органов.

Заключительный пункт содержит информацию о том, имеется ли в подразделении отдельная печать. Если она присутствует, указывается описание предмета, назначение, условия его хранения.

Задачи и цели подразделения

Положение об отделе кадров, образец которого был представлен выше, и других организационных структурных подразделениях во втором разделе содержит цели и разработанные на их основе задачи. Этот пункт должен оправдывать существование соответствующего отдела в структуре организации.

Цели, которые ставит перед подразделением руководство, должны отвечать требованиям реальности, долгосрочности и связи между собой и другими планами, и задачами предприятия в целом.

Функции отдела

Образец положения об отделе кадров и других структурных подразделениях должен содержать полный список функций конкретного отдела с распределением, какие полномочия возлагаются только на указанный субъект, а какие - на подразделение совместно с другими отделами.

Если какие-либо функции имеют общий характер, в разделе указывается, в какой форме в процессе реализации полномочий участвует тот или иной отдел. При наличии внутренней структуры расписываются названия каждого подотдела и его функциональные обязанности.

Права и обязанности структурного подразделения

В четвертом разделе документа (образец положения о юридическом отделе организации ниже) содержатся сведения о правах и обязанностях структурного подразделения.

Указанный пункт содержит перечень правомочий данного подразделения и обязанностей, которые оно несет в процессе осуществления своей деятельности. Также в разделе фиксируется характеристика прав специфического характера, которые не имеют аналогичные отделы структуры.

Если подразделение наделено какими-либо правомочиями по отношению к другим структурным единицам, в отдельной графе указывается, в каком объеме может реализовываться субъектом узаконенная возможность предлагать (требовать, запрещать, использовать) что-либо от подчиненного отдела.

Объем прав устанавливается в зависимости от того, в какой степени их реализации поможет эффективно исполнять возложенные обязанности и осуществлять функции.

Ответственность отдела

Раздел об ответственности считается одним из важнейших в акте (например, в положении о юридическом отделе организации, образец которого был представлен выше). В нем фиксируются виды административной, дисциплинарной и в исключительных случаях уголовной ответственности.

Большая обязанность лежит на сотрудниках отдела закупок (образец положения ниже), что напрямую зафиксировано в соответствующих федеральных законах.

Зачастую санкционные меры применяются только к руководителю соответствующего подразделения, если он ненадлежащим образом исполняет возложенные на него обязанности. Также раздел должен содержать точные формулировки ответственности экономического типа по отношению к ведению хозяйственного внутреннего расчета.

Взаимоотношения подразделения с другими структурными единицами и организациями

Важный аспект работы подразделений - взаимодействие отделов внутри организации и с внешними субъектами. Большую роль здесь играет положение о юридическом отделе (образец представлен в статье), в котором должны отражаться способы реализации полномочий вне предприятия, так как специалисты правовой сферы по специфике работы часто взаимодействуют со сторонними лицами и организациями.

В шестой части должен фиксироваться процесс документооборота внутри подразделения и при взаимодействии с другими отделами. Здесь же указывается перечень базовых документов, которые должны разрабатывать соответствующие структурные подразделения лично и совместно с иными отделами.

Важный аспект шестого раздела - определение периодичности и сроков предоставления разработанных актов.

В конце деловой бумаги, который завершает составленный акт, ставится подпись начальника структурного подразделения и отметка об утверждении документа руководителем всего предприятия.

Положение о коллегиальных и совещательных органах

Отдельным пунктом стоит положение о коллегиальных и совещательных органах. Оно является документом организационного типа, который имеет нормативно-правовой характер.

Рассматриваемое положение включает следующие подпункты:

• состав;
• особенности порядка формирования;
• компетенция;
• порядок деятельности;
• права и обязанности.

Органы совещательного или коллегиального типа могут быть руководящими (например, правление, совет директоров) и специализированными (ученый, научно-технический или педагогический совет).

В положении о совещательном или коллегиальном органе фиксируются следующие сведения:

1. Статус субъекта.
2. Порядок составления планов работы.
3. Особенности подготовки рассматриваемых на заседании материалов.
4. Внесение одобренных материалов и других бумаг на рассмотрение.
5. Порядок исследования документов и принятия итогового решения, вынесенного в рамках заседания.
6. Ведение письменного протокола.
7. Оформление итогового решения.
8. Порядок оглашения решения перед всеми исполнителями.
9. Обеспечение проводимых заседаний материально-техническим оснащением.

