Какой удостоверяющий центр работает с эдо мегафон. Документы в проводах: ЭДО от МегаФона

Сервис для столицы

22 сентября 2015 года компания «МегаФон » представила сервис для корпоративных клиентов «Электронный документооборот» - юридически значимый документооборот с электронной подписью.

Для работы в системе «Электронный документооборот» корпоративные клиенты оператора могут использовать имеющуюся квалифицированную электронную подпись от любого аккредитованного удостоверяющего центра.

Используя «Электронный документооборот» компании могут формировать электронные акты, накладные и счета-фактуры, подписать электронной подписью документы, созданные в системе или загруженные сотрудниками, обмениваться с другими компаниями-пользователями услуги. Система обеспечит мгновенный доступ к отчетным документам за услуги связи корпоративным клиентам «МегаФона ».

Согласно заявлению оператора, сервис поможет оптимизировать работу предприятия любых размеров: электронные подписи и документооборот прежде были доступны только крупным компаниям из-за стоимости и технических требований, теперь системой может пользоваться любое юридическое лицо. Перенос системы в облако сделал тарифы ниже, что открыло доступ к системе с любого компьютера, подключенного к сети.

Для хранения файлов и быстрой отправки разработан интерфейс с простой навигацией и легкой настройкой. При этом никто не может пользоваться загружаемым контентом, все права на который остаются у пользователя. Таким образом клиент получает лёгкий доступ и надёжную защиту.

«Электронная подпись вошла в жизнь предприятий в 2002 году, когда появилась возможность сдавать налоговую отчетность через Интернет , и сегодня стала важным инструментом, благодаря которому значительно ускорилось делопроизводство. Мы предложили новый уровень скорости и мобильности, и уверены, что наши клиенты оценят этот сервис», – отметил Влад Вольфсон , директор по развитию корпоративного бизнеса «МегаФона ». – С помощью сервиса «Электронный документооборот» в облако вслед за многими корпоративными ресурсами уходит, пожалуй, самый консервативный процесс рабочей деятельности компании – документооборот».

На 22 сентября 2015 года сервис доступен для корпоративных клиентов в столичном и центральном филиалах оператора.

Сняты территориальные ограничения

27 ноября 2015 года пресс-служба «МегаФон » сообщила о развитии сервиса для корпоративных клиентов «Электронный документооборот». Теперь сервис доступен на всей территории России .

Услуга «Электронный документооборот» - это веб-интерфейс для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими, иными документами между юридическими лицами. Мобильная рабочая среда, облегчающая работу бухгалтерии, административно-хозяйственных служб и руководителей предприятия.

Решаемые задачи:

• управление всеми видами электронных документов (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные (ОРД), архивные, утверждённым ФНС России и другие) и их бумажными копиями;
• подписание документов электронной подписью - юридически значимым аналогом собственноручной;
• обмен электронными документами с контрагентами;
• обработка, распределение, хранение и удобная навигация документов в едином информационном пространстве.

Наиболее эффективен, по мнению оператора, сервис будет для:

• компаний, оказывающих услуги дистанционно - география бизнеса расширяется, исключаются затраты на услуги почты и курьерских служб.

• компаний с сетью филиалов - оптимизируется внутренний документооборот, документы попадают к нужным сотрудникам мгновенно и напрямую, при доставке исключается человеческий фактор. Руководитель может подписать срочный документ находясь в другой стране.

• агентам, дистрибьюторам и франчайзи, чья прибыль во многом зависит от корректного и оперативного закрытия сделки - с электронным документооборотом компания не теряет время на ожидание, пока документы дойдут до партнёра. Риск упустить деньги из-за задержки с бумагами или потери документов сводится к минимуму.

• компаниям с внешней бухгалтерией - повышенный контролб за бухгалтерским документами, постоянный доступ к архиву. Бухгалтер работает удалённо, формируя и отправляя документы на подпись в любой момент.

• малому бизнесу - простая и понятная система, в ней легко ориентироваться, формировать и выставлять контрагентам корректные документы без помощи бухгалтера.

ПАО «МегаФон» представило новый сервис для корпоративных клиентов «Электронный документооборот» (ЭДО). Сейчас услуга доступна для корпоративных клиентов в Столичном и Центральных филиалах оператора.

Услуга дает возможность организации юридически значимого документооборота с электронной подписью. С помощью «Электронного документооборота» компании могут формировать электронные акты, накладные и счета-фактуры, подписывать электронной подписью документы, созданные в системе или загруженные сотрудниками, и обмениваться ими с другими компаниями-пользователями услуги. Кроме того, система обеспечит доступ к отчетным документам за услуги связи корпоративным клиентам «МегаФона».

