Обязанности в должностной инструкции. Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция - это локальный акт, в котором определяется место работника в системе управления предприятия, а также закрепляются основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Для чего нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция как вид документа не упомянута в Трудовом кодексе и с формальной точки зрения ее наличие на предприятии не является обязательным. Роль должностных инструкций в том, чтобы упорядочить работу работников всех подразделений и всей организации. Обычно должностные инструкции описывают обязанности и права работников, позволяют оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества. Должностная инструкция является закономерным приложением к трудовому договору. Трудовой договор отвечает на вопрос: "Что работник должен делать на работе?", а должностная инструкция отвечает на вопрос: "Как он должен это делать".
Должностная инструкция представляет собой описание должностных обязанностей каждой единицы штатного расписания или отдельного работника, если его функции отличаются от функционала аналогичных должностей. Должностная инструкция содержит описание конкретных видов работ, выполняемых работником, и содержит требования к профессиональной подготовке. Должностные инструкции содержат характеристики должностей и профессий, описанные в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих» (Постановление Минтруда РФ № 37 от 21 августа 1998 года) и «Тарифно-квалификационных характеристиках по общеотраслевым профессиям рабочих» (Постановление Минтруда РФ № 31 от 10 ноября 1992г.), а также в отраслевых нормативных документах.
Как правило, должностные инструкции создаются для руководителей, специалистов и служащих. Для рабочих должностные инструкции обычно не создаются. Работник, принимаемый на работу по определенной специальности должен обладать и соответствующей квалификацией, требования к которой должны содержаться в трудовом договоре. Для рабочих квалификационные требования содержатся в «Тарифно-квалификационных характеристиках по общеотраслевым профессиям рабочих» (Постановление Минтруда РФ № 31 от 10.11.92 г.), а также в отраслевых нормативных актах. Действия рабочих в определенных ситуациях и по определенным процессам и технологиям обычно закрепляются в производственных инструкциях.

Форма должностной инструкции

Способ оформления должностных инструкций определяет работодатель. Как и любой управленческий документ, должностная инструкция должна соответствовать требованиям ГОСТ Р6.30-2003. Форма должностной инструкции должна найти свое закрепление в «Альбоме форм управленческой документации» организации.

Содержание должностной инструкции

За время использования должностных инструкций было выработано несколько методик их составления. Различаются они между собой как рекомендациями по содержанию, так и рекомендациями по оформлению.
Одной из самых простых является методика, по которой должностная инструкция состоит всего из двух разделов:
1. Основные задачи,
2. Должностные инструкции.
Более сложный вариант включает в себя разделы:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4.Ответственность
Третий подход к структуре должностной инструкции заключается в том, что помимо указанных выше, в должностную инструкцию включаются разделы:
1. Функции.
2. Взаимоотношения (служебные связи).
В ряде организаций используется еще и такой макет должностной инструкции, по которому отдельным блоком приводятся поощрения и взыскания должностного лица.

Состав пунктов должностной инструкции

В разделе «Общие положения», указывается:
- категория должности в соответствии с ОК 016-94 и «Квалификационным справочником»;
- требования к профессиональной подготовке, стажу работы;
- порядок назначения на должность и освобождения;
- перечень нормативных документов, которые работник должен знать и руководствоваться в своей деятельности;
- подчиненность и замещение.

Таб. 1 Раздел «Общие положения»

1	Kатегория должности	Определяется согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, а также по квалификационному справочнику: руководитель, специалисты, другие служащие (технические исполнители).
2	Kвалификационные требования	Разрабатываются на основании разделов «требования к квалификации» Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также Тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников отдельных отраслей.
3	Порядок назначения на должность и освобождения от должности	Определяется в соответствии с принятым в организации порядком замещения должностей, Правилами внутреннего трудового распорядка, иными документами. Kак правило, назначение на должность и освобождение от должности осуществляется приказом руководителя предприятия. Если у предприятия имеются обособленные структурные подразделения (филиалы, представительства, пр.), то полномочиями по назначению на должности и освобождению от должностей наделяются руководители таких подразделений. При разработке этого пункта или группы пунктов следует указать и порядок представления к назначению на должность и освобождения от должности (по представлению какого должностного лица производится назначение, с каким должностным лицом согласовывается назначение и т. д.).
4	Перечень основополагающих организационно-правовых документов, которыми должен руководствоваться работник	В этот перечень, как правило, включаются: - Устав (Положение) предприятия; - Положение о персонале предприятия; - Положение о структурном подразделении, в состав которого входит должностное лицо; - настоящая должностная инструкция; - другие документы.
5	Перечень нормативных правовых документов, которые должен знать работник	Разрабатывается на основе раздела «должен знать» квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и других служащих.
6	Подчинение работника	Называется вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник. Здесь может быть подробно расписано, чьи указания работник выполняет безусловно (т. е. своего непосредственного руководителя), а также чьи указания он выполняет дополнительно (при определенных условиях).
7	Подчиненность работнику	Перечисляются подчиненные работника. Это может быть структурное подразделение, группа лиц, объединенная для решения определенных задач или отдельные лица. Для руководителей подразделений это положение формулируется как руководство работниками. Этот пункт может быть включен и в раздел «Должностные обязанности».
8	Порядок замещения работника в случае его временного отсутствия	Соответствует порядку назначения на должности и освобождения от должностей работников предприятия. Наличие этого пункта необходимо не только работнику, которого будут замещать, но и замещающему для определения своих прав и обязанностей.

В разделе «Функции» указываются основные задачи и направления деятельности, определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, возложенных на работника.
В разделе «Должностные обязанности», указываются конкретные виды работ и обязанности, возлагаемые на работника в соответствии со сложившимся в структурном подразделении распределением обязанностей. Там же перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста, указывается форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и прочее.

В разделе «Права», указываются закрепляемые за работником полномочия, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе «Ответственность», устанавливается персональная ответственность работника в соответствии с федеральными законами и локальными нормативными актами предприятия. Если работник является материально-ответственным лицом, то должностная инструкция наряду с договором о материальной ответственности может определять, каким образом этот работник несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию.
В том случае, если в должностной инструкции определяется ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, следует предусмотреть и критерии оценки, которые позволяют оценить степень выполнения работником своих обязанностей и использования своих прав.
Ошибка! Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.
Кроме перечисленных, в должностную инструкцию могут включаться и другие разделы, например: «Поощрения и взыскания» или «Взаимоотношения (служебные связи)». В последнем перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Ознакомление с должностной инструкцией

Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией, о чем ставится его виза об ознакомлении на самом документе, либо на специальном бланке:

Рис.1 Лист ознакомления

В этом случае лист ознакомления является приложением к должностной инструкции.

Кем разрабатываются должностные инструкции

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. Должностная инструкция обязательно утверждается руководителем организации. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это действие находится в его компетенции. Существует подход, когда работник сам описывает свой функционал, который потом закрепляется в должностной инструкции.

Степень детализации должностной инструкции

Степень детализации определяется каждым работодателем. Единого правила не существует, многотомная инструкция и инструкция в четверть листа – это два полюса крайностей. Не нужно пытаться впихнуть в должностную инструкцию все без исключения действия работника, жизнь многообразнее любой бумаги. Будет достаточно, если в должностной инструкции найдут свое отражение самые основные действия работника, чаще всего повторяющиеся в его повседневной деятельности.

С кем согласовываются должностные инструкции

Должностная инструкция согласовывается с руководителем работника, с юридическим отделом (юрисконсультом) организации. В случае, если она разрабатывается кадровой службой, ее необходимо также согласовывать с руководителями структурных подразделений или должностным лицом, курирующим упомянутое направление деятельности организации.

Кто подписывает и утверждает текст должностной инструкции

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, где работает специалист, на работу которого создается инструкция, утверждает полномочный руководитель организации.

Как часто надо менять текст должностной инструкции

Изменения в должностной инструкции требуются лишь в отдельных случаях, например с изменением функций, переименованием организации и т.д. При увольнении должностных лиц, подписавших и утвердивших должностную инструкцию, изменять реквизиты должностной инструкции не требуется.
Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации. Изменения (дополнения) должностной инструкции доводятся работнику под расписку. Должностные инструкции могут быть заменены или заново утверждены в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной. Последней ситуации можно избежать, если делать инструкцию на специалиста, а не на конкретного работника.

Где хранятся должностные инструкции

Должностные инструкции хранятся там, где им определяет место хранения номенклатура дел организации. Чаще всего, оригиналы должностных инструкций хранятся в отделе кадров (службе персонала), а копии – в соответствующих подразделениях. Отличный вариант получится, если должностная инструкция станет приложением к трудовому договору и будет выдана работнику вместе с его экземпляром трудового договора.

