Лицевой счет форма n т 54. Лицевые счета сотрудников по заработной плате

Унифицированная форма Т-54 консолидирует данные по каждому работнику. Форма относится к категории необязательных для ведения документов, в основном она используется в крупных организациях для применения в последующем заполнении статистической отчетности.

Унифицированная форма Т-54 составляется на каждого работника организации за каждый год.

Даты, определяющие расчетный период в документе, высчитываются следующим образом. Если сотрудник проработал весь отчетный год, то расчетный период начинается с 1 января отчетного года и заканчивается, соответственно, 31 декабря. Если сотрудник только устроился на работу в отчетном году, то дата начала периода будет определяться датой трудоустройства. Если работник уволился в отчетном году, дата конца периода будет соответствовать дате прекращения трудовых отношений.

С 1 января 2013 года заполнять форму стало необязательно, как и многие другие унифицированные документы, утвержденные Госкомстатом России. Малые предприятия обычно не используют Т-54, обходясь формами Т-2, Т-49, Т-51. Рассматриваемая форма Т-54 собирает воедино сведения по личным карточкам сотрудников и расчетно-ведомостным документам.

Образец формы Т-54 доступен для скачивания ниже:

Что должно быть отражено в форме Т-54

Унифицированная форма Т-54 содержит годовые данные по основаниям для оплаты труда, удержаний, начислений за месяц.

Заголовок формы отражает информацию об организации-работодателе (название, ОКПО, подразделение) и о самом работнике (например, СНИЛС, ИНН, категория персонала, количество детей).

Таблица в документе состоит из 2 частей. 1-я часть представлена данными, на основании которых рассчитывается месячная оплата труда работника:

• приказы о приеме и увольнении, оговоренный оклад, бонусы, надбавки;
• приказы на предоставление отпусков с фиксацией условий их использования;
• документы - основания для удержаний с выплаты;
• документы - основания для льгот.

Что касается 2-го раздела табличной части, здесь можно найти непосредственно само начисление заработной платы за месяц с учетом удержаний и льгот, перечень выплачиваемых премий, отпускных выплат, подоходного налога, пособий по больничному листу.

Лицевой счет (форма № Т-54) применяется для отражения всех видов начислений заработной платы работника. Он заполняется на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ (нарядов, заказов - нарядов, книги учета выработки и пр.), отработанного времени (табелей учета использования рабочего времени № Т-12 и Т-13).

Отражается информация из приказов (распоряжений) о поощрении работника формы Т-11 и Т-11а, записок – расчетов о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) и при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61), акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма 3 Т-73), листков и справок на доплату, больничных листов и др. документов.

Одновременно производится расчет всех удержаний из заработной платы с учетом полагающихся данному работнику налоговых вычетов, льгот и определяется сумма к выплате на руки.

Правила заполнения лицевого счета

Крупные предприятия открывают лицевой счет на каждого работника, малые предприятия предпочитают использовать расчетно-платежную ведомость (формы Т-49 ), сочетающую в себе функции расчетной (формы Т-51 ), платежной (формы № Т-53 ) ведомости и лицевого счета работника (формы Т-54 и Т-54а ). Лицевой счет заполняется работником бухгалтерии.

Изменения, внесенные в форму Т-54, связаны с изменениями в исчислении налога на доходы физических лиц, введении ИНН и страховых свидетельств государственного пенсионного страхования, сокращением разновидностей оплат, надбавок на большинстве предприятий.

Срок хранения лицевого счета установлен ст. 413 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), и составляет 75 лет ЭПК .

Лицевой счет открывается с приемом работника на работу или с 1 января нового отчетного года на уже работающего сотрудника организации. При приеме работника на работу сведения из личной карточки работника (форма №Т-2) переносятся в его лицевой счет.

В верхней части карточки указывается наименование организации и ее код по ОКПО. Если организация небольшая и не имеет деления на структурные подразделения, то в этой строке ставится прочерк.

В графе Категория персонала указывается категория, к которой относится работница (управленческий персонал, рабочие, служащие). Графа заполняется в тех организациях, где предусмотрено такое деление работников по категориям в штатном расписании.

Далее указывается ИНН , присвоенный работнику налоговыми органами (данные берутся из свидетельства), рядом указывается номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования и код места жительства. Данные сведения облегчают дальнейшее заполнения сведений, представляемых в Пенсионный фонд и заполнение формы 1 и 2-НДФЛ.

