Журнал посещения работы приход уход сотрудников. Необходимость ведения журнала учета рабочего времени работников в компании

Дисциплина сотрудников — это основополагающий фактор успеха работы любой организации. Для ее соблюдения в организациях действуют строго установленные графики начала и конца работы. Для контроля соблюдения установленных правил, наниматели ведут различные формы учета. Одной из принятых форм для контроля присутствия или временного отсутствия на работе, является книга спецучета отработанных часов.

Журнал учета рабочего времени сотрудников — законодательная база ведения журнала

Правильная организация производства зависит, прежде всего, от бесперебойного функционирования работы нанятых кадров. Сотрудники обязаны соблюдать установленные в локальных документах нормы рабочего времени. Но, незапланированного отсутствия не избежать. Для того, чтобы иметь возможность отслеживать наличие работников на их трудовых местах и правильно начислять им зарплату, ведется ежемесячный табель. Обязательность его ведения закреплена в ТК РФ статьей 91. Журнал учета прихода и ухода сотрудников ведется нанимателем на добровольной основе. Законом не предусмотрена обязательность его ведения.

В какой форме составляется?

Законодательно форма журнала учета рабочего времени не установлена, поэтому его оформление зависит лишь от требований нанимателя. Легитимной считается как бумажная, так и электронная версия ведения книги. Следует уточнить, что для ведения электронной формы не требуется установки специальных программ. Достаточно лишь разработать удобный для себя формат и правильно его оформить. Это может быть документ в формате Word или Excel. Возможно вести документ при помощи имеющихся в организации встроенных электронных систем отчетности. Главное при заполнении бумажной или электронной формы — это системность и постоянство.

Как правильно оформить?

Оформление журнала учета рабочего времени сотрудников производится табличным методом. Каждая организация вправе сама определить, какие столбцы ей нужны в книге. Главное, чтобы с их помощью можно легко было проследить приход, уход сотрудников, часы их переработки или отсутствия.

Оформление книги должно содержать обязательно :

• Титульный лист.
• Таблицу содержания.
• Пломбу на шнуровке.

Титульный лист должен содержать общую информацию о названии предприятия и названии книги. На первом листе обязательно указывается дата начала ведения и последней записи в книге. Важно на книге указывать должность и фамилию того, кто ведет документ. Книга прошнуровывается и пломбируется для защиты от незаконного изъятия листов. Пломба может быть в виде опечатанного листа бумаги или заводской, при приобретении готовой книги.

Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

Вести книгу должен один ответственный человек. Обычно в организациях данная должность прописывается в ЛНПА, а затем и в трудовом договоре соответствующего работника. Но возможно возложение ответственности и приказом руководителя.

Таблица содержит следующие обязательные графы :

• Порядковый номер.
• Фамилия сотрудника.
• Дата внесения записи.
• Точная фиксация прихода на работу.
• Точное время ухода с работы.
• Графа примечание.
• Подпись работника, вносящего запись.

В графе примечания обычно отмечают опоздания или преждевременный уход. Также в ней можно фиксировать ненормированные часы работы.

Образец приказ о введении журнала учета рабочего времени сотрудников

Вся основная документация в организациях вводится в действие приказом руководителя. Не исключение и книга спецучета. Внесение изменений в книгу также проводится посредством издания приказа.

В приказе отражаются следующие пункты :

• Основание для издания приказа.
• Распоряжение об особом виде спецучета с указанной даты.
• Возложение обязанности на одного ответственного сотрудника.
• Указания об ознакомлении с приказом.

Срок хранения журнала учета рабочего времени сотрудников

По установленным правилам все документы в организации, после окончания их ведения, передаются в архив. Сроки хранения прописаны в государственной инструкции, где указан весь перечень хранимых документов. В соответствии с п. 586 Перечня журнал спецучета хранится 5 лет, после внесения последней записи. Однако, если документ содержит в себе сведения о работе во вредных условиях, его хранение увеличивается до 75 лет. Хранение документов до 5 лет обеспечивается внутренним архивом организации, до 75 лет – передаются в городские архивы.

Журнал учёта рабочего времени - документ, в котором указывается, когда сотрудники приходят на предприятие и когда они его покидают.