Чтобы понимать, как правильно составлять должностную инструкцию, рассмотрим, что представляет собой данный документ, какое значение имеет должностная инструкция для работодателя, и предложим неформальный подход к ее составлению. Так как в Трудовом кодексе понятие «должностная инструкция» не раскрывается, обратимся за разъяснениями к этимологическим словарям.

Должностная инструкция представляет собой документ, который указывает круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность в компании, на предприятии, фирме. Из данного определения видно, что основной акцент делается на определение круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на конкретную должностную единицу.

Должностная инструкция — это письменный организационно-нормативный документ, четко регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, отчетности, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами в своей деятельности как положений соответствующих законодательных актов, так и внутренних нормативных актов предприятия (приказов, распоряжений).

Должностные инструкции отнесены к группе документов организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия. Они являются частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации, то есть комплекта документов, в котором фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности отдельных должностных лиц или категорий должностных лиц.

В Письме Роструда от 09.08.2007 №3042-6-0 сказано, что должностная инструкция – это не просто формальный документ. Он призван регламентировать организационно-правовое положение работника, его должностные обязанности, права, ответственность, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения.

В должностной инструкции определены обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего конкретную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Круг прав и обязанностей руководителя, директора организации и их заместителей определен в Уставе, а руководителей подразделений-специальными положениями. Такой порядок позволяет работодателю эффективнее распределить обязанности между работниками.

Правильно разработанные, согласованные между собой должностные инструкции обеспечивают:

• рациональное разделение труда между работниками предприятия;
• равномерную загрузку работников;
• оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности;
• возможность своевременного и эффективного контроля работников;
• понимание работниками своей ответственности за конкретные обязанности;
• существенно ускоренное обучение вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности.

Очень важным характерным признаком должностной инструкции является ее тесная взаимосвязь с документами, относящимися к другим группам документации-в частности, с трудовым договором, а также с документами по оформлению дисциплинарных взысканий. Трудовой договор может и сам содержать основные положения должностной инструкции, и многие руководители довольствуются лишь этим документом.

Однако если в трудовом договоре, при описании обязанностей работника, имеется ссылка на то, что ему могут быть поручены не только обязанности, прямо указанные в договоре, но и иные, отнесенные к его компетенции должностной инструкцией и прочими локальными нормативными актами,-в таком случае наличие должностной инструкции в системе документации предприятия-это необходимость.

В случае трудовых споров (как решаемых внутри предприятия, так и в судебном порядке), при определении степени виновности в совершении дисциплинарного проступка, помимо прочего, как правило, принимается во внимание то, насколько полно и точно работник выполнял соответствующие положения должностной инструкции.

Должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом предприятия, подразумевает наличие специфических требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению.

Основные требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции:

• ясность (достигается предельно точным формулированием-как отдельных предложений, так и всего текста в целом);
• информационная емкость (обеспечивается включением в текст предложений, сочетающих минимальное количество слов с максимальной смысловой нагрузкой);
• убедительность (зависит от того, насколько последовательно расположены в тексте его смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит построение всего текста документа).

Оформление должностной инструкции

Существуют и общепринятые форматы должностных инструкций. В общем случае должностная инструкция должна максимально емко, однозначно и понятно освещать следующие вопросы, касающиеся деятельности работника:

• наименование должности и ее место в организационной структуре предприятия;
• задачи, возлагаемые на работника;
• статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности;
• основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику;
• основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и иных нормативно-правовых актов;
• трудовые функции, порученные работнику;
• виды работ или операции, выполняемые работником в рамках порученных ему функций;
• основные требования по охране труда, соблюдение которых является обязательным для работника;
• полномочия работника, их краткая характеристика;
• трудовые отношения работника с другими должностными лицами предприятия;
• меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с невыполнением или ненадлежащим выполнением его трудовых функций;
• порядок внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию.

Функции должностной инструкции

Должностная инструкция выполняет две основные функции:

• структурирует производственные процедуры;
• регулирует деятельность сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу.

Должностная инструкция, в которой права, обязанности и границы ответственности работника четко и в полном объеме зафиксированы документально помогает предотвратить многие конфликтные ситуации, ведущие к применению необоснованных взысканий, что невыгодно ни работнику, ни работодателю.

Должностная инструкция находится в основании иерархии локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. С помощью этого документа руководитель может донести до работника свои ожидания и критерии оценки его деятельности. Отметим, что традиционно должностная инструкция составляется для конкретной должности, то есть речь идет об описании не трудовых обязанностей конкретного сотрудника, а функционала определенной должности.

Задачи должностной инструкции

Рассмотрим задачи, которые поможет решить должностная инструкция в рамках трудовых отношений:

• четко сформулировать трудовую функцию работника;
• скоординировать действия работников, избегая дублирования;
• равномерно распределить нагрузку на работников;
• определить необходимую квалификацию персонала;
• обоснованно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей;
• эффективно проводить аттестацию рабочих мест и персонала;
• при необходимости-обосновать затраты организации на привлечение сторонних специалистов.

ООО «Олимп» воспользовалось услугами стороннего бухгалтера, имея при этом в штате своего. При расчете налога на прибыль ООО «Олимп» учло расходы на оплату данных услуг. Налоговые органы не согласились с таким расчетом, и обратились в суд, ссылаясь на то, что вышеуказанные расходы экономически не обоснованны.

Должностная инструкция, в которой подробно расписаны обязанности штатного бухгалтера, поможет доказать, что спорные затраты являются обоснованными. Из нее будет ясно, что сторонний бухгалтер выполнял задания, не входящие в компетенцию штатного сотрудника.

Многие руководители не понимают, для чего нужна должностная инструкция , и формально относятся к ее составлению. Некоторые компании совсем не составляют этот документ, ограничиваясь ознакомлением работников с их обязанностями в устной форме, оправдывая такое положение вещей попыткой избежать бюрократических проволочек.

Как видно из примера, такое мнение ошибочно, так как должностная инструкция – один из важнейших рабочих документов, который может уберечь работодателя и работника от многих неприятностей и конфликтных ситуаций.

Трудовые отношения – это часть общественных отношений. Изменение первых неизбежно обусловлено развитием последних, при этом, совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц его осуществляющих.

Любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда, управления персоналом и регламентированием этих процессов.

Следует отметить, что Трудовым Кодексом Российской Федерации (далее - ТК РФ), действующим с 1 февраля 2002 года, к числу основных задач трудового законодательства отнесено создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом.

Результатом регламентирования трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией. Хотя требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством, ни для кого не секрет, что в большинстве компаний надлежащей постановке кадровой документации не предают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями законодательно установленных требований.

Кроме того, для большинства кадровиков и руководителей является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов?

Исходя из буквального толкования положений ТК РФ, можно сделать вывод, что некоторые из документов, регламентирующих трудовые отношения, обязательны для каждого работодателя:

· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);

· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);

· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);

· График сменности. При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);

· График отпусков (статья 123 ТК РФ);

· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Кроме того, ТК РФ устанавливает обязанность работодателя по документированию трудовых правоотношений с работником: трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ); прием на работу, увольнение оформляются приказом (распоряжением) работодателя, с которыми работник знакомиться под роспись (статьи 68, 84.1 ТК РФ); обязательно издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ); на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ).

Эти документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

Следовательно, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

1. обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей);

2. факультативные кадровые документы, которые работодатель может принимать в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет самостоятельно.

Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К факультативным кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положения о персонале, должностные инструкции.

Должностные инструкции для работников - большая и актуальная тема. С одной стороны - всеми подчеркивается их необходимость и полезность. С другой - очень часто должностные инструкции рассматриваются как пережитки прошлого, «излишнее бумагомарательство» или составленные однажды по типовой форме, они далее пылятся на полках. Для чего же нужны должностные инструкции и в чем их суть?

Должностная инструкция – многоаспектное понятие, сущность которого проявляет себя, прежде всего, как часть кадровой документации. В чем её практическое значение?

Следует обратить внимание, что должностная инструкция формально не является обязательным кадровым документом, в связи с тем, что ТК РФ не содержит нормы об обязательном наличии у работодателя должностных инструкций.