Особенности составления некоторых положений

Положение о персонале может составляться в отношении всех сотрудников или работников отдельного подразделения. Например, положение о коммерческом отделе (образец ниже) может разрабатываться отдельно, а о членах структурного отдела - отдельно.

В документе, касающемся персонала, должны отражаться следующие аспекты:

• вопросы социального и профессионального развития членов рабочего коллектива;
• установление основных принципов взаимоотношений трудового характера между персоналом и работодателем;
• определение способов организации работы;
• раскрытие кадровой концепции предприятия - принципов и системы найма, составления планов, стимулирования работоспособности, политика в социальной сфере компании и т. д.;
• формулировка взаимной ответственности персонала и работодателя.

Положение об отделе персонала, образец которого взят из практики делопроизводства зарубежных стран, - это документ, призванный регулировать социально-трудовые отношения в процессе формирования в стране организаций и предприятий коммерческого типа в период становления института частнособственнических отношений.

В связи с тем, что появление нового типа актов связано с возникновение финансово-коммерческих отношений, возросла роль соответствующих документов. Положение о коммерческом отделе, по образцу которого зачастую составляется акт, регулирующий особенности работы персонала, вместе с рассматриваемым документом разрабатывается профильными специалистами: работниками отдела оплаты и организации труда, кадровыми подразделениями, юридической службой и т. д.

Группу сотрудников в большинстве случаев возглавляет директор по персоналу, заместитель начальника отдела развития предприятия или сам руководитель компании. Трудовой кодекс не содержит требований к составлению положений подобного типа. В связи с этим его пункты не имеют отношения к гражданам, которые оказывают организации услуги по гражданско-правовым договорам.

Положение о персонале содержит принципы построения взаимоотношений между администрацией и сотрудниками, в перечень которых включаются следующие аспекты:

• соблюдение норм законодательства;
• равноправие субъектов;
• добровольность взятия обязательств;
• полномочность законных представителей субъектов;
• недопущение обязательного или принудительного труда, дискриминации в рабочем процессе;
• реальность исполнения взятых обязательств.

В процессе разработки положения работодатель должен учитывать указанные принципы взаимодействия сторон, а также иные правила построения взаимоотношений между работодателем и сотрудниками. Несоблюдение зафиксированных требований может повлечь за собой привлечение к социальной и юридической ответственности.

Зачастую собственники предприятий требуют включения пунктов о запрете на высказывание критики в отношении политики компании при разговорах с конкурентами, клиентами. Кроме того, не допускается разглашение сведений о трудностях, которые имеются у предприятия, посторонним лицам. Также категорически запрещено совершать действия, подрывающие репутацию организации.

Единых макетов и форм рассматриваемого положения нет. Поэтому каждое предприятие должно разрабатывать акт самостоятельно.

Следующий особый тип положения - акт о моральном и материальном поощрении. Он считается документом локального типа, поэтому страховые и пенсионные органы при возникновении спорных моментов в отношении выплат часто не принимают разработанные на предприятии акты.

Цель разработки положения - мотивирование работников в повышении качества производительности выполнения поставленных перед сотрудниками задач, добросовестном и своевременном исполнении обязанностей, увеличении степени ответственности.

Документ должен содержать следующие разделы:

• принципы применения поощрительных мер;
• базовые показатели оценки эффективности работы;
• виды, меры, формы поощрения;
• порядок выбора работников;
• компетенция руководителя в отношении применения мер;
• основания для поощрения сотрудников (распоряжение, приказ);
• процедура проведения соответствующих мероприятий.

Зачастую акты о применении мер поощрения составляются в рамках действия положения о финансовом отделе предприятия, образец которого разрабатывается вместе с другими подобными документами.

Подписанием соответствующих бумаг занимаются заместители руководителя предприятия, регулирующие работу указанных сфер (зачастую большую часть положений составляют кадровые сотрудники и специалисты юридического отдела).