Для какой цели ведётся журнал

Журнал учёта рабочего времени - это документ, необходимость в котором появляется, когда число сотрудников компании становится достаточно значительным, в результате чего у руководства или у ответственных сотрудников более нет возможности фиксировать их появление «на глазок» . Тогда эту функцию берёт на себя документ.

Стоит отметить, что в законодательстве не указана обязательность его ведения и на предприятиях с большим количеством персонала. Также для него не предусмотрена стандартная форма, требования ограничиваются существующими в делопроизводстве в целом. Поэтому предприятия сами могут устанавливать детали для собственных журналов учёта в соответствии с потребностями той или иной компании.

Журнал учёта может служить для решения следующих задач:

• определение количества времени, которое проработал персонал с ненормированным рабочим днём;
• регистрация фактов опозданий и ранних уходов с работы;
• занятие кров на сверхурочных работах.

Таким образом, с использованием данного документа можно осуществлять точно фиксацию времени, которое все сотрудники проводят на своём месте. Кроме того, на журнал можно ссылаться, если между работодателем и работником возникают споры в отношении тех или иных вопросов, относящихся к рабочему времени. Равным образом на данный журнал допустимо ссылаться в суде, с той оговоркой, что вести его требуется правильным образом. При обнаружении нарушений он может быть не принят как доказательство.

Основные способы контроля рабочего времени

Основным способом контроля рабочего времени по сей день является предмет этой статьи, то есть журнал учёта рабочего времени, который может иметь как бумажную, так и виртуальную форму . Однако наряду с ним доступны и иные варианты. К ним относятся:

• электронный пропуск, выполненный в форме магнитной карточки, посредством которой проходят через турникет, посредством такого способа также всего можно выяснить время прибытия и убытия сотрудников;
• биометрический учёт, это самый современный способ, он предполагает, что сотрудники проходят на рабочее место по отпечаткам пальцев.

Общие правила оформления

Уже упоминалось, что общей формы для данного документа не существует. По этой причине каждое предприятие имеет возможность разработать её собственными усилиями на основе образцов, которые можно найти в интернете.

В частности, различается количество граф, на которые будет разлинован лист. Оно зависит от целей, на которые ориентируется работодатель. К примеру, не слишком сложный по форме журнал учёта может включать следующие колонки:

• число;
• фамилия и инициалы сотрудника и место его работы;
• подразделение предприятия, к которому он относится;
• время прибытия сотрудника на место;
• подпись, поставленная им при прибытии;
• подпись лица, ответственного за посещаемость;
• время ухода сотрудника;
• число часов, отработанных им на предприятии в этот день;
• отметка о несоблюдении рабочего графика (причиной может быть работа сверхурочно, задержка, имеющая уважительную причину, а также опоздание);
• подпись сотрудника при уходе;
• подпись лица, отвечающего за посещаемость.

Стоит уточнить, что с одной стороны этот перечень не исчерпывающий, в документ можно добавлять другие графы, с другой же стороны он не является и обязательным и при необходимости некоторые колонки из него могут быть исключены.

Так как в законодательстве не определены правила ведения данного документа, требуется определить их локально-нормативным актом. В частности факт ведения журнала может быть указан в Правилах, регулирующих внутренний трудовой распорядок. В то же время образец журнала можно ввести приказом руководителя. В дальнейшем документ требуется оформлять по всем правилам, которые были предписаны в его отношении локальными актами.

Данный журнал нужно оформлять с соблюдением следующих общих требований делопроизводства:

• необходимо ввести сквозную нумерацию и пометить номерами все его листы;
• требуется прошить данный документ, при этом нитки выводятся на его последний форзац, где их завязывают и придают концам длину не менее 5–7 сантиметров;
• на последней странице требуется поставить пломбу, которая имеет форму бумажного прямоугольника, прикреплённого концам шнуровки, в этот прямоугольник следует вписать число листов, также на него ставится подпись руководителя предприятия либо ответственного сотрудника.

Также в журнале (на форзаце или в ином месте) следует указать ряд основных сведений, в частности:

• наименование компании либо её структурного подразделения, если журнал ведётся для сотрудников составной части предприятия;
• число, когда журнал начали вести;
• число, когда в него была внесена последняя запись;
• фамилия имя отчество и пост лица, назначенного ответственным за ведение журнала.

