Ключевые слова СКЛАДСКАЯ ЛОГИСТИКА / СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ / МОДЕЛИРОВАНИЕ...
Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.
Сегодня редкий человек может похвастаться изложением своих мыслей на письме и безошибочным написанием. Если вы хотите чего-то добиться в жизни, постоянно учитесь, совершенствуйте себя, даже когда находитесь на вершине успеха. В одном фильме главный герой сказал: «Прежде чем на что-то решаться, подумай, стоит ли овчинка выделки». В данном случае без колебаний – «овчинка стоит выделки». Так как образованный человек – полезный человек, а перед полезным человеком открываются все дороги.
Наберитесь терпения и морально настройтесь
Если не будет желания совершенствовать свой русский язык, не будет и результата. Чем грамотнее человек, тем выше он занимает место в жизни, становится более независимым, руководящим. Держите эти мысли в голове каждый раз, как только захотите бросить занятия.
Много читайте
Пройдите наш курс «Русский язык»
Тем русского языка, в которых люди чаще всего допускают ошибки, не так уж много — примерно 20. Именно данным темам мы решили посвятить курс « . На занятиях вы получите возможность отработать навык грамотного письма по специальной системе многократных распределенных повторений материала через простые упражнения и специальные техники запоминания.
Все люди обладают разными способностями. У одного человека хорошо развита зрительная память, у другого – слуховая, у третьего моторная. Чаще преобладает смешанная: либо зрительно-слуховая, либо зрительно-моторная, и т.д. Поэтому выбирайте те советы, которые наиболее действенны для вас. Это основное правило и секрет вашего будущего успеха в изучении русского языка.
Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том .
Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем : потенциальным сотрудникам, коллегам по работе, партнёрам по бизнесу, представителям различным компаний и государственных учреждений…
Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.
Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли
С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма” . Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.
Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании :
“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).
В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.
Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.
Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать, и как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.
Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.
Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.
Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма
1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?
5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма
1. Структурировать письмо
Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы :
1. Вступление.
- заголовок;
- обращение;
- цель письма;
2. Основную часть.
3. Заключение.
Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.
Используйте в письме специальные слова-связки , такие как:
например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др.
Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.
2. Определение выгоды для адресата
Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата. Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.
3. Стиль письма
Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.
Нужно четко различать личный и формальный стили . Использование того или иного стиля зависит от ситуации и содержания сообщения.
Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.
Поэтому если мы хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.
Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.
Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.
4. Заключение
Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.
Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.
В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.
Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо . Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.
5. Оформление
Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.
Правила оформления:
1. Выбираем шрифт:
- с засечками — подходит для чтения с бумаги;
- без засечек — для чтения на бегу или с экрана;
2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:
- жирным — выделяем главную мысль текста;
- курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
- подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.
5. Делаем списки:
- маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
- нумерованные списки — больше 5.
Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).
Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.
Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?
Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».
Купить книгу «Искусство делового письма» можно (или где она Вам попадётся на глаза))
Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.
Образцы деловых писем
Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на , чтобы не допускать ошибок.
Примеры благодарственных писем
Пример гарантийного письма
Образец письма-ответа
Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:
Пример информационного письма
Пример письма-претензии
Примеры писем на английском в деловой переписке
Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.
Структура делового письма
Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:
1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».
2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.
3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.
4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете , то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.
5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.
6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.
Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.
И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.
Статья для тех, кто хочет научиться писать
эффективные письма.
Как превратить письмо в действенный инструмент убеждения
? Как выстроить структуру
письма? Какие существуют приёмы
для влияния на адресата?
Ответы на эти вопросы можно найти в книге бизнес-тренера по деловым коммуникациям Саши Карепиной.
Приблизительный размер статьи? 6 страниц
.
О письменном общении и о книге
Если вы давно читаете Betteri, то возможно помните, что моя работа тесно связана с общением по электронной почте (я автор статьи о том, как мы ).Я ежедневно пишу и отвечаю на множество писем, с помощью которых пытаюсь добиться разнообразных целей: убедить, отказать, предупредить, пригрозить, попросить, извиниться или просто проинформировать.