В графе Состояние в браке указывается семейное положение сотрудника: женат (замужем), холост (не замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова). Графа необходима для расчета стандартных налоговых вычетов, предоставляемых на ребенка работника.

В графе Количество детей указывается количество несовершеннолетних детей, а также детей, учащихся в дневных учебных заведениях, на которых работнику предоставляются стандартные налоговые вычеты. Сведения об иждивенцах исключены из формы в связи с тем, что такое понятие не содержится в главе 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ и вычеты на них не предоставляются. Раздел прежней карточки о перемещениях уточнен - в новой форме производятся отметки о приеме на работу и переводах работника внутри организации.

Графы 1-9 заполняются на основании приказа о приеме и переводе работника.

В графе 5 Условия труда указывается характер условий труда (опасные, вредные с номером списка, тяжелые, нормальные).

В графами 8 и 9 Сумма надбавок и доплат , которые обычно также устанавливаются приказом. Отметки об использовании отпуска, делается на основании приказов об отпуске работника.

В разделе Удержания и взносы отражаются сведения об удержании сумм из заработной платы работника на основании исполнительных листов, приказов руководителя (например, при недостачах), или по заявлению работника (например, возврат заемных средств, материальная выгода по займам, ежемесячные перечисления по заявлению работника и т.п.).

В графе 18 Вид удержания указывается номер и дата документа, служащего основанием для удержания, например номер и дата исполнительного листа на взыскание алиментов, номер и дата договора займа, приказа о взыскании с работника суммы недостачи, ущерба и т.п.

В графах 19 и 20 указывается период, в течение которого производятся удержания.

В графе 21 указывается твердая сумма (например, при предоставлении займа, возмещении ущерба, перечисление средств по договорам добровольного страхования и т.п.) или процент к сумме получаемого дохода (например, при удержании алиментов).

В графе 22 Размер удержания за месяц указывается твердая сумма, подлежащая удержанию ежемесячно с работника (например, при возмещении ущерба в графе 21 проставляется общая сумма, подлежащая удержанию с работника, а в графе 22 – ежемесячно удерживаемая твердая сумма). Если установлен процент удержаний, например при алиментах, данная графа не заполняется, т.к. при изменении величины заработной платы удерживаемая сумма будет различной.

В графе 23 указывается величина стандартных налоговых вычетов, предоставляемых работнику по ст. 218 НК РФ. Поскольку согласно п. 2 и 3 ст. 221 налоговые агенты по заявлению налогоплательщиков могут представлять профессиональные налоговые вычеты (по договорам гражданско-правового характера, при получении авторских вознаграждений в размере фактически произведенных либо нормативных затрат), в данной графе могут быть отражены такие вычеты. В графе 24 Месяц указывается месяц, за который начисляется заработная плата.

В графах 25-28 указываются коды и количество отработанных часов (дней). Кодироваться могут виды отработанного периода и системы оплаты труда – повременная, сдельная оплата труда, праздничные дни, ночные, вечерние, сверхурочные работы и т.п.

В графах 29-34 указываются суммы начислений из фонда оплаты труда или прибыли предприятия за текущий месяц по видам оплат (сдельно, повременно, премии, за работу сверхурочно, в выходные и праздничные дни, ночное и вечернее время и т.п.). Здесь же указывается сумма полученных доходов в виде натуральной оплаты труда, выплат по договорам гражданско-правового характера, авторским договорам и т.п. Если работнику выплачиваются дивиденды, они также будут отражены в данных графах. Они облагаются по повышенной ставке, как и материальные выгоды, и бухгалтеру необходимо очень тщательно кодировать данные выплаты, т.к. стандартные вычеты представляются работнику только при получении доходов, облагаемых по ставке 13%.

В графе 34 указывается стоимость распределенных социальных и материальных благ, например, оплата из средств предприятия за работника товаров (работ, услуг), питания, лечения, отдыха, обучения, стоимости пребывания детей в дошкольных учреждениях, стоимость подарков, материальная выгода от приобретения товаров (работ, услуг) у физического лица по договору гражданско-правового характера, материальная выгода, полученная работником от приобретения ценных бумаг, товаров (работ, услуг) и др.

В графе 38 подсчитываются итоговая сумма начислений за месяц, в соответствии с п.4 ст. 225 налог на доходы исчисляется в полных рублях.

В графах 39-46 указываются сумма выданного аванса работнику за первую половину месяца, сумма налога на доходы, удержания по заявлению работника, инициативе администрации и т.п.