В случаях, когда ведение журнала ведут сменяющие друг друга лица, к примеру, охранники, имеет не назначать единственного ответственного работника. Тогда указывают должность, которую он занимает.

Следует повторить, что эти требования не относятся к законодательным, принятым именно в отношении журнала учёта рабочего времени, но являются общими требованиями делопроизводства. Однако их соблюдение необходимо, особенно по прошивке и нумерации документа.

Способы заполнения

Равным образом отсутствуют и обязательные требования к порядку заполнения, и эти требования также рекомендуется утвердить локальным нормативным актом. Существуют два основных способа его ведения:

• ответственный сотрудник (либо лично, либо занимающий надлежащую должность, охранника или иную,) заполняет все графы, а другие сотрудники лишь удостоверяет своей подписью, что всё указано верно ;
• сотрудник заполняет все колонки, а подпись ставит именно ответственные сотрудник.

Оба способа равноценны, к обоим выдвигаются одинаковые требования:

Лицо, которое отвечает за ведение журнала, определяется руководителем, который также может указать определённую должность. При наличии нескольких подразделений руководитель может определить сотрудника, курирующего собственный журнал учёта каждой структурной единицы.

Стоит отметить, что в наши дни, наряду со стандартным ведением журнала вручную возможно также его оформление с использованием бланка в компьютере, а также посредством специального приложения.

Программы могут предоставляться организацией-поставщиком на несколько месяцев, этот способ подразумевает, что их отдают в аренду. Это сравнительно доступный вариант. Другая опция - бессрочное приобретение ПО предполагает, что заплатить придётся существенно больше.

В чём разница с табелем учёта

Данный документ необходимо отличать от табеля .

В табеле указывается лишь то, сколько всего часов сотрудник проработал в данные сутки. Поэтому менее содержательный табель можно заполнять на основании журнала, в котором указывается и точное время прибытия сотрудников на рабочее место, а также их ухода с него.

Какие госорганы контролируют

Для работодателей предусмотрена необходимость отслеживать время появления сотрудников на работе и их уход с неё. При этом форму данного контроля руководство предприятия устанавливает самостоятельно. Представители контролирующих ведомств отслеживают, насколько корректно производится учёт по принятой форме, насколько она соответствует требованиям делопроизводства, которые, как указывалось выше, носят обязательный характер.

В частности, проверить, как оформлен данный документ, имеют право налоговые органы, так как именно на его основании сотрудникам выплачивается заработок, а, следовательно, в дальнейшем и налоги с него в бюджет. И если данный журнал составлен неверно, то ненадлежащей окажется и величина платежей.

Также доступ к этому документу может получить Фонд Социального Страхования , который имеет право проверить, правильно ли определялся размер пособий, к примеру, по уходу за ребёнком либо на основании больничного листа. Аналогичное право есть у Федеральной инспекции труда.

При этом отсутствие данного журнала считается существенным нарушением трудового права, результатом чего будет штраф.

Вашему вниманию видео об автоматизации учета рабочего времени сотрудников.

Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.

При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.

В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках. Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.

Зачем необходим учет времени?

Согласно 91 статье Трудового Кодекса РФ, в обязанности работодателя входит ведение учета времени, которое отработал каждый сотрудник. На основе данных, зафиксированных в журнале, может быть заполнен Табель учета рабочего времени. Кроме того, журнал учета рабочего времени максимизирует общую эффективность работы. Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины.

Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность. Как итог – становится очевидно, кого стоит премировать и повышать в должности, а кто снижает темп работы и должен обратить внимание на собственную дисциплину, чтобы сохранить рабочее место.

Сооружаете клетки для разведения перепелов? Как их грамотно сконструировать?

В каких случаях заключается договор ООО с ИП? Какие его разновидности существуют?

В журнал учета рабочего времени, в его бланк вносится и время ухода, и возвращения сотрудников с обеденного перерыва, осуществляется контроль над наличием работников на своих постах в рабочее время, учитывается время, отработанное служащим по факту, что особенно полезно для персонала с почасовой оплатой, а также продолжительность отпусков, декретов, болезней, простоев и т.п.