Однако, это верно только по отношению к частному бизнесу. Например, деятельность бюджетных организаций, органов государственной власти и местного самоуправления регулируется, в том числе и приказами вышестоящих органов. Эти вышестоящие органы, пользуясь своими полномочиями, предписывают разрабатывать и использовать в практической деятельности должностные инструкции. Например, такое предписание содержат:

· Положение о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета Российской Федерации по охране окружающей среды (утверждено Приказом Госкомэкологии РФ от 10 декабря 1997 года №552);

· Требования к составлению должностных инструкций федеральных государственных служащих центрального аппарата управления Министерства Финансов РФ (утверждены Приказом Минфина РФ от 29 февраля 1996 года №63).

В системе государственного управления считается, что должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности, иметь типовую форму и объявляться сотруднику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

В частном бизнесе каждый работодатель в рамках локального нормотворчества в соответствии с трудовым законодательством сам определяет перечень и порядок ведения кадровой документации. Однако объективные тенденции развития российской экономики говорят о том, что цивилизованный подход к регулированию трудовых отношений, включающий прозрачность взаимоотношений работника и работодателя с четко прописанными «правилами игры», постепенно становится одним из базовых условий ведения и развития бизнеса. Трудовое законодательство прямо не предписывает работодателю заниматься разработкой и утверждением должностных инструкций, но, с другой стороны, наличие этих документов выгодно, в первую очередь, самому работодателю. Почему? Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Во-первых, без правильных и грамотно составленных должностных инструкций невозможно эффективное управление персоналом, вне зависимости от профиля и размера бизнеса. Ключевым аспектом управления трудовым процессом, например, в организации является создание её структуры, распределение функций между её элементами. Должностная инструкция - простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально корпоративную структуру, соответствующую динамике и целям развития организации, регламентировать деятельность каждой её единицы.

Наглядная схема соотношения структуры организации и распределения функций приведена ниже:

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Качественно подготовленная должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом и может использоваться в следующих целях:

· Должностная инструкция содержит информацию, необходимую для проведения обоснованного отбора кандидатов на вакантные должности.

· Должностная инструкция облегчает адаптацию нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет - процесс адаптации пойдет значительно легче.

· Должностная инструкция - основа для оценки результатов трудовой деятельности работника и аттестации, для решения вопроса о его продвижении по должностной лестнице и переподготовке (о присвоении квалификационных разрядов, о повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и тому подобное).

· Должностная инструкция упрощает решение проблем связанных с трудовой дисциплиной. Она обеспечивает обоснованность применения мер дисциплинарных взысканий и поощрений, ограничивая как самоуправство руководителей, так и сотрудников, искусно изображающих перегруженность работой. Ложные представления обеих сторон о составе и характере должностных обязанностей заменяются тем, что «написано на бумаге», со всеми вытекающими отсюда последствиями.

· Должностные инструкции используются при ранжировании работ или должностей и последующей разработке положений об оплате труда. Кому и сколько платить? При определении оклада необходимо учитывать различные параметры, содержащиеся в должностной инструкции: квалификационный разряд, совмещение профессий (должностей), сложность работ, наличие полной материальной ответственности, тех или иных условий труда и тому подобное.

· Должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: в ней сообщается, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, она дает ориентиры для повышения уровня профессиональной квалификации работника и самоконтроля.

Во-вторых, должностная инструкция является важнейшим документом, регулирующим взаимоотношения между работником и работодателем. Как государству необходимы четкие законы, и механизмы их реализации, так и работодателю требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей работников и средства обеспечения этих обязанностей. Организационно-управленческая деятельность немыслима без принятия общеобязательных правил и норм, управленческих решений, регламентирующих деятельность каждого работника с учетом специфики организации труда у конкретного работодателя – все это выражается в создании внутренних (локальных) документов.

Локальные нормативные акты - акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. При этом локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

Большинство работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, могут принимать локальные нормативные акты. Поэтому практически все работодатели – как юридические, так и физические лица компетентны издавать должностные инструкции.

Должностная инструкция работника является одним из локальных нормативных актов, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Она регламентирует организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и обеспечивает условия для его эффективной работы.

Как нормативно-правовой документ, должностные инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, например, о необходимости исполнения тех или иных обязанностей, о подчиненности работника определенному руководителю , для определения правомерности тех или иных мер дисциплинарных взысканий и тому подобное.

Должностная инструкция должна находиться в основании иерархии локальных нормативных актов, принимаемых работодателем.

Но, это далеко не все. Основной смысл должностных инструкций - в придании большей прозрачности трудовому процессу. Должностная инструкция - один из ключевых документов, устанавливающих «правила игры», при соблюдении которых работники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персоналом. Она необходимане только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точное определение круга возможных обязанностей работника отвечает интересам обеих сторон трудового договора.

Основными целями разработки должностной инструкции являются:

· рациональное разделение труда;

· повышение эффективности управленческого труда;

· создания организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;

· регламентация взаимоотношений работника и работодателя;

· правильный подбор кадров, их расстановка и использование;

· обеспечение объективности и обоснованности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;

· организация оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;

· укрепление трудовой дисциплины;

· разрешение трудовых споров.

· изучение производительности труда, пересмотр структуры организации.

Значимость должностных инструкций для работника:

· знание того, что от него ожидают и по каким критериям будет оцениваться его деятельность;

· определенность сферы компетентности в отношении своих должностных обязанностей и возможной ответственности в случае их неисполнения по вине работника;

· участие в обсуждении должностной инструкции предоставляет работнику возможность влиять на условия, организацию, критерии оценки своего труда;

· возможность решения проблем, связанных с его трудовой деятельностью.

Должностные инструкции должны быть формальным документом только с точки зрения делопроизводства. С точки зрения управления – это своеобразный паспорт человека: то, зачем его взяли на работу и то, за что его могут уволить.

Не смотря на то, что должностная инструкция не является обязательным кадровым документом и её существование – это право, а не обязанность работодателя, все-таки этот локальный нормативный акт относится к тем документам, который лучше принять, чем проигнорировать.

Трудовая обязанность работников - это мера необходимого поведения, которая требуется от работника работодателем. Заключая трудовой договор, работник берет на себя обязательство выполнять два вида обязанностей.

Первый вид - общие трудовые обязанности, касающиеся всех работников, они закреплены в части 2 статьи 21 ТК РФ.

Перечислим эти обязанности:

· добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;

· соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

· соблюдать трудовую дисциплину;

· выполнять установленные нормы труда;

· соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

· бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;

· незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества).

В новой редакции ТК РФ законодатель отметил, что по соглашению сторон в трудовой договор помимо обязательных и дополнительных условий могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. При этом невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей (5 часть статьи 57 ТК РФ).

Итак, трудовые права и обязанности работника, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также вытекающие из условий коллективного договора, соглашений носят обязательный характер вне зависимости от того, включены они в текст трудового договора или нет.

Второй вид – конкретные трудовые обязанности работника по работе в определенной должности, специальности, профессии у данного работодателя.

При этом законодатель в 4 части статьи 57 ТК РФ указал, что в качестве дополнительного условия трудового договора могут устанавливаться положения об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Следует отметить, что ТК РФ в предыдущей редакции без какой-либо конкретизации относил права и обязанности работника к числу существенных условий трудового договора, то есть новеллой ТК РФ является признание того, что в текст трудового договора в качестве дополнительного условия могут быть включены положения, уточняющие конкретные трудовые права и обязанности работника с учетом специфики работы у данного работодателя. Дополнительный характер этого условия означает, что оно устанавливается по соглашению сторон, и после включения в трудовой договор его исполнение становится обязательным для сторон трудового договора.

Однако дополнительный характер этого условия означает и другое - оно может и отсутствовать непосредственно в тексте трудового договора. Откуда в таком случае работник должен узнать, исполнения каких должностных обязанностей от него ожидает работодатель? В этом случае основным правовым актом, определяющим конкретные трудовые обязанности работника, становится локальный нормативный акт, именуемый «должностной инструкцией». Обязанности работника по занимаемой должности, специальности, профессии могут быть закреплены также в других документах, но менее распространенных, чем должностная инструкция, например, в описании рабочего места, в технологической карте.

Таким образом, любой из вышеперечисленных документов (трудовой договор, должностная инструкция, описание рабочего места, технологическая карта) может определять (уточнять) специфику должностных обязанностей применительно к условиям работы данного работника у конкретного работодателя.