В организации чаще всего предусматривается необходимость визирования всех составляемых документов начальником юридической службы или иным должностным лицом, которое отвечает за правовой аспект деятельности предприятия.

Некоторые компании требуют, чтобы проверку составляемых документов проводил также главный бухгалтер, особенно, если положение предусматривает большие финансовые затраты. Окончательное визирование осуществляет руководитель предприятия.

Макет структуры документа

Пункты рассматриваемого документа схожи с разделами положения об отделе бухгалтерии (образец ниже) и других подразделений предприятий. Акт должен раскрывать следующие аспекты работы компании:

1. Положения общего характера.
2. Базовые принципы построения работы предприятия и взаимоотношений между руководством организации и персоналом.
3. Порядок фиксирования трудовых правоотношений.
4. Основные правомочия и обязанности работодателя.
5. Права и обязанности сотрудников компании.
6. Время труда и отдыха.
7. Порядок оплаты труда.
8. Социальные гарантии.
9. Способы повешения квалификации сотрудников.
10. Обеспечение занятости работников.
11. Дисциплинарные меры воздействия (взыскания и поощрения).
12. Заключительные пункты.

Если на предприятии разработан документ в отношении персонала, то новых работников знакомят с положением до того, как подписать трудовой контракт.

Положения об отделах и структурных подразделениях, образцы которых имеются на каждом предприятии, разрабатываются с целью регулирования работы всех отделов организации, распределения обязанностей между ними, фиксирования правомочий каждого субъекта компании и определения пределов ответственности каждой единицы, входящей в структурную систему компании.

4. Методические рекомендации по изучению дисциплины

Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления

Опорный конспект лекции

13.1. История делопроизводства в России

13.2. Делопроизводство как функция управления, его место среди других управленческих функций

13.3.Разграничение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (доу) и информационно-документационное обеспечение управления

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

Опорный конспект лекции

14.1. Современная структура управления документацией в России

14.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией

14.3. Основные современные нормативно-методические документы по делопроизводству

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов

Опорный конспект лекции

15.1. Унификация управленческих документов. Цель, объекты и методы унификации документов

15.2. Понятия «унифицированная форма документа», «унифицированная система документации». Основные принципы разработки усд

15.4. Международная организация стандартизации (iso), общая характеристика ее деятельности

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов

Опорный конспект лекции

16.1. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа

16.2. Понятие «формуляр документа». Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец

16.3. Понятие «бланк» документа. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые Государственным стандартом

Управление делами приказ

Федеральная архивная служба россии

16.4. Требования к оформлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации

Комитет по содержанию жилищного фонда

Формуляр-образец внешнего документа на угловом бланке

Формуляр-образец внешнего документа на продольном бланке

Формуляр-образец внутреннего документа на угловом бланке

Формуляр-образец внутреннего документа на продольном бланке

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов

Опорный конспект лекции

17.1. Состав постоянных и переменных заголовочных реквизитов

17.2. Требования к оформлению постоянных реквизитов заголовочной части управленческого документа

Министерство труда и социального развития российской федерации

17.3. Требования к оформлению переменных реквизитов заголовочнгй части документа

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов

Опорный конспект лекции

18.1. Состав оформляющих реквизитов управленческих документов

18.2. Назначение подписания документов. Использование факсимильной подписи. Электронная подпись

18.3. Согласование документов. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление и место в формуляре документа

18.4. Печати и штампы, их виды и назначение. Государственная гербовая печать. Порядок и место проставления печати на документах

18.5. Отметки на документах как отражение этапов их прохождения и исполнения

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов

Опорный конспект лекции

19.1. Состав реквизитов содержательной части документа. Требования к тексту управленческого документа

19.2. Рубрикация текста документа

19.3. Унификации и стандартизация текстов управленческих документов

19.4. Заголовок и приложение как элементы содержательной части служебного документа, их назначение и оформление

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации

Опорный конспект лекции

20.1. Понятие «классификация документов». Классификация управленческих документов

1) По видам деятельности:

10) По стадиям создания:

11) По срокам хранения:

12) По функции управления:

20.2. Система организационно-правовых документов, их назначение и содержание

20.4. Учредительные документы: устав, учредительный договор, положение об организации. Правила их составления и оформления