В графе 47 указывается общая сумма удержаний за месяц. Из суммы, указанной в графе 38 Всего начислено вычитается сумма удержаний, указанная в графе 47. Положительная разница заносится в графу 48 Задолженность за организацией, отрицательная – в графу 49 Задолженность за работником .

В графе 50 указывается сумма, подлежащая выдаче работнику за данный месяц. Лицевой счет подписывается работником бухгалтерии, ведущим расчет заработной платы данного работника.

Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

Унифицированная форма Т-54 — документ, объединяющий в себе всю информацию по работающему в организации сотруднику. Рассмотрим, когда он используется и где можно найти такой бланк.

Когда применяют форму Т-54

Унифицированная форма Т-54 представляет собой документ, составляемый на текущий год по каждому работающему сотруднику. Дата первичного оформления этой формы (начало расчетного периода) соответствует дате приема на работу, дата завершения (окончание расчетного периода) — дате увольнения. За полный год, отработанный сотрудником в организации, даты начала и окончания расчетного периода соответствуют датам первого и последнего дней этого года.

Бланк формы Т-54, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, можно скачать на нашем сайте:

Форма Т-54 не является обязательной к применению. Обычно ее используют в крупных организациях, а небольшие фирмы и ИП считают достаточным ведение личной карточки работника (форма Т-2) и расчетно-платежных или расчетных ведомостей (формы Т-49 и Т-51). Информация, попадающая в личную карточку и в расчетную ведомость, объединена в форме Т-54.

Данные, внесенные в форму Т-54, являются основанием для расчета пенсии и должны храниться в течение 75 лет.

О том, как ведется учет персональных сведений, поступающих в ПФР, читайте в статье «Что такое индивидуальный персонифицированный учет?» .

Как заполнить форму Т-54

В форме Т-54 ежегодно отражаются все сведения, необходимые для начисления производимых выплат, основания для удержаний и ежемесячный расчет выплачиваемых сумм.

В заголовочную часть документа заносятся сведения о работодателе (наименование, ОКПО, название подразделения) и о работнике (Ф.И.О., табельный номер, дата рождения, ИНН, страховой номер ПФР, код места жительства, сведения о семейном положении и наличии детей).

Табличная часть документа представляет собой 2 таблицы, в одной из которых отражены сведения, нужные для расчета ежемесячных выплат по заработной плате:

• приказы, с помощью которых оформляется прием на работу и увольнение, устанавливаются размер заработной платы и доплат, условия труда;
• приказы на предоставление отпусков с фиксацией условий их использования;
• документы на условия производимых удержаний из зарплаты;
• суммы доходов, подлежащие льготированию.

О доходах, освобождаемых от НДФЛ, читайте в материале

Новая форма "Лицевой счет" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Подробнее о применении формы "Лицевой счет":

• Документация по учету труда и его оплате

  53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой... № Т-2), лицевые счета (форма №Т-54, Т-54а) работников и другие... бухгалтерии заполняется Лицевой счет (форма №Т-54) и Лицевой счет (свт) (форма... записей в лицевой счет (форма №Т-54, Т-54а), личную карточку (форма...

• Кадровое делопроизводство: распорядительная документация

  Открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а). Приказ (распоряжение... (№Т-2), лицевой счет работника (№Т-54). Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска... (№Т-2) и лицевом счете (№Т-54). Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении... карточке (№Т-2), лицевом счете (№Т-54), трудовой книжке работника, а также...

• Перевод на другую работу

  В лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а); Ø вносятся... -2), в лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и в... -2), в лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и в...

• Трудовые книжки: порядок ведения

  Открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а). По желанию... -2),в лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и трудовой...

• Горячая линия: Проблемы применения трудового законодательства

  Москве. Когда учет автоматизирован, форма № Т-54 не требуется – При проверке специалисты... лицевой счет по унифицированной форме № Т-54. Однако в нашей бухгалтерской программе... . Дополнительно лицевой счет по форме № Т-54 мы, естественно, не заполняем. Чем... отсутствие лицевого счета по форме № Т-54 не является нарушением. Подтверждают это...

• Общий порядок заключения трудового договора. Документооборот

  Открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а) и вносятся... -53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой...

• Трудовой договор

  53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой...

• Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

  Запись в лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а); Ø заполняется...

• Порядок ведения трудовых книжек

  Открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а). По желанию...

Форма Т-54 является унифицированным бланком для лицевого счета работников предприятий и организаций. Он оформляется на каждого сотрудника при приеме на работу и чаще всего применяется в больших компаниях (маленькие фирмы предпочитают использовать другие, более удобные для них бланки).