Для того, чтобы должностные обязанности стали обязательными для исполнения необходимо соблюсти следующие условия:

1) трудовые обязанности работника должны быть документально закреплены;

2) работник должен знать о своих трудовых обязанностях, то есть должен быть ознакомлен с ними под роспись. При этом в соответствии с 22 статьей ТК РФ именно в обязанность работодателя входит осуществление действий по ознакомлению работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Следует отметить, что должностные обязанности определяют, не только объем и пределы практического выполнения порученных работнику, согласно занимаемой должности, функций и поставленных перед ним задач, но также и пределы ответственности перед работодателем.

Какие виды ответственности предусматривает трудовое законодательство за неисполнение должностных обязанностей?

Статьей 192 ТК РФ установлено, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания. Законодатель в статье 192 ТК РФ установил следующие меры дисциплинарного взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. При этом применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине ТК РФ не допускает.

Дополнительные меры взыскания возможны только в том случае, если на работника распространяется специальная дисциплинарная ответственность. В части 2 статьи 192 ТК РФ указано, что федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. Так, Федеральный закон от 27 июля 2004 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской федерации» в дополнение к общему перечню взысканий, применяемых к работникам, предусматривает такие взыскания, как предупреждение о неполном должностном соответствии, освобождение от замещаемой должности гражданской службы.

При этом работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение любых из трудовых обязанностей – как, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, так и трудовым договором, локальными нормативными актами.

Кроме того, если неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей работником привели к прямому действительному ущербу для работодателя (под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества)), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества (статья 238 ТК РФ), и установлена причинно-следственная связь между действием работника при исполнении им должностных обязанностей и нанесенным ущербом, работник может быть привлечен и к материальнойответственности.

Дисциплинарная и материальная ответственность - это виды юридической ответственности, к которой работодатель может привлечь работника самостоятельно. Однако, исходя из характера неисполнения должностных обязанностей и последствий, к которым оно привело, может наступать административная и уголовная ответственность. В этом случае, работодатель, например, может инициировать привлечение работника к ответственности через соответствующие правоохранительные органы.

Более подробно с вопросами, касающимися условий привлечения к дисциплинарной ответственности, вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Дисциплина труда».

Кроме того, работодатель может применить финансовые санкции к работникам, но только в одном случае - при неудовлетворительных результатах их работы. Имеются в виду не популярные у некоторых работодателей «штрафы», которые трудовым законодательством вообще не предусмотрены, а санкция, предусмотренная частью третьей статьи 155 ТК РФ, которая устанавливает, что

«при невыполнении норм труда (должностных обязанностей) по вине работника оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной работы».

При этом, только при условии документального закрепления количественных критериев норм труда в локальном акте, например, должностной инструкции, можно при оценке работы разграничить заработную плату на части: нормируемую и гарантированную.

Что означает «неисполнение» должностных обязанностей?

К неисполнению работником должностных обязанностей относится, в частности, нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов руководителя.

В соответствии с ТК РФ самая серьезная ответственность в трудовых отношениях - увольнение по соответствующим основаниям, которое следует за наиболее «тяжкое» нарушение, то есть виновное неисполнение трудовых обязанностей. Так, трудовой договор по инициативе работодателя может быть расторгнут в случае неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание - пункт 5 статьи 81 ТК РФ, а также в случае однократного, грубого нарушения работником трудовых обязанностей - пункт 6 статьи 81 ТК РФ.

Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17 марта 2004 года №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (далее - Постановление Пленума ВС РФ №2), основываясь на судебной практике, дает разъяснения о том, что относится к неисполнению трудовых обязанностей без уважительных причин:

а) отсутствие работника без уважительных причин на работе либо рабочем месте.

По вышеуказанному основанию можно, например, уволить работника за постоянные опоздания, однако причины опоздания должны быть не уважительными.

Перечень уважительных причин законодательно не установлен. На практике уважительными причинами суд может признать вызов в правоохранительные органы и суд, прохождение медосмотра, сбои в работе транспорта, аварии, пожары, наводнения, болезнь работника или его близких родственников и тому подобное.

При наличии реальной возможности, работник должен документально (например, справками из соответствующих организаций, повестками и так далее) подтвердить уважительность причин, в результате которых образовалась невозможность исполнения трудовых обязанностей.

Обратите внимание!

При этом необходимо иметь в виду, что если в трудовом договоре, заключенном с работником, либо локальном нормативном акте работодателя (приказе, графике, должностной инструкции и тому подобное) не оговорено конкретное рабочее место этого работника, то в случае возникновения спора по вопросу о том, где работник обязан находиться при исполнении своих трудовых обязанностей, следует исходить из определения понятия «рабочего места» в части шестой статьи 209 ТК РФ - это «место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя» (включая представителей его администрации или непосредственных руководителей).

б) отказ работника без уважительных причин от выполнения трудовых обязанностей в связи с изменением в установленном порядке норм труда (статья 162 ТК РФ), так как в силу трудового договора работник обязан выполнять определенную этим договором трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (статья 56 ТК РФ).

Обратите внимание!

При этом следует иметь в виду, что отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда не является нарушением трудовой дисциплины, а служит основанием для прекращения трудового договора по пункту 7 статьи 77 ТК РФ.

в) отказ или уклонение без уважительных причин от медицинского освидетельствования работников некоторых профессий, а также отказ работника от прохождения в рабочее время специального обучения и сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, если это является обязательным условием допуска к работе.

Неприменение работником средств индивидуальной защиты, когда это является обязательным условием допущения к работе, также рассматривается как неисполнение им своих трудовых обязанностей и служит основанием для применения к нему мер дисциплинарной ответственности.

Особое внимание следует обратить на пункт 36 Постановления Пленума ВС РФ №2, в соответствии с которым виновным нарушением трудовой дисциплины следует считать и отказ работника без уважительных причин от заключения договора о полной материальной ответственности за сохранность материальных ценностей, если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей составляет для работника его основную трудовую функцию. Такой отказ признается как неисполнение трудовых обязанностей, если работник при приеме на работу был извещен работодателем об основной трудовой функции по обслуживанию материальных ценностей и в соответствии с действующим законодательством с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Именно в должностной инструкции можно подробно закрепить не только должностные обязанности работника, но и конкретизировать понятие «неисполнения» должностных обязанностей.

Прежде всего, неисполнение - это не совершение определенных действий, которые работник должен осуществить для выполнения задачи, поставленной перед ним, то есть фактически бездействие. Однако это может быть и активное действие, на совершение которого установлен запрет. Например, в должностной инструкции менеджера торгового зала можно указать, что он обязан не вступать в споры с представителями контролирующих органов, не создавать им никаких препятствий. Если при проверке организации менеджер совершает активные действия - вступает в спор с государственными инспекторами, не предъявляет им запрашиваемые документы, то в данном случае своими действиями работник фактически не исполняет возложенные на него обязанности.

Обратите внимание!

Перечень обязанностей, прописываемых в должностной инструкции должен содержать только те из них, которые непосредственно связаны с трудовыми отношениями. Поэтому не может, например, считаться неисполнением должностных обязанностей отказ работника выполнить общественное поручение или нарушение им общественного порядка пусть даже по месту работы.

Именно в должностной инструкции необходимо также закрепить тонкие различия между такими понятиями, как «неисполнение» и «ненадлежащее исполнение» трудовых обязанностей, для того, чтобы правильно использовать инструменты воздействия на работника, предусмотренные законодательством. Критерием ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей, по общему правилу, является исполнение обязанностей не в полном объеме, за пределами отведенных для этого сроков (до или после), вследствие чего получен результат, не соответствующий первоначальной цели исполнения. Не всегда несвоевременность исполнения должностных обязанностей предполагает опоздание, задержку. В качестве ненадлежащего исполнения должностных обязанностей, может быть и опережение отведенных сроков, например, отправление документов до согласования действий и так далее.

Особенно важно подробно описать те положения, которые касаются ответственности высшего руководящего состава организации.

Так, ТК РФ предусмотрены специальные основания увольнения за нарушение трудовых обязанностей для этой категории сотрудников:

· принятие необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (пункт 9 статьи 81 ТК РФ);

· однократное грубого нарушение руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей (пункт 10 статьи 81 ТК РФ).

При этом в трудовом законодательстве отсутствует нормативное толкование терминов «однократное грубое нарушение руководителем организации своих трудовых обязанностей» (в чем состоит его отличие от однократного грубого нарушения трудовых обязанностей, предусмотренных пунктом 6 статьи 81 ТК РФ) и «необоснованное решение руководителя организации», что дает возможность чрезмерно широко трактовать понятие виновных действий (бездействия) руководителя организации в ущерб его законным интересам. Это серьезное законодательное упущение может приводить на практике к незаконным увольнениям. Очевидно, возможны и злоупотребления работодателя в использовании указанных норм, поскольку в случае досрочного расторжения трудового договора с руководителем при совершении дисциплинарного проступка ему не будет выплачена предусмотренная договором компенсация (статья 279 ТК РФ).