И, разумеется, в документе отмечаются прогулы. Возвращаясь к Трудовому Кодексу РФ, увольнение работника может произойти после прогула целого рабочего дня без уважительных причин, либо вследствие отсутствия сотрудника, длящегося больше 4 часов.

О суммированном рабочем времени повествуется в монологе эксперта.

Кто ведет и как заполнить?

Подобный вопрос организация решает самостоятельно, основываясь при его решении на своей специальности и направленности собственных действий. Работодатель может взять эту работу на себя, а может указать это как обязанность сотрудника, которая будет указана в договоре при приеме на работу, должностной инструкции или специальным приказом. Если подчиненный уклонится от того, чтобы осуществлять ведение журнала учета рабочего времени, он понесет административную ответственность, которая назначается соответствующими органами.

Журнал заполняется предельно кратко: среди обязательных граф – порядковый номер записи, ФИО сотрудника, дата создания записи, время появления сотрудника на рабочем месте и его ухода. Кроме того, в отдельной графе можно записать конкретное место, куда ушел сотрудник, а также общее количество времени, проведенного им на рабочем месте за конкретный отрезок времени. Последней, обязательной, графой является подпись того, кто ведет журнал.

Ведение журнала может осуществляться тремя способами. Во-первых, это традиционный ежедневный учет, который применяется, если рабочий день нормирован и регламентирован одним и тем же количеством часов ежедневно. Если предпочтение отдается этому пути, то заполнять журнал нужно каждый день, ориентируясь на всех сотрудников, занесенных в документ.

Во-вторых, существует учет еженедельный, актуальный в том случае, если служащий не работает каждый день одно и то же количество часов, но за неделю отрабатывает фиксированную в договоре норму. Из названия становится ясно, что новая запись в журнале появляется в конце каждой рабочей недели.

Наконец, в-третьих, если у сотрудника организации гибкий график, журнал ведется в виде суммированного учета. Для компаний, круглосуточно работающих на производство чего-либо и/или специализирующихся на выполнении специфических видов работ, такой способ учета является самым оптимальным решением.

Период времени, в течение которого появляется новая запись, составляет от месяца до года: такая продолжительность обусловлена тем, что наличие сверхурочного рабочего времени, часто возникающего при сменном графике, лимитировано законом до 120 часов в год. Таким образом, ведение суммированного учета помогает многим работодателям избежать нарушения Трудового Кодекса РФ.

Подведем итоги

Журнал учета рабочего времени необходим в условиях динамично развивающегося бизнеса, который требует максимальной оптимизации управления и строгого отбора персонала, работающего на благо общего дела. Он не только демонстрирует уровень дисциплины сотрудников, но и позволяет заполнять на его основе обязательный документ, учрежденный законом, а также избежать превышения нормы рабочего времени, зафиксированного в ТК РФ.

Польза этого документа не вызывает сомнений – ведь даже на ежедневное заполнение у уполномоченного сотрудника не уйдет много времени, а вот время задействования служащего, безответственно относящегося к делу, сократится заметно.

Образцы приказа о назначении ответственного за ведение табеля учета использования рабочего времени

г. Витебск

О порядке ведения табеля

учета рабочего времени

В целях обеспечения учета рабочего времени,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Назначить ответственными за ведение табеля учета рабочего времени непосредственных руководителей структурных подразделений ООО «НАЗВАНИЕ».

2.Руководителям структурных подразделений обеспечить предоставление заполненного табеля учета рабочего времени с необходимыми подтверждающими документами (в случае неявок сотрудников на рабочем месте) в конце каждого месяца в отдел кадров.

3.Отделу кадров осуществлять проверку всех табелей учета рабочего времени и обеспечивать их своевременную сдачу в бухгалтерию для расчета заработной платы не позднее 2 числа каждого месяца.

4.Утвердить форму табеля учета рабочего времени.

5.Утвердить условные обозначения видов затрат рабочего времени для использования в табелях учёта рабочего времени.

6.С настоящим приказом ознакомить всех заинтересованных лиц.

7.Контроль исполнения приказа возлагаю на начальника отдела кадров ФИО.