Лицевой счет по форме Т-54 является одним из самых важных документов на предприятиях, поскольку в нем указываются подробные личные сведения о сотруднике, количество отработанных часов по каждому конкретному месяцу, зарплатные начисления и удержания.

ФАЙЛЫ

Кто оформляет Т-54

Учет лицевых счетов по заработной плате по форме Т-54 ведет специалист бухгалтерского отдела, он же ежемесячно занимается их заполнением.

Основания для заполнения формы Т-54

Для заполнения личного счета сотрудника по форме Т-54 необходимо пользоваться сразу несколькими документами. Сведения сюда вписываются на основании , табеля учета рабочего времени (как в расчетно-платежную и расчетную ведомость), различного рода приказов – о трудоустройстве, увольнении, переводе, отпуске, взысканиях и поощрениях. Практически все данные, вписываемые в данный бланк, должны быть подтверждены документально.

Заполнение бланка лицевого счёта работника по форме Т-54

Часть 1

Как и любые другие учетные документы, бланк формы Т-54 включает в себя обязательную часть с реквизитами организации. Здесь в соответствующих графах нужно вписать полное наименование предприятия (с указанием организационно-правового статуса), код ОКПО (из регистрационных документов), а также структурное подразделение или отдел, к которому относится сотрудник, на которого оформляется данный лицевой счет.

Ниже вписывается номер документа, расчетный период (тут указывается дата приема на работу нового сотрудника, а в случае, если работник уже давно числится на предприятии, то первый месяц текущего года), а также категория персонала (руководитель, служащий и т.д.).

Далее нужно указать личные данные работника, на которого оформляется Т-54: его ФИО (полностью), табельный номер, присвоенный при трудоустройстве, номер ИНН, код местожительства (узнать можно в территориальной налоговой службе), семейный статус, количество детей (если есть, если нет – прочерк), дату на момент трудоустройства и дату рождения.

Часть 2

Вторая и третья часть документа являются основными и включают в себя большую таблицу, содержащую 49 столбцов, в которые подробнейшим образом вписаны все сведения о работе сотрудника (в т.ч. фактически отработанном времени, начислению зарплаты, удержаниях и т.п.). Рассмотрим столбцы с 1-22.

• С 1 по 8 столбцах указываются данные о приеме на работу, номер приказа о трудоустройстве, структурное подразделение, к которому относится сотрудник, условия труда (количество часов в неделю, график и т.п.), ( или ), а также всевозможные надбавки и премии, при наличии таковых. Если сотрудник увольняется, переводится на другое рабочее место и т.д. – это также необходимо внести в данные столбцы с обязательными ссылками на документы, послужившие основанием для этих действий.

• С 9 по 16 столбцы вносится информация о количестве отпусков и их разновидностях, с указанием на приказы руководства и иные обосновывающие документы, а также точными датами отпускных периодов и общим числом календарных отпускных дней по каждому отпуску.

• С 17 по 21 столбцы фиксируют сведения обо всех удержаниях, принятых в отношении сотрудника (в т.ч по исполнительным листам), тоже с ссылкой на приказ, датой и суммой удержаний.
• В 22 столбец вписывается сведения о налоговых льготах (т.е. стандартного налогового вычета, если таковой имеет место быть).

Часть 3

Последняя, заключительная часть формы Т-54 содержит информацию о начисления и удержаниях, произведенных в отношении сотрудника. При этом следует обратить внимание на то, что данные вносятся помесячно (т.е. построчно). Месяцы обозначаются порядковыми числами от 01 до 12 (столбец 23)

• С 24 по 27 столбец – сюда вносятся сведения о присутствии и отсутствии сотрудника на рабочем месте (общее количество часов по каждому пункту) в течение месяца;
• С 28 до 37 столбец содержит полный перечень начислений сотруднику за отчетный месяц (в т.ч. основной заработок, больничные, отпускные, премии, выплаты по материальной и социальной помощи и т.д.);

• С 38 по 46 столбцы фиксируют всевозможные удержания по работнику (в т.ч. ранее выплаченные авансы, НДФЛ и пр);
• C 47 по 48 столбцах указываются данные о задолженностях сотрудника перед организацией;
• 49 столбец включает в себя сумму начисленных к выдаче средств на основе данных, полученных из предыдущих строк, за месяц работы.

После тщательного внесения информации во все столбцы, бухгалтер, ответственный за оформление лицевых счетов, должен поставить под данным документом свою подпись с обязательной расшифровкой и датой окончательного заполнения.