Мое отношение к письменному слову очень похоже на отношение :
«Я трачу много времени на каждое предложение: беру его и переделываю, пока оно не станет идеальным. Обожаю сам процесс редактирования.»И я люблю электронную почту по тем же причинам, по которым ее любит :
"… за то, что она никого не отвлекает от работы. Чем меньше отвлекающих факторов, тем лучше."
Несмотря на все это, я никогда не учился ремеслу делового письма.
Во-первых, казалось, что неплохо получается и само по себе, по наитию.
Во-вторых, не знал, что такое ремесло и обучение ему cуществуют в принципе.
Но недавно я наткнулся на книгу Саши Карепиной " ". Немного погуглив отзывы, я сразу понял, что это как раз та книга, которая позволит мне серьезно прокачать этот важнейший навык.
«Искусство делового письма» подойдет не только тем, кто связан с электронной почтой служебными обязанностями. Мне кажется она будет полезна вообще любому современному человеку. Ведь всё чаще мы общаемся именно письменно: email, сообщения в фэйсбуке и вконтакте, посты в блоге, сообщения на форумах и т.д.
Книга оказалась очень крутой.
Во-первых, издательство - «Манн Иванов и Фербер», что само по себе всегда секси.
Личный стиль подразумевает выражение человеческого отношения, разговор на равных а также идеально подходит для похвалы.
Формальный - для давления с позиции силы и закона, сообщения сухих фактов (без нашего к ним отношения) и критики.
Личный:
«Вы съедаете за смену до 15 плиток шоколада» -этим мы явно тычем пальцем в адресата и его проступок. Заменяем на формальный:
«Количество плиток шоколада, съеденных за Вашу смену, достигает 15 штук».
Библиотека примеров из книги
Далее автор разбирает типовые ситуации, в которых нам всем приходилось оказываться: написание отказа, претензии, признания и оправдания. Для того, чтобы лучше понять о чем будет идти речь рекомендую скачать библиотеку примеров из книги с официального сайта Саши Карепиной (внимание - нужна регистрация!).
Пишем письмо-отказ
Саша предлагает 7 хитростей для того, чтобы смягчить гнев читателя в письмах-отказах.
Главное в отказе - показать, что письмо адресата внимательно прочли , что он был понят и что мы сочувствуем его проблеме. Далее неплохо бы отметить достоинства адресата , в духе «и в этом вы хороши, и в том - всего одного маленького шажка не хватило...».
После этого рекомендуется сослаться на обстоятельства , желательно независящие от нас. Затем нужно помочь получателю сохранить лицо после отказа («да не очень вам это и нужно, поверьте...»), предложить альтернативу и показать, что мы все же оставляем дверь открытой . В книге каждый прием разбирается на примерах из реальных писем.
Предъявляем претензию
Письмо-претензия - послание, в котором мы указываем адресату на его недостатки или ошибки. Задача претензии в том, чтобы убедить адресата исправиться , - а желание исправляться напрямую зависит от образа, в котором предстает автор.
Для писем-претензий тоже существует свой набор приемов, позволяющих критиковать, не обижая.
Во-первых, самое важное - критиковать действия, а не адресата (как вариант - саму компанию, а не адресата). Сравните:
«Вы не отгрузили конструкции в срок»и
«Строительные конструкции не были отгружены в срок».В первом случае получается, что для нас главное, что адресат не прав. Но ведь главное в том, что его действия создали нам определенные проблемы, которые необходимо решить.
«вы лентяй» vs. «вы большой талант, но вашему развитию мешает лень»,показать, что мы понимаем и сочувствуем, после чего обосновать свои требования (показать, что они - реальная необходимость, а не просто наша прихоть).
И в конце неплохо бы заняться совместным поиском выхода из сложившейся ситуации, предложить обоюдовыгодное решение и выразить надежду на лучшее.
Признаем вину
Далее в книге рассмотрены секреты составления писем-признаний и писем-оправданий. Разница между этими ними в том, что признание мы пишем до того, как прокол в нашей работе обнаружен, а оправдание - после того, как нам на него указали.