20.5. Положения. Правила их составления и оформления

20.6. Инструкции. Правила их составления и оформления

20.7. Регламент. Правила как вид организационного документа

20.8. Структура и штатная численность организации, штатное расписание. Правила их составления и оформления

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 21. Система распорядительной документации

Опорный конспект лекции

21.1. Назначение и состав распорядительной документации. Способы принятия управленческих решений

21.2. Этапы подготовки проекта распорядительных документов

21.3. Общие правила составления и оформления распорядительных документов

21.4. Согласование и подписание распорядительных документов

21.5. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе коллегиальности

21.6. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия

00.00.200__ №

12.05.2008 № 26-Л/с

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 22. Система информационно-справочной документации

Опорный конспект лекции

22.1. Назначение и состав информационно-справочной документации в управленческой деятельности. Особая роль информационно-справочных документов в процессе принятия управленческих решений

22.2. Подготовка, составление и оформление докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, представлений, справок, сводок, перечней, списков, заключений

22.3. Служебная переписка. Классификация служебных писем. Правила их составления и оформления

22.4. Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления

22.5. Акт, протокол, их разновидности, правила составления и оформления

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

Тема 23. Документы личного характера

Опорный конспект лекции

23.1. Назначение и состав документов личного характера

23.2. Правила составления и оформления личного заявления, автобиографии, резюме, личной доверенности, расписки

23.3. Правила составления и оформления характеристики, отзыва, рекомендации, ходатайства

Характеристика на __________________________________

Контрольные вопросы для самопроверки:

Литература

5. Заключение

1. Основные выводы по содержанию прочитанного материала

2. Практические рекомендации по организации самостоятельной работе и подготовке к экзамену

6. Темы курсовых работ по курсу

Оглавление

Глава 1. Наименование главы (точка в конце не ставится) 5

7. Вопросы к экзамену по курсу «документационное обеспечение управления.

Часть 2. Основы делопроизводства»

Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления

Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов

Тема 16. Бланки и формуляр управленческих документов

Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов

Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов

Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов

Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации

Тема 21. Система распорядительной документации

Тема 22. Система информационно-справочной документации

Тема 23. Документы личного характера

9. Словарь основных терминов

20.5. Положения. Правила их составления и оформления

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу организационно-правовых документов представляют собой положения, инструкции, регламенты, правила. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по делопроизводству).

Положение - это:

правовой акт, устанавливающий основные правила деятельности организаций, их структурных подразделений, а также нижестоящих (подведомственных) учреждений, организаций и предприятий;

свод правил, регулирующих определенное направление деятельности (культурное, политическое, хозяйственное и др.).

В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу, например: «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях»; «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»; «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете»; а также положения о проведении конкурсов, смотров, фестивалей и других мероприятий.

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур, а индивидуальные - для конкретной организации, органа, структурного подразделения и пр.

Положение о структурном подразделении - нормативный акт, основной целью которого являются регламентация направлений деятельности данного подразделения.

Документ оформляется на общем бланке организации и включает в себя реквизиты:

наименование организации,

наименование вида документа,

регистрационный номер документа,

место составления,

заголовок к тексту,

• гриф утверждения,

Положение о структурном подразделении, как правило, состоит из следующих разделов:

1) «Общие положения» - приводятся полное и сокращенное (если оно имеется) наименования структурного подразделения, характеризуется его место (статус) в организационной структуре организации, определяется степень его хозяйственной и экономической самостоятельности. Здесь же приводится информация о подчиненности данного подразделения руководству предприятия, конкретно указывается должность лица, непосредственно руководящего подразделением, порядок назначения и освобождения его от занимаемой должности.

Отдельным пунктом приводится перечень основных нормативных, правовых, директивных и инструктивных документов, которыми подразделение руководствуется в своей работе. В случае если подразделение содержит какие-либо внутренние деления (например, отдел подразделяется на несколько секторов), в раздел включается пункт «Внутренняя структура». В нем содержится перечень внутренних подразделений, даются их полное и сокращенное наименования, наименование должности руководителя каждого внутреннего деления с указанием, кому непосредственно они подчиняются.