Приложение: 1. Форма табеля учета рабочего времени.

2. Условные обозначения видов затрат рабочего времени для использования в табелях учёта рабочего времени.

Табель учета рабочего времени работодатель обязан вести учет рабочего времени

"Отдел кадров бюджетного учреждения" N 2

ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Статья 91 ТК РФ указывает, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Это необходимо с целью соблюдения предельной продолжительности рабочего времени в неделю, установленной законодательством, а также с целью правильного начисления заработной платы и документального обоснования произведенных расходов. Рассмотрим подробнее нормы, определяющие порядок заполнения табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда, и приведем образец этого документа.

Кто ответственен за ведение табеля?

Для ведения табеля учета времени на предприятии может быть создана должность табельщика. Если организация небольшая по численности, заполнение табеля может быть возложено на работника отдела кадров или секретаря. В крупных организациях обязанности могут возлагаться на одного из работников в каждом подразделении (начальника или заместителя начальника). Если при приеме специалиста на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была указана обязанность по ведению табеля, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором кроме прочего указать размер доплаты (ст. 151 ТК РФ). Приведем выдержку из такого соглашения:

2. Дополнить разд. 2 трудового договора п. 4 следующего содержания:

"На работника возлагается выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу".

3. В соответствии со ст. 151 Трудового кодекса РФ дополнить разд. 3 п. 2 следующего содержания:

"За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу работнику устанавливается доплата в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб. в месяц".

Непосредственно возложение соответствующих обязанностей производится путем оформления соответствующего приказа.

МОУ "Средняя общеобразовательная школа N 264"

Приказ N 3

г. Москва 11.01.

О назначении ответственных

за ведение табеля учета

рабочего времени

В связи с необходимостью учета времени, отработанного каждым работником организации, а также с целью контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени и получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду

приказываю:

1. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени:

По педагогическому составу - Клюеву Галину Викторовну, заместителя директора по организации воспитательной работы;

По обслуживающему персоналу - Парамонову Ирину Сергеевну, секретаря-референта.

2. Назначить ответственным за своевременное получение данных Парамонову Ирину Сергеевну.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Солнцева /Р. И. Солнцева/

С приказом ознакомлены:

Клюева, 11.01. /Г. В. Клюева/

Парамонова, 11.01. /И. С. Парамонова/

По завершении календарного месяца все табели (в случае, когда их несколько) передаются начальнику отдела кадров (или иному лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства), который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров (дни, когда каждый из работников находился в ежегодном оплачиваемом отпуске или неоплачиваемом отпуске, отсутствовал в связи с временной нетрудоспособностью и т. д.), подписывает табели и передает их в бухгалтерию. В зависимости от численности персонала учреждения табель может передаваться непосредственно бухгалтеру.

В течение года возможен прием на работу новых работников, которые подлежат обязательному включению в табель, а также увольнение работников, которые исключаются из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения. Основанием для этого являются приказы по личному составу.

Нередки случаи совместительства. В данном случае в зависимости от количества работающих по совместительству возможно их включение в основной табель или же ведение отдельного табеля.

Напомним, что ст. 5.27 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб. на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Порядок заполнения табеля

Форма табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы для бюджетных учреждений (N 0504421) установлена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" (ред. от 03.07.2009, далее - Инструкция). Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 152н в данную Инструкцию внесены изменения. О необходимости ведения в бюджетных учреждениях табеля по названной форме сказано и в Письме Минфина России от 10.09.2007 N 02-14-10а/2261.

При использовании табеля формы N 0504421 допускается включение дополнительных граф, однако нельзя удалять существующие графы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации (например, правилами учетной политики). Об этом говорится в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Табель открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

Утверждаю

Руководитель Солнцева Солнцева

Идеальный документ: табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени - документ, который требует постоянного внимания: ежедневно заполняется, дважды в месяц сдается в бухгалтерию. К нему обращаются в случае спора, чтобы доказать, что работник был на работе или, наоборот, отсутствовал по каким-либо причинам. Данные табеля могут стать предметом пристального внимания со стороны проверяющих органов. А за неправильное ведение или отсутствие этого документа работодатель может быть привлечен к ответственности. А значит, просто необходимо, чтобы с этим документом все было в идеальном порядке.

