Журнал учета движения путевых листов 8. Правила заполнения журнала учета путевых листов

Индивидуальные предприниматели и юридические лица, деятельность которых, так или иначе, сопряжена с необходимостью использования автотранспортных средств, как правило, регистрируют выдаваемые водителям путевые листы в специальном журнале.

На основе такого журнала происходит фиксация понесенных на топливо расходов, что позволяет снизить налогооблагаемые показатели предприятия. Кроме этого, журнал учета путевых листов используется при расчете заработной платы водителям, задействованным в работе организации.

Любым организациям и индивидуальным предпринимателям, чья сфера деятельности связана с оказанием транспортно-перевозочных услуг, полагается вести журнал учета путевых листов в обязательном порядке. Указание основано на нормах Федерального закона № 259-ФЗ от 18.11.07 и Приказе Минтранса от 18.09.08 г. № 152.

Что касается предприятий, не связанных напрямую с оказанием услуг транспортно-перевозочного характера, но пользующихся автотранспортными средствами в процессе своей деятельности, наличие журнала учета путевых листов не является обязательным для таковых, но может использоваться для систематизации и упрощения учета используемых в работе данных.

Журнал учета путевых листов, форма 8, был утвержден Постановлением Госкомстата № 78 в 1997 году, но с 01.01.2013 вступил в действие Федеральный закон № 402-ФЗ, упраздняющий существующую унифицированную форму 8. С указанной даты транспортные предприятия, ведущие прежде журнал учета путевых листов по форме 8, получили возможность разрабатывать собственный, наиболее оптимальный вариант учетной ведомости при условии, что основные разделы унифицированной формы 8 будут продублированы.

Можно ли вести в электронном виде

Каких-либо ограничений касательно ведения журнала учета путевых листов в электронном варианте нет ни в одном правовом акте действующего законодательства, следовательно, допускается создание учетной ведомости в электронном формате.

Обратите внимание! Можно использовать любой, наиболее удобный вариант ведения, будь то обычный Excel или 1С.

Для организаций, имеющих обширный автотранспортный парк и значительный штат водителей, ведение электронной версии более предпочтительно, чем оформление вручную, ввиду значительной трудоемкости процесса. При этом желательно, чтобы имелась возможность распечатать журнал на бумажные носители в случае надобности.

Как вести журнал

Журнал учета путевых листов, форма 8, выполнен в табличном виде, представляя собой ведомость, разделенную на колонки. Таких колонок девять. В них вносятся следующие данные:

• Порядковые номера выданных листов;
• Даты выдачи;
• ФИО водителей;
• Табельные номера работников;
• Гаражные номера транспортных средств;
• Подписи водителя, диспетчера и бухгалтера;
• Примечания в случае необходимости.

Обратите внимание! Если организация ведет учет при помощи собственной разработанной формы ведомости, учетный журнал может содержать дополнительные графы, используемые конкретно взятой организацией.

В случае если в учетную книгу внесены ошибочные данные, допускается внесение исправлений в соответствии с положениями 9 Федерального закона № 402-ФЗ. При допущении ошибки запись исправляется следующим образом:

1. Ошибочная запись перечеркивается одной чертой;
2. Рядом проставляется отметка «исправлено», и вписываются верные сведения;
3. Проставляется дата внесения исправлений;
4. Произведенные исправления должны быть завизированы лицом, ответственным за ведение учетной ведомости;

Важно! При перечеркивании ошибочной записи необходимо проводить черту так, чтобы сама неверная запись оставалась читаемой после ее перечеркивания.

Срок хранения

Путевые листы сотрудникам, работающим на автотранспорте, выдаются единожды за рабочий день или смену. Сам регистрационный журнал заводится с расчетом на годовой период, но в случае необходимости период ведения может быть сокращен до одного месяца, например, если речь идет о единичных длительных поездках вроде командировок.

Ввиду того, что учетная ведомость является первичной документацией, срок ее последующего хранения составляет 5 лет, после чего журнал может быть утилизирован. Следует отметить, что пятилетний срок хранения распространяется не только на бумажные, но и на электронные носители информации.

Нужно ли прошивать

Журнал учета путевых листов форма 8 имеет последовательную нумерацию страниц. При его введении необходимо соблюдать хронологический порядок. Титульная страница должна быть подписана в обязательном порядке с указанием даты начала ведения. Там же, на титульной странице, пишутся основные реквизиты самой организации, ее полное наименование.

После того как ведение учетной ведомости завершено, журнал прошивается. Прошитая книга заверяется подписями руководящего лица предприятия, главным бухгалтером компании и печатью организации, после чего передается на хранение в архив предприятия.