В заключительном пункте раздела «Общие положения» содержится информация о наличии в подразделении печати, ее описание, назначение и условия хранения.

2) «Цели и задачи подразделения» - формулируются основные цели и задачи подразделения, его основное назначение, оправдывающее существование подразделения в структуре предприятия. Цели должны быть долгосрочными, реальными и тесно увязанными как между собой, так и с целями предприятия (организации) в целом.

3) «Функции» - содержится полный перечень функций подразделения с указанием, какие из них выполняются подразделением целиком, а какие - совместно с другими подразделениями. В этом случае уточняется форма участия.

При наличии в подразделении отделов в текст раздела вводятся соответствующие их названиям подразделы, в которых аналогичным образом дается описание функций для каждого деления.

4) «Права и обязанности» - содержится перечень полномочий, которые реализуются данным подразделением; дается характеристика специфических прав, которыми обычно не обладают аналогичные структуры. Под правом подразделения в отношении других структурных подразделений понимается узаконенная возможность требовать (предлагать, использовать, запрещать) выполнения каких-либо действий или предоставления какой-либо информации. Права подразделения обычно устанавливаются в объеме, необходимом для эффективной реализации его функций.

5) «Ответственность» - устанавливаются виды дисциплинарной, административной (в необходимых случаях – уголовной) ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. В разделе точно формулируется экономическая ответственность подразделения в рамках внутреннего хозяйственного расчета.

6) «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» - содержится характеристика различного рода взаимосвязей с другими структурными подразделениями внутри предприятия (организации) и вне ее. Здесь же регламентируются документационные потоки подразделения, указывается перечень основных документов, создаваемых им, и документов, разрабатываемых совместно с другими подразделениями, а также периодичность и сроки представления документов.

Положение о структурном подразделении подписывается его руководителем и утверждается, как правило, первым лицом предприятия (организации).

Положение о коллегиальных и совещательных органах - организационно-правовой документ, имеющий нормативный характер и определяющий состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов. Коллегиальные (совещательные) органы могут быть как руководящие (совет директоров, правление), так и специализированные (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.) (8).

Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет:

статус коллегиального или совещательного органа;

порядок планирования работы;

порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

внесение материалов на рассмотрение;

порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

ведение протокола заседания;

оформление решений;

порядок доведения решений до исполнителей;

материально-техническое обеспечение заседаний.

В ряде коммерческих организаций разрабатывается Положение о персонале. Это документ, в котором:

отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива;

устанавливаются основные принципы трудовых взаимоотношений между администрацией и персоналом;

определяются способы организации труда;

раскрывается кадровая концепция предприятия - системы и принципы найма, кадрового планирования, стимулирования труда, социальная политика предприятия;

формулируется взаимная ответственность администрации и персонала.

Положение о персонале - документ, заимствованный из зарубежной практики делопроизводства, - стало активно использоваться для регулирования социально-трудовых отношений в период формирования в современной России института частной собственности и появления первых коммерческих организаций.

В разработке положения о персонале должны принять участие различные профильные специалисты - отдела организации и оплаты труда, отдела кадров, юридического отдела и иных подразделений организации. Возглавляет группу, как правило, директор по развитию или заместитель руководителя организации по управлению персоналом.

В Трудовом кодексе РФ не содержится указание по данному документу. Поэтому положение о персонале НЕ распространяется на лиц, выполняющих работу (оказывающих услуги) на основе гражданско-правовых отношений.

В положении о персонале определяются принципы взаимоотношений персонала и администрации, основными из которых являются:

соблюдение ном законодательства;

полномочность представителей сторон;

равноправие сторон;

добровольность принятия обязательств;

недопущение принудительного или обязательного труда и дискриминации в сфере труда;

реальность обеспечения принимаемых обязательств.

При разработке положения о персонале необходимо учитывать эти, а также другие принципы взаимоотношений персонала и администрации, за несоблюдение которых возможна социальная, но только не юридическая ответственность.

Очень часто собственники компаний требуют включить в положение обязательство персонала не критиковать политику компании при общении с клиентами и конкурентами, а также запрет на сообщение о временных трудностях компании кому-либо вне компании, на совершение действий, подрывающих репутацию компании.