При признании своей вины важно мыслить позитивно . Вместо того чтобы
«сообщать о невозможности своевременно выполнить...»,можно
«сообщить о сложностях с выполнением...».
Прежде чем перейти к разговору о том, что вам не удалось, нужно обязательно рассказать о своих текущих достижениях .
Если проблема, в которой вы признаетесь, незначительна, то нужно превратить все ваше сообщение в отчет об общем положении дел.
Если же вы прокололись серьезно, то рассказывать адресату о своих достижениях стоит уже после сообщения о возникших трудностях.
При признании своей вины важно дать понять, что мы понимаем весь масштаб бедствия
и не сидим сложа руки, а делаем все возможное для решения проблемы.
Мы можем предложить свою помощь в расхлебывании сложившейся ситуации и показать, что стали на путь исправления
(приняли конкретные меры для того, чтобы в будущем такое не повторилось).
В заключении нужно еще раз подчеркнуть нашу готовность быть с адресатом до победного конца .
Пишем письмо-оправдание
Если нам приходится оправдываться, то главное в этом случае - напрямую не соглашаться с обвинениями и не оправдываться, чтобы не выглядеть спорщиком и грубияном.
Наиболее грамотной стратегией будет показать, что мы не оспариваем право адресата на негодование и плавно перейти к рассказу о том, какие мы на самом деле хорошие.
Чтобы убедить адресата, что мы и вправду сожалеем, стоит конкретно описать предмет сожаления
.
Далее, ни в коем случае не преуменьшая масштабов проблемы
, переходим к доказательству нашей правоты с помощью фактов
. Это значит показываем, что мы изо всех сил стараемся решить проблему и уже приняли меры, чтобы она впредь не повторилась.
Важно дать понять, что мы не просто тупо стремимся отмазаться и прикрыться по всем статьям, а думаем над решением проблемы и хотим помириться .
Повышаем эффективность заключения
Суть письма желательно разместить и в заключении, так как именно заключение запоминается сильнее всего. На запоминание влияют два параметра: краткость и яркость.
Для повышения яркости
заключения Саша рекомендует три основных приема: использование метафор:
«наше предложение сокращает сроки проекта» vs. «наше предложение позволяет «выиграть время»»использование эмоциональных слов:
победа, поражение, поддержка, борьба, беда, обман…и переосмысление клише:
«Если предприятие будет протягивать руку помощи всем нуждающимся, оно само вскоре пойдет по миру с протянутой рукой.»
Выбираем шрифт
Выбор шрифта может влиять на восприятие всего текста. Шрифты делятся на шрифты «с засечками»
и шрифты «без засечек»
. 
Шрифт с засечками говорит о респектабельности, консерватизме и лучшее воспринимается на бумаге.
Шрифт без засечек - молодежный, современный, больше подходит для чтения с экрана. Допускается использование шрифта без засечек для заголовков, даже если для основного текста используется шрифт с засечками.
Купить книгу на OZON"e в
«Труднее всего человеку дается то, что дается не ему».
М. Жванецкий
Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.
Так чем отличается просто письмо от делового письма?
Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и прагматического, рационального изложения вашей просьбы или предложения. Бизнесмена, владельца компании или руководителя крупного, и даже не очень крупного предприятия, в отличие от просто «потребителя», навряд ли заинтересует ваше эмоциональное и вдохновенное письмо к нему с просьбой о сотрудничестве, оказании помощи или установлении каких-либо иных дружеских отношений.
Прежде всего, вы должны понимать, что пишите Деловое письмо, так и пишете его по делу! Многие сейчас про себя скажут, что за «каламбур», ясно же, что Деловое письмо отличается от остальных четким пониманием: «Кому», «Зачем» и «Почему». Я читал немало писем и предложений, и, к большому сожалению, в некоторых письмах смысл постоянно ускользал, и в конце письма было совсем не понятно, что же вообще хотел попросить или предложить автор.
Поэтому, что бы смысл и идея письма не «растекались по древу», вы для себя должны ответить на следующие вопросы:
1. Кому вы пишете письмо, не ошиблись ли адресатом?