Решая вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности как руководителя, так его заместителей и главного бухгалтера, следует помнить о том, что бремя доказывания вины работника по этой категории дел всегда лежит на работодателе. Так, если работодатель связывает причиненный ущерб организации с ненадлежащим исполнением руководителем, заместителем руководителя или главным бухгалтером должностных обязанностей, то большое значение для дела будет иметь то, как и в каком порядке их должностные обязанности были сформулированы и доведены до сведения соответствующего работника. Поэтому во избежание проблем юристам и кадровикам организаций рекомендуется заранее разработать подробную должностную инструкцию для этих сотрудников, содержащую перечень нарушений, которые квалифицировались бы как «грубое нарушение» трудовых обязанностей (например, нарушение руководителем правил по охране труда, приведшее к причинению вреда здоровью работников и материального ущерба или превышение служебных полномочий, использование их в корыстных целях и другое) и «необоснованное решение» (например, через закрепление перечня критериев обоснованности решений руководителя и нормального хозяйственного риска).

Из всего вышесказанного следует, что, несмотря на необязательный характер должностных инструкций, они имеют немаловажный юридический аспект своего составления.

Прежде всего, отсутствие документа, в котором закреплены конкретные трудовые обязанности работника, затруднит возможность привлечения работника к дисциплинарной и материальной ответственности в случае нарушения работником своих должностных обязанностей. А при возникновении трудового спора уменьшит возможности работодателя доказать свою точку зрения в суде.

Более того, наложение дисциплинарного взыскания на работника, отказавшегося выполнять работу, не предусмотренную условиями трудового договора, должностной инструкции, рассматривается как нарушение работодателем законодательства о труде и грозит ему привлечением к административной ответственности, в соответствии со статьей 5.27. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Кроме того, должностные инструкции требуют соблюдения их не только от работника, но и в той же степени - от работодателя. Должностная инструкция как один из локальных нормативных актов имеет характер внутреннего «закона». Так, работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (статья 60 ТК РФ запрещает принудительный труд). С другой стороны, если работодатель потребует от работника что-либо исполнить, сверх того, что закреплено в трудовом договоре, должностной инструкции, то это придется и дополнительно оплачивать. Режим совмещения и замещения основаны на том, что доплата производится за выполнение тех функций, которых нет в должностной инструкции и трудовом договоре. Размеры доплат при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (пункт 2 статьи 151 ТК РФ).

Таким образом, исходя из 4 части статьи 57 ТК РФ, мы рекомендуем конкретизировать трудовые обязанности работников. Конечно, можно не составлять должностную инструкцию, а необходимые положения включить непосредственно в трудовой договор. Но это сделает текст трудового договора громоздким, а внесение изменений в отношении объема должностных обязанностей работника будет означать изменение определенных сторонами условий трудового договора. Поэтому целесообразнее именно на основании уже утвержденной руководителем должностной инструкции разрабатывать трудовой договор с конкретным работником.

Должностная инструкция, определяющая правовое положение, права и обязанности работника может быть оформлена одним из следующих способов:

1) как самостоятельный документ;

2) как приложение к основному документу.

Приложением должностная инструкция может быть, например, к трудовому договору работника или к Положению о структурном подразделении.

Обычно в трудовом договоре при его заключении указываются общие формулировки в отношении основных прав и обязанностей работника. Трудовой договор, как правило, содержит типовые должностные обязанности, обусловленные занимаемой должностью, специальностью или выполнением работ по профессии. В трудовой договор, который содержит закрытый перечень должностных обязанностей, на практике потребуется, так или иначе, вносить в отношении их конкретизацию. Тем более если данная должность, работа является не «типовой», то есть для её описания не достаточно положений квалификационных справочников.

Трудовой договор в этом случае отсылает к правилам внутреннего трудового распорядка, должностным инструкциям и иным локальным нормативным актам.

Нас интересует пример, когда в трудовом договоре сделана отсылка к соответствующей должностной инструкции. Например, трудовой договор может содержать следующую ссылку: «Добросовестно выполнять обязанности, предусмотренные должностной инструкцией…». При этом включая в текст трудового договора отсылку к должностной инструкции необходимо указывать также все реквизиты локального нормативного акта, которым данная должностная инструкция утверждена (номер, дата принятия локального нормативного акта, лицо, подписавшее локальный нормативный акт).

Извлечение из текста трудового договора, заключенного между ООО «А...» и Гавриловым С.А.:

3.5. Права и обязанности работника регулируются настоящим трудовым договором, коллективным договором, соглашениями, правилами внутреннего трудового распорядка организации, должностной инструкцией бухгалтера (утвержденной Приказом генерального директора ООО «А…» Петрова А.А. от 23 декабря 2004 года №112/2-п).

Окончание примера.

Кроме того, необходимо получить от работника роспись, подтверждающую факт ознакомления с локальными нормативными актами, на которые ссылается трудовой договор. Поскольку обязанность знакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, лежит на работодателе (статья 22 и часть 3 статьи 68 ТК РФ). В противном случае может возникнуть спор относительно применения того или иного локального акта. Тем более, что одним из условий законного привлечения работника к материальной или дисциплинарной ответственности является знание работника, подтвержденное его подписью, о том, что выполнение данной обязанности возложено именно на него.

Так, например, исходя из содержания Определения Верховного Суда РФ №48-Г03-5 от 06.06.2003 года и Определения Верховного Суда РФ от 01.11.2001 №18-В01пр-84 видно, что Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации судебные постановления отменила, направив их на новое рассмотрение в суд первой инстанции, поскольку в обоих случаях работодатели не представили достоверные доказательства – должностную инструкцию или данных о том, что работник ознакомлен со своими должностными обязанностями – свидетельствующие о неисполнении или ненадлежащем исполнении должностных обязанностей работником.

При этом необходимо учитывать, что ссылка на какие-либо документы, содержащаяся в тексте трудового договора, делает эти документы неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому внесение изменений и дополнений в данные документы может трактоваться как изменение определенных сторонами условий трудового договора и осуществляться только по соглашению сторон трудового договора, заключаемого в письменной форме (статья 72 ТК РФ). Кроме того, исходя из нормы 72 статьи ТК РФ, любые изменения в перечне должностных обязанностей также допускаются только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, и потребуют составления дополнительного документа - соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора. Приведенная норма адресована работодателю и носит императивный характер.

На практике с этим возникает немало проблем: работодатели часто не знают правил соотношения трудового договора и своих распорядительных полномочий по его уточнению. Поэтому уже при заключении трудового договора нужно продумать те положения, касающиеся обязанностей работника, которые важны для работодателя.

В трудовом договоре Семенова А.А. содержится ссылка на должностную инструкцию начальника отдела кадров. Должностной инструкцией, с которой при приеме на работу был ознакомлен Семенов А.А., не предусмотрена обязанность начальника отдела кадров размещать в средствах массовой информации объявления о вакансиях в организации. По истечении двух месяцев с момента приема Семенова А.А. на работу работодатель решил изменить должностную инструкцию начальника отдела кадров и издал соответствующий приказ.

Однако Семенов А.А. отказался выполнять новые обязанности и был уволен по пункту 5 статьи 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин).

В данном случае Семенов А.А., в трудовом договоре которого не предусмотрена обязанность размещать в средствах массовой информации объявления о вакансиях в организации, скорее всего за разрешением индивидуального трудового спора обратится в суд.

Согласно статье 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Следовательно, работодатель, прежде чем издавать приказ об изменении должностной инструкции начальника отдела кадров, был обязан заключить с Семеновым А.А. соглашение в письменной форме об изменении должностных обязанностей.

Если прежние определенные сторонами условия не могут быть сохранены, а работник, в данном случае Семенов А.А., не согласен на продолжение работы в новых условиях, то трудовой договор с ним должен быть прекращен по пункту 7 статьи 77 ТК РФ.

Окончание примера.

Случаи, когда изменение должностной инструкции может состояться по инициативе работодателя и без согласия работника, определены статьями 72.2, 74 ТК РФ.

Как оформить должностную инструкцию: приложением к локальному нормативному акту или как самостоятельный документ? – вопрос, который решает каждый работодатель самостоятельно.