Полезно До 15 ноября года при подписке на журналы для кадровиков вы можете получить сертификат на покупки в интернет-магазине OZON.ru. Узнать подробнее

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Такой учет ведется в табеле учета рабочего времени - первичном учетном документе, который является основой бухгалтерского и налогового учета (п. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете, п. 1 ст. 252 и 313 Налогового кодекса РФ).

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее - Постановление № 1) утв. унифицированные формы табеля учета рабочего времени - форма № Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда и форма № Т-13 Табель учета рабочего времени. Их следует вести всем организациям, осуществляющим деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений (п. 2 Постановления № 1).

Можно ли изменять унифицированную форму табеля учета рабочего времени?

Обратите внимание! С 1 января г. вступает в силу Федеральный закон от 06.12. № 402-ФЗ О бухгалтерском учете

Указанные унифицированные формы можно дополнять нужными для вас реквизитами, расширять и сужать графы и строки с учетом разряда показателей, включать дополнительные строки (в том числе и свободные), дополнительные условные обозначения и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации (постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации). Такие используемые в организации измененные формы табеля необходимо ввести в действие, издав соответствующий приказ (распоряжение) по основной деятельности.

Обратите внимание! Удалять реквизиты из унифицированной формы нельзя

Для обозначения причин явок и неявок на работу используются условные обозначения, закрепленные Постановлением № 1. Но на практике может возникнуть необходимость зафиксировать в табеле такие ситуации, которые указанным Постановлением не предусмотрены. В этих случаях работодатель имеет право ввести новое условное обозначение, издав соответствующий приказ (приложение 1) .

Порядок заполнения табеля изложен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением № 1 (далее - Указания).

КОГДА, КОМУ И ЗАЧЕМ НУЖЕН ТАБЕЛЬ?

Табель учета рабочего времени необходим для достижения следующих целей.

Цель 1. Учет времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником.

Цель 2. Контроль соблюдения работниками установленного режима рабочего времени.

Цель 3. Получение данных об отработанном времени, о расчете оплаты труда и других выплат, причитающихся работнику (в т.ч. пособий, выплачиваемых из бюджета Фонда социального страхования РФ).

Цель 4. Составление статистической отчетности по труду (в частности, для ежемесячной формы № П-4 Сведения о численности, заработной плате и движении работников, утв. приказом Росстата от 20.07. № 256 Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью и оплатой труда работников).

Могут ли данные табеля учета рабочего времени изучаться при проведении контрольных мероприятий проверяющими органами?

Табель учета рабочего времени обязательно изучается и оценивается (в числе других необходимых документов):

Нашего партнера по договору поставки проверяла налоговая инспекция. Видимо, выявили в его деятельности какие-то нарушения и сейчас проводят встречные проверки всех контрагентов, в том числе и нашей организации. В списке документов, которые мы обязаны представить в налоговую инспекцию, значится табель учета рабочего времени. Неужели мы обязаны представить этот документ в налоговую?

На практике налоговая инспекция нередко требует в ходе проверки представить табель учета рабочего времени. Причем это может касаться не только самой организации, но и ее деловых партнеров в рамках встречной проверки.

Однако обратите внимание, что суды с такой позицией налоговых органов не согласны и не считают, что табели учета рабочего времени делового партнера нужны для проверки его деятельности в ходе встречной проверки. В судебных решениях указывается, что табель учета рабочего времени является внутренним документом компании и не может касаться деятельности каких-либо ее контрагентов, в связи с чем не подлежит истребованию на основании статьи 93.1 НК РФ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07. по делу № А56-59024/2009.

СРОК ХРАНЕНИЯ ТАБЕЛЯ

Сроки хранения табеля определены бухгалтерским и налоговым законодательством, а также правилами организации архивного дела. Однако в различных нормативных правовых актах имеются расхождения насчет срока хранения этого документа. Давайте разберемся.

Поскольку табель необходим в числе других документов для исчисления и уплаты налога на прибыль (он обосновывает расходы на оплату труда и выплату различных компенсаций и пособий), он должен храниться в течение как минимум четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Табель также является первичным учетным документом на оплату труда, поэтому срок его хранения устанавливается правилами организации государственного архивного дела и составляет не менее пяти лет (ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете).

Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08. № 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, табель должен храниться в течение пяти лет. а если условия труда работников являются тяжелыми, вредными или опасными - в течение 75 лет.

Таким образом, общий срок хранения табеля - не менее пяти лет.

ДВИЖЕНИЕ ТАБЕЛЯ ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ

Согласно Постановлению № 1 табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

В настоящее время мы разрабатываем комплект документов по делопроизводству. Особые трудности возникли с регламентацией правил составления, движения и хранения табеля учета рабочего времени. Подскажите, какие этапы движения этого документа нужно предусмотреть и как их правильно зафиксировать?

Путь прохождения табеля учета рабочего времени может состоять из следующих этапов:

Все эти этапы с указанием исполнителей, подразделений, бумажной и электронной версии документа, количества экземпляров бумажной версии - оригинала и копий, срока хранения и т. д. должны быть отражены в графике документооборота, являющемся элементом бухгалтерской учетной политики компании. Основание для такого вывода содержится в п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете, п. 4 Положения по бухгалтерскому учету Учетная политика организации ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н Об утверждении положений по бухгалтерскому учету, п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

При составлении графика документооборота обязательно учтите специфику составления табеля, а именно:

На практике из-за того, что табель должен быть сдан в бухгалтерию в определенный срок, а информация о причинах отсутствия сотрудников и документальное подтверждение этих причин часто поступает к табельщику позже этого срока, может возникнуть необходимость внесения многочисленных исправлений в табель как до, так и после его сдачи в бухгалтерию. Как следствие, такая ситуация приводит к внутрикорпоративным конфликтам во взаимодействии между бухгалтерией и отделом кадров или табельщиками в подразделениях.

1. Предусмотреть в графике документооборота (приложение 2) представление в бухгалтерию оригинала табеля и оставление его копий (с распиской в получении оригинала) у табельщиков соответствующих подразделений. В противном случае при утере табеля или каких-то недоразумениях потребуется большая работа по восстановлению данных этого документа.

2. Предусмотреть в локальных нормативных актах (приложение 3) обязанность работников по своевременному информированию и представлению документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах. Это поможет избежать споров о причинах отсутствия работника на рабочем месте и ошибок в применении мер дисциплинарного взыскания.

КТО СОСТАВЛЯЕТ ТАБЕЛЬ?

Табели учета рабочего времени составляются уполномоченным на это лицом (Указания). Такими лицами могут выступать, в зависимости от принятой системы учета рабочего времени, различные сотрудники (табл. 1) . Рассмотрим эти категории более подробно.

Таблица 1

Работники, ведущие табель учета рабочего времени

Табельщик. Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, этот работник относится к категории технических исполнителей. Составление табеля - прямая обязанность данного работника, она должна быть предусмотрена трудовым договором с табельщиком и (или) его должностной инструкцией (приложение 4) .

Другой работник кадровой службы. Обязанность по составлению табеля для такого работника является одной из основных, поэтому ее (в числе других обязанностей этого работника) необходимо предусмотреть в трудовом договоре с ним и (или) в его должностной инструкции.

Иное уполномоченное лицо в структурных подразделениях. Как правило, в этом случае обязанность по ведению табеля не является основной для работника, на которого она возложена. И если при приеме работника на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была изначально указана дополнительная обязанность по ведению табеля, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (приложение 5) . в котором установить обязанность по ведению табеля учета рабочего времени и указать размер доплаты за это (ст. 151 ТК РФ), а также оформить соответствующий кадровый приказ (приложение 6) .

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕПРАВИЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ИЛИ НЕПРЕДСТАВЛЕНИЕ ТАБЕЛЯ

Если в организации вообще не ведется табель учета рабочего времени, работодатель может быть привлечен к ответственности за нарушение законодательства. Ответственность предусмотрена КоАП РФ и иными федеральными законами (табл. 2) .

В следующих номерах журнала мы поговорим о том, какие ошибки допускают сотрудники, ответственные за ведение табеля, и как эти ошибки исправить.