Единых форм и макетов положения о персонале нет. В каждой организации они разрабатываются самостоятельно.

Один из возможных макетов структуры текста следующий:

Общие положения.

Основные принципы организации труда в компании и взаимоотношений руководства компании и персонала.

Порядок оформления трудовых отношений.

Основные права и обязанности персонала.

Основные права и обязанности руководства компании.

Рабочее время и время отдыха.

Оплата труда.

Социальный пакет.

Повышение квалификации персонала.

Гарантии занятости персонала.

Меры дисциплинарного воздействия (поощрения и взыскания).

Заключительные положения.

Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала. Утверждается документ на Совете директоров.

Если в организации есть положение о персонале, то принимаемых работников знакомят с ним под расписку ещё ДО подписания трудового договора.

Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

Положение о материальном и моральном поощрении - локальный документ, поэтому органы пенсионного и социального страхования при возникновении споров в отношениях тех или иных выплат зачастую не принимают во внимание данный документ как аналог положения о премировании.

Цель положения о материальном и моральном поощрении - заинтересовать работников в большей производительности труда, в повышении качества выполнения задач, возложенных на них, своевременном и добросовестном исполнении трудовых обязанностей, повышении уровня ответственности за порученный участок работы.

В положении о материальном и моральном поощрении должны быть определены:

Принципы поощрения.

Основные показатели применения мер поощрения.

Формы и меры (виды) поощрения.

Порядок представления работников к поощрению.

Компетенция руководства организации по применению той или иной меры поощрения.

Основания к применению мер поощрения (приказ руководителя организации, распоряжение иного должностного лица и др.).

Порядок проведения мероприятий по поощрению (торжественная обстановка, собрание трудового коллектива и пр.).

Другие сведения.

Как правило, разрабатывает положение о материальном и моральном поощрении отдел организации и оплаты труда совместно с юридическим отделом и отделом кадров. Составление может быть поручено и отдельным специалистам - инженеру по организации труда, инженеру по кадрам, юрисконсульту, экономисту по труду и др.

Подписывает положение заместитель руководителя организации по управлению персоналом, визирует начальник юридического отдела или иное должностное лицо, ответственное за правовую работу.

Может быть предусмотрено и визирование главным бухгалтером организации (особенно если в положении предусматривается значительное количество форм материального поощрения). Утверждает положение руководитель организации.

Положение об аттестации - документ, в котором регламентируется аттестация работников предприятия: ее цели, принципы и методы, организация работы аттестационных комиссий, содержатся формы характеристик (отзывов), аттестационных карт, аттестационных листов.

"

* правила внутреннего трудового распорядка
* коллективный договор
* положение об оплате труда
* документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
* должностные инструкции, кем разрабатываются их форма и содержание
* порядок изменения должностной инструкции
* варианты должностных инструкций
этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ

Положение о структурных подразделениях

Многие современные государственные и негосударственные предприятия и организации разрабатывают в качестве организационного документа Положение о персонале, в котором помимо общих вопросов развития трудового коллектива могут рассматриваться и другие важные вопросы: повышение квалификации персонала; участие персонала в прибылях; правила делового общения персонала и т.д.
Положение о подразделении является организационно-технологическим документом, понятия:
1. Место подразделения в организационной структуре.
2. Функциональная нагрузка подразделения. Технологическая ответственность в рамках всей организации.
3. Взаимодействие с другими подразделениями организации.
4. Нормативные документы, регулирующие деятельность данного подразделения.
Разработка Положения о подразделении осуществляется непосредственно в подразделении. Ответственным за разработку Положения является руководитель подразделения.
Организации, состоящие из нескольких структурных подразделений, обязаны разработать Положения о структурном подразделении, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности каждого подразделения.
Например , Текст Положения о кадровой службе должен содержать следующие основные разделы.

1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Структура и функции.
4. Взаимоотношения с другими подразделениями организации.
5. Права и обязанности.
6. Ответственность.