Кто заполняет и образец

Обязанность по ведению учета путевых листов в специализированном журнале может быть возложена на работника, назначенного приказом руководства, либо на служащего, в чьи должностные обязанности, обозначенные в трудовом договоре, входят функции по ведению учетных ведомостей в организации.

Чаще всего подобная работа выполняется бухгалтером, кадровиком или секретарем-делопроизводителем. При отсутствии лица, осуществляющего ведение такой ведомости внутри предприятия, договор может быть заключен со сторонними организациями, обслуживающими автотранспортные средства, при условии, что в таком договоре будет предусматриваться пункт о необходимости ведения учета.

Журнал учета путевых листов – типовая унифицированная форма № 8, применяемая компаниями, имеющими транспортные средства (ТС), для осуществления контроля эксплуатации автотранспортного парка и топливных затрат. Как используют этот регистрирующий документ, является ли типовая форма обязательной к применению и возможна ли альтернатива, расскажет эта публикация.

Журнал учета движения путевых листов: что это за документ

Форма № 8 утверждена Госкомстатом в 1997 году и до 2013 года являлась обязательной для предприятий, имеющих на балансе любой автотранспорт. С начала 2013 года она перестала быть обязательной, однако это совершенно не означает, что вести журнал теперь нет необходимости. Просто законодатели разрешили компаниям разрабатывать более удобные для себя формы документа, сохраняя, тем не менее, в нем полный набор обязательных реквизитов. Заметим, что большинство компаний по-прежнему используют журнал учета путевых листов, дополнив необходимые (важные для компании) графы.

Типовая или измененная форма журнала вводится в документооборот отметкой в учетной политике или отдельным приказом руководителя. Обычно журнал обновляется ежегодно, однако в крупных автотранспортных предприятиях зачастую устанавливают ежемесячный цикл, о чем также упоминают в учетной политике фирмы. Являясь первичным учетным документом, по общему правилу журнал хранится в предприятии или архиве не меньше пяти лет.

Журнал учета движения путевых листов: как применяется

Закон обязывает фирмы и предпринимателей, использующих в деятельности ТС различных категорий, выдавать водителям путевые листы (ПЛ) - документы, дающие право их эксплуатировать. В нем фиксируются сведения о маршруте, остатках и движении топлива, показаниях спидометра, особенностях рабочего процесса (например, число подъемов груза), времени выхода на работу и приезда в гараж. Крупные и автотранспортные предприятия практикуют ежедневную выдачу путевых листов. Небольшие организации, деятельность которых не относится к автотранспортной, могут оформлять путевой лист водителям на срок до 1-го месяца. Но, какой бы не была периодичность выдачи путевок, они обязательно должны фиксироваться в журнале учета ПЛ.

Требования к заполнению журнала

Форма № 8 – это журнал, на титульном листе которого указывается название компании, ее статус и период охвата. Собственно журнал – это таблица, в которую вносятся сведения обо всех выданных фирмой путевых листах. Даже, если какой-либо из них будет неправильно заполнен и испорчен, он прикладывается к журналу с пометкой «Испорчен», а его номер должен быть занесен в общем хронологическом порядке в журнал.

Как и многие регистрационные книги, журнал имеет сквозную нумерацию листов, прошивается, заверяется росписью руководителя и печатью организации (если она есть). Ответственность за заполнение документа и достоверность сведений в нем возлагается на сотрудника, назначенного выполнять эту работу распоряжением руководства либо в соответствии с должностными обязанностями. Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать можно ниже. Выглядит он так:

Все графы этой формы обязательны к заполнению. В них в хронологическом порядке отражается информация о номере ПЛ, дате выдачи, ФИО водителя, которому он выдан и его подтверждающую подпись. При возврате путевого листа делается отметка о дате его возврата и подтверждается подписью диспетчера, который принимает лист и передает в обработку бухгалтеру. Бухгалтер также подтверждает передачу путевок росписью в получении.

Журнал учета путевых листов: образец заполнения

Предприятия и бизнесмены вправе дополнить таблицу графами с разной информацией, которую посчитают необходимой. Так, многие фирмы вносят сведения о маршруте ТС, доставленных грузах, пробеге автомобиля, расходе горючего и др.

Важность этого учетного документа определяется еще и тем, что он является одним из подтверждений работы автотранспорта компании, а, следовательно, и расходов на топливо, позволяющих уменьшить налоговую базу, сократив соответствующие платежи. Помимо этого, журнал, фиксируя выходы водителей на линию и информацию о времени работы, служит основанием для начисления заработной платы водителям компании.