Для работника помимо юридического аспекта это решение имеет и немаловажный психологический момент. Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то трудно не заметить изменения, когда вам дают их подписать. А вот если это просто приказ о внесении изменений к некоему обобщенному пакету документов, например, Положению о структурном подразделении, то больше вероятности внести изменения в документ «незаметно», которые могут ухудшить положение работника.

Юридический аспект должностных инструкций предполагает рассмотрение ряда вопросов с точки зрения трудового законодательства и судебной практики.

Должностные инструкции - это организационно-распорядительные документы, которые регламентируют взаимоотношения работодателя и работника. Грамотно составленная должностная инструкция не только дает четкое представление о трудовых обязанностях работника, но и помогает разрешать возникающие трудовые споры.

Под индивидуальным трудовым спором следует понимать

«неурегулированные разногласия между работодателем и работником по вопросам применения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения, локального нормативного акта, трудового договора (в том числе об установлении или изменении индивидуальных условий труда), о которых заявлено в орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров» (абзац 1 статьи 381 ТК РФ).

«индивидуальным трудовым спором признается спор между работодателем и лицом, ранее состоявшим в трудовых отношениях с этим работодателем, а также лицом, изъявившим желание заключить трудовой договор с работодателем, в случае отказа работодателя от заключения такого договора» (абзац 2 статьи 381 ТК РФ).

К органам, рассматривающим трудовые споры, относят:

1. суд общей юрисдикции;

2. мировых судей;

3. комиссию по трудовым спорам (КТС).

Порядок рассмотрения индивидуальных трудовых споров регулируются ТК РФ и иными федеральными законами, а порядок рассмотрения дел по трудовым спорам в судах определяется, кроме того, Гражданским процессуальным кодексом РФ (далее - ГПК РФ).

Согласно статье 391 ТК РФ непосредственно в судах (то есть минуя КТС) рассматриваются индивидуальные трудовые споры:

1. о восстановлении на работе независимо от оснований прекращения трудового договора;

2. об изменении даты и формулировки причины увольнения;

3. о переводе на другую работу;

4. об оплате за время вынужденного прогула либо о выплате разницы в заработной плате за время выполнения нижеоплачиваемой работы;

5. о неправомерных действиях (бездействии) работодателя при обработке и защите персональных данных работника;

6. о возмещении работником вреда, причиненного работодателю;

7. об отказе в приеме на работу;

8. лиц, работающих по трудовому договору у работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, и работников религиозных организаций;

9. лиц, считающих, что они подверглись дискриминации.

Рассмотрение вышеперечисленных категорий дел именно в судебном порядке обусловлено, прежде всего, особой важностью охраняемых законом тех трудовых прав, которые лежат в основе данных трудовых споров, а также сложностью этих категорий дел.

Примечание.

В силу статей 393 ТК РФ и 89 ГПК РФ работники освобождаются от оплаты пошлин и судебных расходов при обращении в суд с иском по требованиям, вытекающим из трудовых отношений, в том числе по поводу невыполнения либо ненадлежащего выполнения условий трудового договора, носящих гражданско-правовой характер.

Как свидетельствует практика, чаще всего оспаривается законность увольнения по одному из закрепленных статьей 81 ТК РФ оснований, именно здесь большинство «подводных камней» для руководителей и работников кадровой службы.

При этом необходимо иметь в виду, что в случае признания увольнения или перевода на другую работу незаконными суд вправе:

1. восстановить работника на работе с выплатой среднего заработка за все время вынужденного прогула или разницы в заработке за все время выполнения нижеоплачиваемой работы;

2. принять решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула или разницы в заработке за все время выполнения нижеоплачиваемой работы, не восстанавливая работника (по его заявлению);

3. принять решение об изменении формулировки основания увольнения на увольнение по собственному желанию (по заявлению работника);

4. принять решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула, если неправильная формулировка причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на другую работу, а также суд обязан изменить ее и указать в решении причину и основание увольнения в точном соответствии с формулировкой в ТК РФ;

5. вынести решение о возмещении работнику денежной компенсации морального вреда (по его требованию) если увольнение было произведено без законного основания или с нарушением установленного порядка увольнения либо незаконного перевода на другую работу. Причем размер этой компенсации определяется судом в каждом конкретном случае.

Не только работодатели нарушают трудовые права работников, но зачастую многие работники, пользуясь льготами и привилегиями, предоставленными им трудовым законодательством, попросту злоупотребляют ими. На практике же формально отсутствует механизм защиты прав работодателей.

Казалось бы, все просто, у работодателя существует четырнадцать пунктов, по которым он может уволить работника, однако сделать это необходимо юридически грамотно, соблюдя нормы материального и процессуального характера.

Должностная инструкция - как локальный нормативный акт, регламентирующий права и обязанности работника, его конкретные должностные обязанности является тем правовым инструментом, который придает обоснованность и законность некоторым решениям работодателя.

Должностная инструкция, являясь одним из письменных доказательств, несомненно, может облегчить процесс доказывания по следующим категориям индивидуальных трудовых споров:

· об отказе в приеме на работу;

· об увольнении работника как не выдержавшего испытательный срок;

· об увольнении работника по статье 81 ТК РФ (особенно по пунктам 2, 3, 5, 6, 7; 10,11);

· по поводу условий труда;

· об изменении определенных сторонами условий трудового договора;

· связанных с удержанием из заработной платы;

· об оплате труда в условиях отклоненных от норм;

· касающихся трудовой дисциплины;

· о снятии дисциплинарных взысканий;

· о возмещении работником вреда, причиненного работодателю.

Применительно к трудовым спорам о восстановлении на работе действует Постановление Пленума ВС РФ №2, которое подробно разъясняет, в каких случаях увольнение будет законно, а в каких нет, и как следует поступить суду, рассматривая конкретный трудовой спор.

«при рассмотрении дела о восстановлении на работе лица, трудовой договор с которым расторгнут по инициативе работодателя, обязанность доказать наличие законного основания увольнения и соблюдение установленного порядка увольнения возлагается на работодателя».

Примечание.

Следует обратить внимание, что согласно статье 55 ГПК РФ доказательствами по делу являются полученные в предусмотренном законом порядке сведения о фактах, на основе которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения сторон, а также иных обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения и разрешения дела.

Средствами доказывания являются:

1. объяснения сторон и третьих лиц;

2. показания свидетелей;

3. письменные доказательства;

4. вещественные доказательства;

5. аудио- и видеозаписи;

6. заключения эксперта.

Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом. К письменным доказательствам относятся приговоры и решения суда, иные судебные постановления, протоколы совершения процессуальных действий, протоколы судебных заседаний, приложения к протоколам совершения процессуальных действий (схемы, карты, планы, чертежи). Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (часть 1,2 статьи 71 ГПК РФ).

Должностная инструкция, составленная в письменной форме, является наиболее достоверным доказательством, которое принимают суды. Это подтверждают многочисленные примеры из судебной практики, например, Определение Верховного Суда РФ от 17 октября 2002 года №78-Г02-48, Определение Верховного Суда РФ от 15 июля 2003 года №67-Г03-9, Определение Верховного Суда РФ от 16 января 2004 года №48-Г03-13, Определение Верховного Суда РФ от 20 апреля 2005 года №41-Г05-10, Определение Верховного Суда РФ №48-Г03-13 от 16 января 2004 года.

Должностная инструкция, с подписью работника, подтверждает согласование условий о трудовой функции, об условиях труда, непосредственном рабочем месте, а также компетентность работника о перечне и объеме его непосредственных должностных обязанностей и об ответственности в случае их неисполнения.

Поэтому в ситуации трудового спора по поводу возложения на работника дисциплинарной или материальной ответственности за виновное нарушение какой-либо должностной обязанности работодатель имеет возможность доказать в суде, что работник знал о том, что выполнение данной обязанности возложено именно на него, и он имел возможность ее исполнить. Следует отметить, что это не освобождает работодателя от обязанности доказать сам факт неисполнения трудовых функций работником, поэтому необходимо документально оформить факт неисполнения трудовых обязанностей (акты, докладные записки непосредственных руководителей работника) или заручиться иными доказательствами (например, результаты работы самого работника - проекты незаконных приказов, договоров, других документов).

При таком подходе, по совокупности доказательств суд сможет более объективно и справедливо оценить обстоятельства дела, а работодатель эффективнее доказать свою точку зрения.

В случае трудового спора по поводу увольнения в качестве меры дисциплинарного взыскания, работодателю необходимо помнить, что уволить работника можно только за то, что прописано в тексте трудового договора и (или) должностной инструкции. В приказе об увольнении работника должны быть четко изложены конкретные обстоятельства виновного неисполнения работником возложенных на него обязанностей с указанием того, какие пункты должностной инструкции, трудового договора и (или) законодательства им при этом нарушены.