Раздел «Общие положения» определяет правовой статус структурного подразделения, закрепляет подчиненность отдела кадров конкретному должностному лицу.
В разделе «Основные задачи» содержатся основные направления деятельности отдела кадров, которые в современных условиях уже не ограничиваются вопросами приема и увольнения работников и оформления кадровой документации, а комплексно решают вопросы формирования эффективно работающего коллектива.
Раздел «Структура и функции» определяет структуру кадровой службы, ее численный состав, конкретную работу каждого подразделения службы.
В раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями организации» определяются служебные взаимоотношения с другими службами и отделами по организационным и производственным вопросам.
Разделы «Права и обязанности», «Ответственность» определяют права и обязанности кадров в связи с возложенными на него функциями, устанавливают ответственность руководителя структурного подразделения за работу отдела кадров и ответственность работников подразделения в соответствии с их должностными инструкциями.
Положение о структурном подразделении после согласования с юристом, с другими должностными лицами утверждается руководителем организации .

Положения о структурных подразделениях

Положения о структурных подразделениях не являются обязательным документом в соответствии с трудовым законодательством, однако именно в них закрепляется распределение «ролей» между подразделениями и сотрудниками внутри одной организации.
Требования к содержанию Положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов у вас нет, то при разработке Положения можно использовать типовой шаблон Положения о структурном подразделении. В любом случае при разработке Положения исходите из того, что в нем должны быть указаны: место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т. д.); какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия); структура подразделения; непосредственный руководитель подразделения; основные задачи подразделения; функции, права, ответственность подразделения. Для того чтобы избежать споров о компетенции и ответственности за выполнение тех или иных функций, тщательно продумывайте содержание Положения о структурных подразделениях и составляйте его как можно более подробным .
Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации

СТАНДАРТ

«Положения о структурных подразделениях»

1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к содержанию, а также общие правила разработки, принятия и регистрации, внесения изменений и пересмотра Положений о структурных подразделениях Общества (далее - Положений о подразделениях, Положений).
Настоящий стандарт применяют все подразделения Общества.
2. Назначение и статус Положений о подразделениях

1. Положение о подразделении - внутренний организационный документ, разрабатываемый с целью организационно-правового закрепления за подразделением функций управления, рационального разграничения полномочий, установления прав, обязанностей и ответственности руководителя подразделения.
2. Положения о подразделениях являются составной частью документации Общества.
3. Положения о подразделениях являются основанием для разработки типовых и, при необходимости, персональных должностных инструкций сотрудников подразделений.
4. Положения о подразделениях разрабатывают в соответствии с действующими организационно-управленческими документами и настоящим стандартом.

Для подразделений, непосредственно подчиняющихся генеральному директору, Положения утверждаются приказом генерального директора. Для других подразделений Положения утверждаются директором, в компетенции которого в соответствии с утвержденной организационной структурой и распределением полномочий находятся данные подразделения
3. Общие требования к построению, содержанию и оформлению Положений о подразделениях.
3.1. Положения о подразделениях в общем случае включают следующие структурные элементы и разделы:

1. титульный лист;
2. наименование;
3. основное назначение;
4. нормативные основания деятельности;
5. структура подразделения;
6. функции подразделения и распределение ответственности;
7. взаимодействия;
8. материальное и информационное обеспечение;
9. обеспечение условий труда и безопасности персонала;
10. делопроизводство и конфиденциальность.

3.2. Состав и порядок расположения разделов Положения, наименования отдельных разделов могут быть изменены с учетом специфики подразделения.
3.3. В разделе «Основное назначение» указывают:

1. место подразделения в структуре предприятия (подразделение может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупного подразделения);
2. подчиненность подразделения (кому подчиняется подразделение - непосредственно генеральному директору или директору по направлению, начальнику управления, службы, отдела и т. д.);
3. целевое назначение (основные задачи) подразделения;
4. порядок создания и ликвидации подразделения (при необходимости).

3.4. В разделе «Нормативные основания деятельности» приводят перечень внешних и внутренних нормативных документов, в соответствии с которыми разработано данное Положение, 3.5. В разделе «Структура подразделения» в соответствии со спецификой подразделения указывают:

1. структуру подразделения, порядок ее формирования и утверждения;
2. порядок назначения на должность, снятия и замещения руководителя подразделения (при необходимости указывают квалификационные требования к руководителю - образование, стаж, квалификационную категорию);
3. основные задачи руководителя подразделения;
4. наличие заместителей, их количество, порядок распределения между ними основных задач подразделения (должностных обязанностей);
5. порядок утверждения Положений о структурных единицах подразделения, утверждения должностных инструкций работников;
6. порядок формирования штата подразделения.