2. Зачем вы пишите письмо, что вы хотите предложить или попросить? Понятны ли ваши доводы, стиль изложения и убедительны ли ваши аргументы для Адресата? И какую выгоду он получит от сотрудничества с вами?
3. Почему вы это делаете? Какой результат вы хотите получить? На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» Адресата?
Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 6.30−2003, который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов. Более подробно вы можете ознакомиться с данным ГОСТом, приобретя его в магазине деловой книги, и использовать в дальнейшем при оформлении вашего делопроизводства.
Но, на некоторые важные моменты я хотел бы обратить особое внимание:
1. Шапка делового письма должна содержать обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Еще ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.
Например:
Исх. № 01 от 20.04.2012
на Вх. №01 — РиК от 01.01.1930
Директору
ООО «Рога и Копыта»
Бендеру О. И.
«О партии бракованных рогов,
поставленных 01.01.1930г.»
Уважаемый Остап Ибрагимович,
2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения...», «Прошу Вас...», «В настоящее время...» и т.д. — если письмо пишется от первого лица.
Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).
Причем, как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.
3. В Заключение письма подводятся итоги написанного, нередко пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».
4. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» — если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой — «Искренне Ваш,…».
Например:
Искренне Ваш,
Подпольный миллионер (подпись) А.И. Корейко
Должность, Ф.И.О. (печатаются сначала имя и отчество, а затем фамилия), подпись ставится собственноручно.
5. Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность, и контактный номер телефона. Это необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для получения дополнительной информации. Так же можно указать ответственное лицо (Ф.И.О.), и его контактный номер телефона. Да кстати, не забывайте, вместе, с номером телефона указывать и код города. Не заставляйте Адресата тратить время на поиск данной информации.
Я хочу так же обратить ваше внимание на некоторые моменты, связанные с изложением самого письма. Я в свое время использовал различные варианты изложения письма, вплоть до использования НЛП, но все это давало мало практической пользы, так как сам стиль делового письма весьма консервативен, и письма которые не соответствуют данному стилю, просто не проходили дальше «таможенного контроля», в лице секретаря компании. Поэтому, я отказался от экспериментов и стал писать, так, как того требует деловой стиль.
Запомните, ваше письмо должно содержать три основных раздела, это введение, аргументация и заключение. Многие авторы письма сразу переходят к делу, не введя собеседника в курс этого дела. Конечно, если письмо достаточно длинное, бизнесмен может, и не будет читать введение, а сразу перейдет к сути. Но он, так же может вернуться к началу письма, если эта «суть» его заинтересует. В заключении вам необходимо написать, то, что вы хотите получить. В письме не должно быть, ни каких двойных толкований, только, одна ясная мысль, через все ваше письмо. Для этого неплохо было бы вспомнить Аристотеля, который 300 лет до нашей эры, рассматривал логику высказываний и сформулировал на ее основе логические законы:
1. Закон тождества — понятие должно употребляться в одном и том же значении в ходе рассуждений;
2. Закон противоречия — «не противоречь сам себе»;
3. Закон исключенного третьего — «А» или «не-А» истинно, третьего не дано».
Согласно правилам написания, основная часть делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы, должны логически перетекать в следующие. Приводите по необходимости конкретные факты, цифры. И не забывайте, что «краткость — сестра Таланта». Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального предложения.
И только после того, как вы посчитали, что ваше письмо окончательно написано, обязательно проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте еще раз его логическую последовательность и читабельность всего текста (лучше всего прочитать его вслух ).
Если вы по неосторожности или в спешке допустите орфографические ошибки, то это будет конфуз. Как можно будет «вести дела» с компанией, которая распространяет письма с ошибками? Будьте бдительны!
В заключении, хотелось бы сказать, что ваше письмо также будут встречать сначала по «одежке», необходимо обратить особое внимание на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, на оформление, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки. Если в этом плане все благополучно, то аккуратное, логически последовательное, раскрывающее суть, грамотно написанное деловое письмо, склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!
Если вам понравилась статья, поделитесь с друзьями, нажмите нужную кнопку!