Однако при этом нельзя переусердствовать: должностная инструкция не должна содержать положений, которые противоречат законодательству и могут ущемлять права работника.

Напомним, что согласно статье 192 ТК РФ не допускается применение дисциплинарных взысканий, которые не предусмотрены федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине некоторых категорий работников. Порядок наложения дисциплинарного взыскания, установленный должностной инструкцией, не может нарушать порядка наложения дисциплинарного взыскания, предусмотренного статьей 193 ТК РФ.

Условия и порядок привлечения работника к материальной ответственности, установленные должностной инструкцией, не могут противоречить условиям и порядку привлечения работника к материальной ответственности, предусмотренным главой 39 ТК РФ. Напомним, что в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, материальная ответственность работника исключается (статья 239 ТК РФ).

С другой стороны актуальна следующая проблема: работодатели в целях экономии средств зачастую злоупотребляют расширением объема должностных обязанностей работников до безграничных размеров. Отделов по научной организации труда практически не осталось. Отсутствие же должностных инструкций дает возможность работодателю требовать от работника выполнения функций, не входящих в круг его обязанностей, что может быть квалифицированно как принудительный труд (статья 60 ТК РФ). В этой ситуации инструментом для снижения рабочей нагрузки и для предотвращения трудового спора также может стать должностная инструкция.

Кроме того, должностные инструкции могут оказать добрую услугу и при доказывании по хозяйственным и налоговым спорам.

Очень часто должностная инструкция является важным письменным доказательством по хозяйственным спорам в суде, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Так, в Постановление ФАС Северо-Западного округа от 22 декабря 2005 года №А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии у лица, осуществлявшего приемку товара, полномочий действовать от имени ответчика, поскольку согласно должностной инструкции приемка товара входила в круг обязанностей данного лица.

Анализ многочисленной арбитражной практики также подтверждает это положение, например, Постановление ФАС Волго-Вятского Округа от 29 августа 2002 года №А11-1714/2002-К1-12/87; Постановление ФАС Волго-Вятского Округа от 3 июля 2001 года №19/7; Постановление ФАС Волго-Вятского Округа от 4 июня 2001 года №А39-2138/00-128/5; Постановление ФАС Восточно-Сибирского Округа от 14 июня 2005 года №А19-4256/04-40-Ф02-2635/05-С1; Постановление ФАС Московского Округа от 16 марта 2006 года №КГ-А40/548-06 по делу №А40-39688/05-138-342; Постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 июня 2004 года №А26-6315/03-12.

При наличии грамотно составленной должностной инструкции к административной ответственности привлекут не организацию, а работника.

В соответствии со статьей 2.1. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность, но им не были приняты все зависящие от него меры по соблюдению правил и норм, за нарушение которых предусмотрена административная ответственность. Если же правонарушение было допущено по причине, не зависящей от юридического лица, то оно освобождается от административной ответственности.

Так, привлечение к административной ответственности ООО за неприменение контрольно-кассовой машины признано недействительным, так как. вина истца в совершении вменяемого ему правонарушения отсутствует. Арбитражный суд, полно и всесторонне исследовав имеющиеся в деле доказательства, установил, что ООО приняло все необходимые меры для обеспечения соблюдения в принадлежащем ему пункте приема металлолома требований законодательства о контрольно-кассовой технике. С этой целью оно обеспечило приемщицу Г. бланками строгой отчетности; заключило с ней трудовой договор от 20 декабря 2000 года, в котором оговорило ее обязанности добросовестно выполнять трудовые обязанности, предусмотренные должностной инструкцией (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16 июня 2004 года №А28-4148/2004-136/16).

Постановление налоговой инспекции о наложении на индивидуального предпринимателя штрафа за неприменение контрольно-кассовой машины также отменено судом, поскольку вина предпринимателя в совершении данного административного правонарушения отсутствует. В рассматриваемом случае предприниматель Степанов А.Ф. принял необходимые меры для обеспечения соблюдения в принадлежащей ему торговой точке требований Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»: в торговом контейнере установлена исправная, сертифицированная и зарегистрированная надлежащим образом контрольно-кассовая машина, трудовым договором на продавца Грибовскую Н.В. возложена обязанность правильно и по назначению использовать переданные ей приборы. Продавец ознакомлена с должностной инструкцией, которая содержит правила о расчетах с покупателями и обращении с контрольно-кассовой машиной (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22 октября 2003 года №А43-8771/2003-9-382). Это положение подтверждает также Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 мая 2004 года №А31-4470/9; Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 30 апреля 2004 года №А19-18625/03-28-Ф02-1415/04-С1; Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 28 декабря 2002 года №А79-4801/02-СК1-4128; Постановление ФАС Московского округа от 1 декабря 2003 года №КА-А41/9492-03-П.

Кроме того, подробно составленные должностные инструкции устанавливают производственную необходимость некоторых расходов организации.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ) налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. В частности, расходы на командировки, расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика, на договорной основе статьей 264 НК РФ отнесены к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

Например, оплата расходов работника на проезд может быть подтверждена должностной инструкцией, предполагающей его постоянные разъезды.

Так, Постановление ФАС Московского округа от 2 февраля 2006 года №КА-А41/14222-05 по делу №А40-18723/05-141-134 подтвердило верность предыдущих судебных выводов о признании недействительным решения ИФНС РФ о привлечении к административной ответственности ГУП «Мостеплоэнерго». Федеральный арбитражный суд Московского округа посчитал расходы на оплату проездных документов непосредственно связанными с производством, поскольку деятельность, которую осуществляет теплоснабжающее предприятие, предполагает большое количество поездок работников в пределах города для заключения договоров теплоснабжения, снятия показаний счетчиков, мелкого ремонта тепло и электросетей и тому подобное. Таким образом, деятельность отдельных сотрудников предприятия носит разъездной характер, что подтверждается должностными инструкциями. Тоже подтверждает, например, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23 сентября 2004 года №А82-338/2003-А/6.

Если работодатель хочет оплачивать обучение своих сотрудников, нужно доказать, что сотрудники получают образование не в личных интересах, а на благо организации. Для этого можно сослаться на трудовой договор, а также и на должностные инструкции. В них следует прописать взаимосвязь обязанностей работника с образовательной программой. Например, получение бухгалтером юридического образования будет вполне оправданно, если в его трудовые обязанности будет входить составление проектов договоров.

Так, арбитражный суд на основании трудовых договоров, договоров на обучение и должностных инструкций работников, оплата за обучение которых производилась обществом, программы обучения, сертификатов соответствия, выписок из требований системы менеджмента качества, копий дипломов работников пришел к выводу о производственном характере обучения работников и необходимости их обучения в интересах предприятия. Таким образом, суд сделал вывод о том, что в случае оплаты работодателями за своих работников стоимости обучения, связанного с повышением их профессионального уровня, указанные виды выплат не включаются в налоговую базу для исчисления налога на доходы физических лиц (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 года №А19-4631/05-43-Ф02-200/06-С1 по делу №А19-4631/05-43). Тоже подтверждает, например, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 7 февраля 2006 года №А19-9168/05-44-Ф02-86/06-С1 по делу №А19-9168/05-44.

• Корпоративная культура

Ключевые слова:

1 -1

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция необходима для четкого разграничения трудовых функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных ситуаций между работодателями и работниками и решении их в арбитражном суде. Наличие должностных инструкций существенно ускоряет обучение вновь принятых на предприятие работников, а также работников, перемещенных на новые должности.

Правильно разработанные, согласованные между собой должностные инструкции обеспечивают следующие функции :

1. Рациональное разделение труда между работниками предприятия.

3. Оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности.

4. Возможность своевременного и эффективного контроля работников.

5. Понимание работниками своей ответственности за конкретные обязанности.

Должностная инструкция может быть как самостоятельным документом, так и являться приложением к трудовому договору. Трудовой договор может и сам содержать основные положения должностной инструкции, и многие руководители довольствуются лишь этим документом. Однако, если в трудовом договоре, при описании обязанностей работника, имеется ссылка на то, что ему могут быть поручены не только обязанности, прямо указанные в договоре, но и иные, отнесенные к его компетенции должностной инструкцией и прочими локальными нормативными актами, – в таком случае наличие должностной инструкции в системе документации предприятия – необходимость.