Раньше электронные подписи и документооборот были доступны лишь крупным компаниям в силу стоимости и технических требований. Сегодня системой может пользоваться любое юридическое лицо. Это стало возможным благодаря переносу системы в облако.

Как комментирует директор по развитию корпоративного бизнеса «МегаФона» Влад Вольфсон:

Электронная подпись вошла в жизнь предприятий в 2002 году, когда появилась возможность сдавать налоговую отчетность через Интернет, и сегодня стала важным инструментом, благодаря которому значительно ускорилось делопроизводство. Мы предложили новый уровень скорости и мобильности, и уверены, что наши клиенты оценят этот сервис. С помощью сервиса «Электронный документооборот» в облако вслед за многими корпоративными ресурсами уходит, пожалуй, самый консервативный процесс рабочей деятельности компании - документооборот.

Кто именно из операторов ЭДО обеспечил сервис для Мегафон, мы узнаем в ближайшее время. Предварительно можно предположить, что это сразу несколько операторов. информировал о начале подключения клиентов Мегафон еще в декабре 2014 года. Заявлял об этом и Такском , но по каким-то причинам на его сайте исчезла информация об этом проекте. И СКБ Контур также не остался в стороне.

Компания ПАО «МегаФон» проводит обмен электронными документами через следующих операторов:

• ООО «Такском»
• ЗАО «ПФ «СКБ Контур»
• ЗАО «Калуга Астрал»
• ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»
• ООО «Компания «Тензор»

При этом клиенту предлагается оплатить услуги ЭДО прямо в Личном кабинете перечислением денег непосредственно на расчетный счет Мегафон. Если наши предположения подтвердятся и оператор действительно один, то в скором времени вопросы межоператорского роуминга начнут активно обсуждаться вновь и примут еще большее значение.

Подобные проекты активно идут и у других . Надеемся, что в ближайшее время будет информация об успехах других проектов.

Ещё в 1960-е организации в США и Европе начали обмениваться электронными данными. Но электронным документооборотом пользовалось всего лишь несколько крупных компаний, которые могли себе это позволить. Ведь единых стандартов электронного обмена документами не было. Пока в конце 1970-х не заговорили об электронной подписи.

Электронная подпись - это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Статья 2 Федерального закона «Об электронной подписи»

Проще говоря, это реквизит электронного документа, позволяющий проверить его подлинность (авторство), аутентичность и целостность.

Криптографический алгоритм для создания примитивных цифровых подписей был разработан в 1977 году. А спустя семь лет утвердили единый общеевропейский стандарт обмена данными EANCOM (EDI).

В 1990-х во многих европейских странах были приняты специальные законы об электронных документах и юридически значимый документооборот стал осуществляться в электронной форме. В России такой закон приняли в 2011 году.

Электронный документооборот

Всё больше компаний автоматизируют внутренние бизнес-процессы, внедряют информационные системы и хранят данные в облаке. На смену бумажным договорам и актам приходят электронные документы. Закон времени.

И если с внутренней оптимизацией большинство компаний справляются более-менее успешно, то электронный документооборот с контрагентами часто откровенно хромает.

Электронный документооборот (ЭДО) - это юридически значимый документооборот в электронном виде между юридическими и/или физическими лицами.

Типичная ситуация: бухгалтер составляет в своей учётной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет его с курьером контрагенту. Через несколько дней бухгалтер фирмы-партнёра получает и сканирует этот документ, а затем вручную делает проводку в своей учётной системе. При этом обе стороны должны хранить бумажные версии акта.

Электронный документооборот в разы упрощает и ускоряет этот процесс.

Плюсы ЭДО

1. Не нужно платить зарплату курьеру или оплачивать почтовые услуги.
2. Работать с электронными документами быстрее и удобнее, а риск, что они потеряются по пути, равен нулю.
3. Не нужно хранить тонны бумаг в офисе.
4. Все документы находятся на расстоянии клика, получить доступ к любому из них можно везде, где есть интернет.

Как настроить ЭДО

Существует два основных способа обмена электронными документами: напрямую и через посредника.

В первом случае компании должны заключить между собой соглашение, где будет детально описан порядок и условия обмена, либо каждый из контрагентов должен обладать квалифицированной электронной подписью. Для её получения необходимо обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи России.