Источник/официальный документ: Утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78

Название документа: Журнал учёта движения путевых листов (Типовая межотраслевая форма № 8)
Формат: .docx
Размер: 70 кб

Журнал учета путевых листов должна вести каждая транспортная компания. Это необходимо для контроля и учета расходов на бензин, контроля технического состояния и иных вопросов. Путевые листы показывают, по сути, всю работу на транспортном средстве. Это и километраж, все вопросы по ремонту и обслуживанию.

Кроме того по этому бланку определяются часы работы и начисляется заработная плата водителям. Поэтому важно заполнять все данные очень точно, чтобы в итоге не оказалось, что из–за маленькой неточности документ будет недействительным. Скачать образец журнала регистрации путевых листов вы можете на страницах нашего портала совершенно бесплатно. Там вы увидите пример заполнения, который позволит вам не совершать очевидных ошибок.

Что это за бланк, и какое его предназначение?

Журнал учета движения путевых листов форма 8 является бумага государственного образца. Она принята в 1997 году и обязательна для ведения в транспортных компаниях. Несколько лет назад обязательность ее ведения отменили, однако это не значит, что теперь ее можно не вести. Вести ее необходимо, однако его можно упростить, исходя из пожеланий компании. На нашем сайте есть образец журнала выдачи путевых листов в пустом и заполненном варианте. Он поможет правильно заполнить бланк с первого раза.

Важно, чтобы в нем сохранились обязательные реквизиты и данные, а вот форма может быть изменена на более удобный вариант. Журнал учета движения путевых листов заполняется постоянно и после его заполнения фирма должна хранить его не менее 5 лет, так как он является одним из документов первичной документации предприятия.

Где и как применяется?

Согласно закону бланк необходимо вести всем компаниям, которые используют в своей деятельности транспортные средства. В документах указывается вся информация о них. Водителям перед поездками выдается путевой лист, а также документы, дающие право на эксплуатацию транспортного средства.

В нем обязательно фиксируется подробная информация о маршруте следования, остатках и заправки топливом, особенностях технического состояния, а также точное время выезда на маршрут и время его завершения. Большие предприятия заполняют документ ежедневно. По нему легко отслеживать часы работы водителя и техническое состояние транспортного средства.

Небольшие компании, которые не занимаются перевозкой пассажиров, оформляют листы на 30 дней. Этот документ обязательно фиксируется в журнале учета путевых листов. Туда вносятся все данные.

Сроки хранения

Законодательством не предусмотрен закон о необходимости хранения этого документа, однако лучше это делать. Бланк относится к государственным документам, поэтому лучше хранить его на предприятии не менее 5 лет. При необходимости эти документы поднимаются и подтверждают данные, которые туда внесены. Поэтому не спешите избавляться от данных, которые вам могут пригодиться! У нас вы всегда можете скачать журнал учета путевых листов.

Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Журнал выдачи путевых листов, образец

Предлагаем вариант, который может разработать и утвердить организация.

Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать

Порядок учета

Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

1. Название документа.
2. Номер документа в хронологическом порядке.
3. Срок действия.
4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
5. Тип и модель автомобиля.
6. Государственный регистрационный знак авто.
7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
9. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
10. Ф.И.О. водителя.
11. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
13. Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
14. Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2019 году» .

Пример заполненной путевки

Журнал учета путевых листов, образец заполнения

Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан». В январе 2019 года водителю было выписано 3 путевки.

Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ.

Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.

Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.

После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

Журнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк

Сроки хранения и ответственность

Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.

Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.

Где в 2017 году скачать актуальный бланк журнала учета движения путевых листов по форме № 8? Изменилась ли форма этого журнала. Приведем актуальные на 2017 год бланк и образец заполнения журнала.

Обязательно ли вести журнал

Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы. Также путевые листы служат для начисления заработной платы водителям и осуществления расчетов за перевозки грузов. См. « ».

Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 <Обязательных реквизитов>, утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.

Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2017 году.

Журнал предназначен для контроля за движением путевых листов. По нему можно проследить, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли они их сдали в бухгалтерию.

Форма журнала: своя или государственная

Для контроля движения выданных путевых листов в организации может вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако хотим акцентировать внимание, что с 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированная форма перестала быть обязательной.

Организация или ИП вправе разработать свою форму журнала или дополнить необходимой информацией унифицированную, при условии что все пункты унифицированной формы в обязательном порядке будут сохранены.

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет.

Пример журнала

Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете движения путевых листов № 8.

Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение в электронном виде

В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п. При этом желательно, чтобы этот журнал, при необходимости, можно было распечатать.

• на дату выдачи путевого листа водителю;
• на дату приемки путевого листа от водителя;
• на дату сдачи путевого листа в бухгалтерию.