Трудовым кодексом РФ в настоящее время не предусмотрена обязанность работодателя иметь должностные инструкции, в связи с чем, многие работодатели предпочитают не задумываться над целесообразностью их создания. Между тем, именно должностная инструкция может стать «спасательным кругом», который обеспечит баланс интересов сторон трудового договора (работодателя и работника). В некоторых случаях наличие должностной инструкции позволило работодателям избежать юридической и экономической ответственности. Наличие должностной инструкции, в том числе на вакантные должности, позволит отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации. Отсутствие должностной инструкции означает, что соискатель должен соответствовать требованиям, предъявляемым Единым тарифно-квалификационным справочником. В свою очередь, данный документ содержит весьма примерные требования к соискателям и не учитывает организационных, региональных и других особенностей, предъявляемых работодателями. Таким образом, работодателю при отсутствии должностной инструкции будет сложнее обосновать отказ в приеме на работу, чем при ее наличии.

Разберем понятия должность, профессия, квалификация, предусмотренные Единым тарифно-квалификационным справочником.

Должность – служебное положение работника, определяющее круг его полномочий и ответственности. Должность может быть занимаемой постоянно и замещаемой, занимаемой временно, а также замещаемой периодически, по конкурсу.

Профессия – род трудовой деятельности человека, предмет его постоянных занятий, а также свидетельство наличия у него знаний и умений, опыта, позволяющих квалифицированно выполнять данный вид работ.

Квалификация (от лат. qualis – качество) – профессиональная зрелость работников, их подготовленность к качественному выполнению конкретных видов работ, определяемые наличием знаний, умений, профессиональных навыков, опыта.

В соответствии с принятой квалификацией служащие делятся на три категории:

– руководители;

– специалисты;

– технические исполнители (в Квалификационном справочнике они названы «и другие служащие»).

Должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Порядок создания должностной инструкции в настоящее время законодательством не урегулирован. В качестве основы для подготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется использовать соответствующие положения Квалификационного справочника должностей служащих, адаптировав их к конкретным условиям функционирования предприятия и соответствующего структурного подразделения. Наименования должностей работников служб вводят в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР). Кроме того, можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г. № 37. Порядок применения этого справочника утвержден Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 9 февраля 2004 г. № 9.

При разработке должностных инструкций также можно принять во внимание ряд писем Федеральной службы по труду и занятости, разъясняющих некоторые спорные вопросы. Данные письма не являются нормативными документами, поэтому носят исключительно рекомендательный характер (Письмо Минтруда России от 13 марта 1996 г. № 482-ВК «Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти»; Приказ ФТС России от 3 декабря 2004 г. № 355 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа РФ»; Приказ Госнаркоконтроля России от 25 ноября.2003 г. № 235 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ»).

Должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом предприятия, подразумевает наличие специфических требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению.

Важнейшими требованиями, предъявляемыми к содержанию должностной инструкции, являются ясность, информационная емкость и убедительность. При этом ясность содержания достигается предельно точным его формулированием (как отдельных предложений, так и всего текста в целом). Информационная емкость содержания обеспечивается посредством включения в текст документа предложений, сочетающих минимальное количество словарных единиц с максимальной смысловой нагрузкой. Что касается убедительности содержания, то выполнение этого требования в отношении должностной инструкции зависит, прежде всего, от того, насколько последовательно расположены в тексте его смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит построение всего текста документа.

Должностная инструкция также имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста (разделы):

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

Раздел «Общие положения » в должностной инструкции должен содержать следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых сотрудник осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и др.

Один из пунктов этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательных, нормативных, методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. Помимо данных документов необходимо указать и более узкие нормативно-методические документы, определяющие порядок работы по операциям, которые поручены работнику. Например, если на работника возложены функции ведения и учета трудовых книжек, в его должностной инструкции будет указано, что он руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Завершает этот пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Раздел «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, которые должен осуществлять работник. Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение функций работника. Часто разделы «Функции» и «Должностные обязанности» объединяют в один – «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»).

Особенность должностной инструкции на конкретного работника состоит в том, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций. Чем детальнее в разделе «Функции и должностные обязанности» будет указано, не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятыми в организациями правилами, тем ценнее будет должностная инструкция.

Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены полномочия работника для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, и запроса информации и документов для оформления трудовых взаимоотношений, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.

Раздел «Ответственность» может быть написан обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально, исходя из пунктов обязанностей (например: ответственность за неправильное оформление кадровых документов, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную обработку и сдачу документов по личному составу на хранение в архив и т.д.).

Ответственность в соответствии с новой редакцией ст. 419 Трудового кодекса Российской Федерации может быть административной, дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой и даже уголовной. Работая над содержанием данного раздела, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством.

Так, в соответствии с гл. 19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности.

За совершение дисциплинарного проступка применяются дисциплинарные взыскания (ст. 192 и ст. 193 Трудового кодекса РФ). В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со статьями Трудового кодекса (ст. ст. 238-250) работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по вопросам оформления трудовых взаимоотношений, составления графика отпусков, табельного учета и т.д. Но, значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, и в какие сроки.

Должностные инструкции могут быть дополнены разделами: «Оценка работы» (указывают критерии оценки деятельности работника (своевременность выполнения работы и ее качество), «Организация работы» (в этом разделе может быть указан режим работы, форма контроля) и др.

Должностная инструкция, как правило, заканчивается пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: «До замены новой» или «Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника». Возможно указание заранее установленного срока замены, например 1 раз в 5 лет. Рекомендуется более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место разработки; гриф утверждения; виза согласования (если согласование предусмотрено); подпись руководителя структурного подразделения; расписка работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.

Наименование вида документа согласовывается с наименованием должности в родительном падеже (должностная инструкция (кого?) водителя).

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (кавычки не ставят), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» (кавычки не ставят), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Разумно также согласовать инструкции с начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда.

Лист ознакомления является частью должностной инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет доведена данная должностная инструкция в течение времени ее действия.

На обороте последнего листа делают запись: «В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___ листов» (количество прописью ). Запись подписывает руководитель учреждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты.

Должностная инструкция является локальным актом организации. Поэтому в соответствии со статьей 8 , как любой локальный акт, содержащий нормы трудового права, она должна быть принята работодателем в соответствии с законами и иными нормативными актами, коллективным договором, соглашениями. В ряде случаев при составлении должностной инструкции необходимо учитывать мнение представительного органа работников либо согласовывать с ним ее принятие.

Следует обратить внимание, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения предусмотренного Трудовым кодексом порядка учета мнения представительного органа работников, являются недействительными. Соблюдение вышеуказанных правил при составлении должностных инструкций, прежде всего, призвано обеспечить защиту прав работника в организации.

О содержании должностной инструкции в законодательстве упоминается лишь косвенно, в постановлении Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. N9 "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" говорится, что "квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности". Таким образом, наиболее важными в должностной инструкции являются положения о должностных обязанностях, правах и ответственности работника.

Работодатель по собственному усмотрению также может предусмотреть в должностной инструкции и другие разделы. Так, например, в п. 6 Положения "О порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ" утвержденного Приказом Госнаркоконтроля РФ от 25 ноября 2003 г. N 235 , сказано, что должностная инструкция состоит из разделов: общие положения (место должности, непосредственная подчиненность, наличие и состав подчиненных порядок замещения); должностные обязанности; права; ответственность; общие требования (указывается объем необходимых знаний и навыков) и квалификационные требования (указываются требования, предъявляемые к образованию, стажу и опыту работы).

Как уже было сказано, в соответствии с постановлением Минтруда от 9 февраля 2004 г. N9, основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики. В этом же постановлении раскрывается понятие "квалификационных характеристик" - "Квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов: "Должностные обязанности", "Должен знать" и "Требования к квалификации" .

Раздел "Должностные обязанности" квалификационных характеристик содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.

Раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Раздел "Требования к квалификации" определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы".

Для правильного и полного перечисления прав и обязанностей работников следует обращаться к Единым тарифно-квалификационным справочникам работ и профессий рабочих (ЕТКС) и к Справочнику должностей руководителей специалистов и служащих .

Что касается формы должностной инструкции, то в данном случае можно применять Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Требования, установленные в данном документе, впредь до вступления в силу соответствующих технических регламентов подлежит обязательному исполнению только в части, обеспечивающей достижение целей законодательства Российской Федерации о техническом регулировании.

Также отметим, должностная инструкция должна быть утверждена руководителем организации, а работник должен с ней лично ознакомиться и оставить отметку об этом (ст.68 Трудового кодекса).

Юристы компании "Гарант"

Юристы компании "Гарант"