Однако даже при наличии квалифицированной электронной подписи далеко не все документы можно пересылать напрямую, например по email. Согласно действующему законодательству, счета-фактуры могут быть направлены в электронном виде только в утверждённом Федеральной налоговой службой формате XML.

Поэтому гораздо удобнее настроить электронный документооборот через посредника. Компания «МегаФон» разработала веб-интерфейс для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими и другими документами между юридическими лицами. С его помощью ваш бухгалтер, менеджер или секретарь сможет оперативно заключить контракт с новым партнёром, выставить счёт поставщику или принять смету от подрядчика.

При этом все документы будут систематизированы и надёжно сохранены в личном кабинете компании.

Для использования ЭДО вам необходимо иметь квалифицированную электронную подпись.

В личном кабинете портала «Электронный документооборот» от «МегаФона» можно создавать новые документы (без подписи и отправки) и выгружать их на рабочий компьютер.

Там же можно запрашивать отчётные документы на связь: счета, счета-фактуры и акты. Документы, полученные таким способом, являются юридически значимыми и не требуют распечатки или дублирования на бумажных носителях.

Даже договор об оказании услуг мобильной связи с «МегаФоном» можно заключить дистанционно. Корпоративным клиентам, у которых есть электронная подпись, не обязательно тратить время на посещение офиса компании. Всё можно сделать через личный кабинет. Быстро, а главное, абсолютно бесплатно.

Ещё один плюс электронного документооборота от «МегаФона» в том, что он легко интегрируется с 1С. Если вы работаете с этой системой учёта, то сможете загружать документы на портал прямо из 1С.

Чтобы начать пользоваться услугой «Электронный документооборот», нужно:

1. Зарегистрироваться на соответствующем портале .
2. Подключить к системе действующую электронную подпись.
3. Заполнить заявление на присоединение к Регламенту системы электронного документооборота.

Первые 14 дней вы сможете пользоваться базовым пакетом «Промо». Он предусматривает бесплатную отправку до двух тысяч формализованных и до тысячи неформализованных документов. Две недели - достаточный срок, чтобы ощутить все плюсы электронного документооборота. После этого вы сможете выбрать тарифный план, исходя из своих бизнес-целей.

Сервис «Электронный документооборот» экономит средства и время на оформление сделок и обмен документами. Преимущества услуги в полной мере оценят агенты, дистрибьюторы, франчайзи, организации с филиальной структурой, а также компании, планирующие повысить эффективность обмена документами как внутри организации, так и при работе с партнёрами. Чем быстрее бизнес-процессы, тем больше прибыль. Согласитесь, глупо пройти мимо такого решения.

Недавно компания «Мегафон» заявила о проведении первой операции трансграничного обмена документами. Сегодня мы представляем вам эксклюзивное интервью для ECM-Journal с Михаилом Берстеневым, директором по закупкам и логистике. У экспертов было много вопросов технического, нормативно-организационного и общего рыночного характера.

С контрагентом какой страны был организован ЭДО? Какими документами обменивались: формализованными или неформализованными?

– «МегаФон» стал первой компанией в России, которая реализовала проект международного электронного документооборота с нерезидентом – компанией Huawei. Это наш поставщик из Китая, данная страна не является членом ЕАЭС. Мы обмениваемся неформализованными документами: актами приёмки-передачи лицензий и оборудования, заказами – по законодательству формализованных документов с нерезидентами быть не может. С форматом мы определились на этапе согласования договоров. В дальнейшем мы планируем подписывать с помощью ЭДО договоры, дополнительные соглашения, уведомления, а также вести официальную переписку с данным контрагентом.

Это был тестовый обмен или уже полноценная эксплуатация готового решения?

– Можно сказать, что это первый случай трансграничного обмена, но уже не единственный. Заказы на лицензии мы начали подписывать с августа 2017, а акты – с декабря, так как ждали, пока оператор доработает систему. В декабре был подписан первый комплект первичных документов по поставке технологического оборудования, а в январе этого года – первый заказ на поставку оборудования. То есть это уже не тестовая среда, а полноценный обмен. Но готового решения изначально не было, оно разрабатывалось специально под этот кейс.

Мы давно понимали потребность в реализации подобного проекта и вели активную работу в этом направлении. Huawei стал первым партнером, с которым нам удалось создать прецедент на рынке. Безусловно мы не планируем останавливаться на достигнутом. У нас большие планы по масштабированию решения, мы хотим перевести взаимодействие со всеми поставщиками-нерезидентами в электронный формат. По срокам – ориентируемся на первый квартал 2018 года. В целом, ситуация будет зависеть от потребностей бизнеса, мы всегда открыты для новых проектов. Уверен, что это позволит оптимизировать бизнес-процессы и сделать взаимодействие еще эффективнее.