Структуру подразделения отражают:
текстовым способом - путем перечисления структурных единиц (подразделений либо групп работников, выполняющих работы по отдельным направлениям, либо отдельных работников) и описания взаимосвязей между ними;
графическим способом -- в виде схемы, на которой отражены структурные единицы подразделения, административные (сплошные линии) и, по возможности, функциональные (пунктирные линии) взаимосвязи между ними.
3.6. В разделе «Функции подразделения и распределение ответственности» отражают:
основные действия или виды работ, которые выполняет подразделение для решения поставленных перед ним основных задач;
распределение функций (обязанностей) и ответственности между работниками подразделения;
должностные обязанности, персональные права и ответственность руководите ля подразделения в соответствии с действующим законодательством (при необходимости).
Функции излагают в порядке значимости или очередности выполнения.
В Положениях о подразделениях, как правило, указывают, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.
3.7. В разделе «Взаимодействия» описывают:
взаимодействие подразделения с другими подразделениями и должностными лицами на уровне материальных (работы, материальные ценности) и информационных (документы) потоков;
периодичность и сроки выполнения работ, предоставления информации, документов, материальных ценностей;
порядок разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.
3.8. В разделе «Материальное и информационное обеспечение» описывают:
внутренние и внешние источники и порядок обеспечения подразделения оборудованием, мебелью, средствами оргтехники и др.;
организацию учета и сохранности материальных ценностей;
порядок обеспечения нормативными документами, литературой и другими информационными ресурсами.
3.9. В разделе «Делопроизводство и конфиденциальность» приводят номенклатуру дел, ведущихся в подразделении, и указывают должностное лицо, ответственное за делопроизводство. При большом объеме номенклатуру дел приводят в приложении. При необходимости в данном разделе устанавливают виды информации (документов) конфиденциального характера, а также правила обращения с указанной информацией.
3.10 В разделе «Обеспечение условий труда и безопасности персонала» приводят правила поддержания санитарно-гигиенического состояния закрепленных за подразделением помещений и обеспечения безопасности работ либо ссылки на нормативные документы, устанавливающие данные правила, а также указывают ответственных должностных лиц.
4. Разработка, утверждение, введение в действие и регистрация Положений о подразделениях
4.1. Разработку и согласование Положений о подразделениях структурные подразделения осуществляют самостоятельно. Разработку Положения выполняет, как правило, руководитель подразделения.
4.2. Исполнитель разрабатывает проект Положения о подразделении.
4.3. Проект Положения о подразделении согласовывают с вышестоящим руководителем и заинтересованными должностными лицами. Согласование может осуществляться, например, с:
руководителями подразделений, с которыми взаимодействует данное подразделение;
начальником управления кадров;
начальником юридической службы.
Конкретный состав согласующих подразделений и должностных лиц определяет руководитель подразделения,
4.4. Ознакомление сотрудников подразделения с утвержденным Положением организует руководитель подразделения.
5. Изменение, пересмотр и отмена Положений о подразделениях
5.1. Изменения в Положения о подразделениях вносят руководители подразделений в следующих случаях:
при плановом пересмотре Положения;
при реорганизации, переименовании подразделения и изменении его подчиненности, а также изменении штатного расписания;
при изменении нормативных оснований деятельности;
по инициативе руководства и сотрудников подразделения с целью улучшения деятельности.
5.2. Порядок согласования изменений к Положениям аналогичен порядку согласования Положений. Срок внесения изменений - один месяц.
5.3. При необходимости внесения большого количества изменений разрабатывают новую редакцию Положения.
5.4. Плановый пересмотр Положений осуществляют руководители подразделений не реже одного раза в пять лет.
5.5. Отмену действующего Положения о подразделении осуществляют при утверждении новой редакции или ликвидации данного подразделения. При необходимости вносят соответствующие изменения и дополнения в действующие организационно - управленческие документы Общества.