На базе какого ПО был организован обмен?

– Оператором ЭДО выступила компания «СКБ Контур», обмен осуществляется с помощью разработанной ими платформы «Контур Диадок». На стороне «МегаФона» платформа интегрирована в ERP систему SAP, на стороне Huawei – посредством доступа через веб-интерфейс. В ближайшее время коллеги планируют интеграцию модуля в свою систему SAP.

С точки зрения законодательства организация трансграничного обмена всегда очень затруднительна. Какими нормами права вы руководствовались, организуя такой обмен?

– Основное право в данном случае – право Российской Федерации. В рамках проекта мы заключили лицензионное соглашение с оператором ЭДО, точно такое же соглашение заключила с оператором и вторая сторона – компания Huawei. Так как весь процесс регулировался правом РФ, сложностей с точки зрения законодательства не возникло.

Какой срок ушел на все подготовительные мероприятия?

– Точный срок назвать сложно, об организации трансграничного ЭДО мы задумались давно. В целом, на полную реализацию проекта ушло около 6 месяцев, включая ожидание ответа от государственных органов и доработку системы оператором.

Как было организовано подписание ЭП при трансграничном ЭДО?

– При трансграничном ЭДО так же, как и при внутрироссийском, документы подписываются с двух сторон. Если говорить о технической стороне, то кратко процесс подписания выглядит следующим образом – документ проходит согласование сначала в нашей системе SAP и подписывается нашей ЭП, затем по интеграционной шине через оператора передается в личный веб-кабинет контрагента, проверяется им и подписывается его ЭП. В результате и мы и контрагент видим в системе подписанный с двух сторон документ.

Благодаря доработкам, которые оператор внес в свою платформу специально для проекта, «МегаФон» подписывает документы с использованием квалифицированной ЭП, а Huawei - неквалифицированной ЭП. Как я уже говорил ранее, весь процесс регулируется правом РФ.

Обе стороны используют российские сертификаты ключа проверки ЭП. Со своей стороны, мы получили ЭП самостоятельно через собственный удостоверяющий центр, нерезидент – через оператора ЭДО.

Задействована ли в процессе подписания третья доверенная сторона или механизм работы выстроен по-другому?

– В данном случае третьей стороной является оператор ЭДО. Именно он проверяет, чтобы в пересылаемый документ не вносились изменения и контролирует валидность используемых ЭП.

С правовой стороны рисков по признанию ЭП не было, так как мы подписали дополнительное соглашение с контрагентом об использовании ЭП, где обговорен весь процесс. В документе четко зафиксировано, что с нашей стороны КЭП выдается удостоверяющим центром, а с их стороны – оператором ЭДО. В законодательстве также прописано требование о «бумажном» подтверждении, то есть печатной версии сертификата, который необходимо приложить к пакету документов в процессе получения НЭП. Процедура крайне прозрачна, все подписи легитимны.

Как сейчас Вы оцениваете перспективу развития рынка трансграничного ЭДО в целом и свои возможности в частности?

– Электронный документооборот среди российских контрагентов уже не является чем-то новым, все больше компаний переходят на такой формат взаимодействия. Между тем, пока у российских компаний есть какие-либо договорные отношения с нерезидентами, будет потребность и к усовершенствованию процесса трансграничного обмена.

Желание перейти на электронный документооборот – вполне логичное, ведь у ЭДО есть целый ряд преимуществ перед традиционной системой обмена документами. Среди основных плюсов перехода на электронную подпись – исключение затрат на формирование, архивное хранение и международную экспресс-доставку бумажных документов, упрощение процесса согласования, возможность подписания документов из любого места, где есть интернет, а также исключение рисков утери документов. На мой взгляд, у направления большое будущее.

Чего, на Ваш взгляд, операторы ЭДО ждут от государства? Возможна ли в дальнейшем монополизация рынка ЭДО со стороны государства?

– Анализируя ситуацию на рынке, могу с уверенностью сказать, что сейчас государство активно идёт нам навстречу и помогает прогрессу в сфере ЭДО. Но хотелось бы, чтобы регуляторы отрасли – таможня, налоговая – тоже переходили на ЭДО, поддерживали обмен документами через личные кабинеты на сайтах, работали в этой же среде. Что касается монополизации, не исключаю, что когда-нибудь всех независимых операторов ЭДО могут объединить «под крылом» единого роуминг-центра.